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通信运营企业评审专家管理实践

2021年07月19日 作者:薛烨 程建宁 打印 收藏

  在通信运营企业项目采购中,企业内部评审专家发挥着重要的作用。2020年以来,中国移动通信集团陕西有限公司按照“严入库”“清存量”“重考核”“强激励”管理思路,建立闭环管理体系,多措并举强化专家管理,开展了专家全员认证、专业清理、沉默专家治理及评审纪律考评等系列活动,鼓励优秀专业人员入库,增加在库专家粘性,激发评审专家队伍活力,有效提升了专家专业水平,保障了企业采购项目的评审质量,支撑了公司高质量发展。

  一、评审专家管理面临的问题

  从近年来中国移动通信集团内外部检查情况来看,在采购项目评审阶段,评审专家存在业务不精、行为不规范、保密意识差等问题,,对现有专家管理体系重新构建,完善专家管理措施,借助信息化手段高效、准确、智能地防控评审专家带来的风险,成为了当前迫切需要解决的问题。

  造成评审专家种种问题的主要原因包括以下六个方面。

  (一)评审激励不足

  在中国移动通信集团陕西有限公司(以下简称“公司”)采购活动中,大量采购项目由于规模较小未达到公司委托招标代理的标准,而由采购部门自行组织。由于国有企业费用开支管理的限制,无法列支评审费。所以,此类项目由专家义务评审、无偿劳动,加上专家自身工作繁忙,评审工作需要承担一定的责任,故专家参加评审的意愿不强,专家抽取一度要靠采购人员“卖人情”的方式。评审时间较长的项目,组建评审委员会的难度更大,极端情况下有时一天时间都无法完成采购项目评审委员会的组建工作,极大地影响了采购效率。

  (二)履职考评不严

  公司虽然建立了专家考评体系,但靠“卖人情”请来的专家,专家考评根本无法严格落地。当专家有评审纪律涣散或出现评审失误时,顾及到专家是义务劳动,大多数采购人员在考评时仍给专家打高分。这种对于良币和劣币不做区别对待的做法挫伤了部分专家评审的积极性,专家评审纪律越发松懈。

  (三)专业水平不齐

  入库审核手续过于简单。公司符合评审专家条件的员工,只需本人提交申请后,公司专家管理员审批通过即可入库。对于有着十几个分公司、几万名员工的公司而言,一两名专家管理员对于全公司申请人员的学历背景、专业能力及职业操守等都缺乏必要的了解,专家管理员的审核形同虚设。在此背景下,公司评审专家水平参差不齐,部分专家缺少必要的法规知识基础和专业能力,需在采购人员或代理机构的指导下才能开展工作,增加了评审时长,评审质量很难保证。

  (四)责任意识不强

  部分专家对评审严肃性、保密性等管理要求理解不够深入,迟到、早退、评审过程中随意出入评标室等现象屡见不鲜;评审不认真,打分不严谨,计分不准确,甚至直接影响评审结果的现象也时有发生。另外,如在评审环节发现问题,公司更多地是对采购人员进行问责,对专家问责力度不够,致使专家对评审问题的严重性普遍认识不足,对由此造成的严重后果缺乏必要的认知。

  (五)“全能专家”较多

  公司组建专家库的初期,由于在库专家数量少、制度不够健全,对专家的专业数量未做限制,导致部分专家在入库专业选择时过于随意,专业范围横跨市场类、网络类、综合类等多个专业领域,与其本人工作经历和专业范围严重不符。这样的“全能专家”评审时,由于相应专业知识匮乏存在凭主观感觉随意打分的现象,影响了评审的公正性。

  (六)“沉默专家”过多

  由于缺少有效的激励机制,在库专家被抽到后无理由多次拒绝评审情况严重,不参加评审工作的“沉默专家”数量庞大。据统计,相当数量的专家一年被抽取到10余次,却一次都不参加评审工作。拒绝出席评审的理由多是工作繁忙,无法抽出时间。而当建议其退库时,又有部分专家表示拒绝,“沉默专家”亟待清理。

  二、构建高效能闭环管理体系

  (一)全过程闭环管理

  1.严入库

  在专家入库管理方面,完善专家入库审核制度,优化专家入库审批流程。专家入库前须经所在单位专业水平审核鉴定,必须进行评审法规、制度方面的培训,培训后通过考试方可提交评审专家入库申请。

