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一、以问题为导向，以标准化为基础，开展结构化研究
在公共采购领域，人工智能的应用随着公司采购规模的快速增长，加上部分采购人员业务能力不足等原因，采购部门日常工作暴露出一些问题。一是在招标方案、招标文件编制阶段，由于模板和范本不统一、内容不完整、关键信息不准确、系统支撑不足等原因，导致采购方案和采购文件编制质量差、耗时长，采购文件与采购方案关键性信息不一致等情况。二是在投标应答文件编制阶段，一些投标人对重要条款理解有偏差，投标应答文件编制水平不一，投标文件缺项