  2.清存量

  针对专家申报专业数量过多的现象,公司开展了评审专家专业清理专项工作,明确规定每一位专家申报专业不得超过两个,按此标准对在库专家的专业进行地毯式排查,要求超标专家限期调减专业,逾期未调减的专家在专家系统进行冻结,不得出席采购评审工作。同时,对前期抽中3次及以上但未出席过一次的“沉默专家”进行专项治理,将此类专家列入重点观察名单,后期如再出现连续抽中3次及以上,但仍不出席评审工作的专家,坚决从专家库中进行清退。

  3.重考核

  对于存量评审专家,在公司OA系统上向全省专家推送专家资格认证课题和考核试卷。专家须在系统中完成课程学习并参加考试,考试通过后方能保留专家资格。未通过者可申请一次补考,补考不通过的取消专家资格清理出库。

  专家评审纪律管理方面,在公司开评标视频系统中开发使用专家迟到、早退、中途多次离场等情况的自动统计功能,系统对评审现场发现的不合规现象进行现场告警,将告警信息同时推送公司专家管理员。专家履职考核的大部分指标也由系统自动完成,杜绝人情打分,保证考核结果客观公正。

  4.强激励

  评审专家管理中出现的种种弊端均与评审激励不足直接相关,公司在评审专家激励方面主要采取了以下两个措施。一是扩大招标代理机构使用范围,除单一来源采购项目外,其他项目全部委托招标代理机构,评审专家劳务费得到了保障,调动了专家参加评审的积极性。二是建立评审专家积分体系,专家可通过积分平台使用积分兑换休假、培训、实物礼品等,同时积分也可兑换竞聘资格、培训,这些措施对于事业上升期的年轻评委具有非常强的吸引力。

  (二)建设专家积分管理体系

  1.多元激励,构建奋斗文化积分体系

  公司建立了员工荣誉积分体系,专家评审积分成为该积分体系的重要组成部分。专家可通过积分兑换免费假期、竞聘资格、最新培训及各种礼品等,礼品品种丰富,包括实物类商品与虚拟类商品。实物类商品为各主流电商平台商家商品,如京东、网易严选、唯品会等;虚拟类商品则为各类知识平台会员,如喜马拉雅、咪咕视频、猫眼电影等。员工30%以上的积分源自于评审工作,评审积分成为员工荣誉积分重要的增长渠道之一,激发了采购专家的积极性和主动性。

  2.创新思路,建设采购专家积分信息化系统

  公司在优化现有系统基础上,建设了开评标视频监控信息化管理系统(PMS),并通过接口进行数据交互,实现专家评审信息自动记录及积分统计和换算等积分管理功能。

  (1)PMS系统增加专家评审基础数据采集功能

  目前公司PMS系统已经覆盖公司本部及各分公司,在PMS系统中导入了全省专家库,并记录全部专家基本信息(含影像)。采购项目评审前,按照专家抽取结果,将评审委员会专家信息与评审项目进行绑定。评审过程中PM系统通过专家人脸识别自动记录专家评审时长(系统自动统计)、迟到早退及多次进出评标室(系统自动统计)等基础信息,为专家履职考核及专家管理年度考评提供详细的基础数据。

  (2)供应链管理系统(LIS)中增加专家积分管理模块

  在LIS系统中新增专家积分管理模块,按照采购专家积分规则完成项目专家积分自动统计、自助申报、查询、分析等管理功能。专家登录系统后,可查询本人评审积分情况,包括累计专家积分、评审次数、对应积分及有无扣分情形等信息,专家管理相关数据信息更加透明。

  为鼓励评审专家积极参与中国移动集团公司、集团内各单位及其他通信运营商的招标或采购项目评审工作,凡参与上述项目评审的专家可依据招标人开具的评审证明材料,登录系统自助申报,经审批通过后,即可获得相应积分。

  3.制定合理专家积分规则

  结合业务实际需要,专家积分体系按照专家工作量积分和专家表现积分两个维度进行统计和计算。专家履职考评不达标的,按考评得分对其积分进行扣减,评审现场管理规范性日趋好转。

  三、管理成效显著

  综上所述,公司通过构建高效能的闭环管理体系,按照严入库、清存量、重考核、强激励的管理思路,多措并举强化评审专家管理,效果明显提升。2020年年底统计数据显示,公司在库评审专家人数较上年度数量精简了15%,但评审专家出席率同比提升了20%以上,专家出席积极性明显提升。同时,专家评审质量和效率提升也十分明显,项目的平均评审时长同比降低了10%以上,评审差错率同比降低了35%。

责编:梁晋
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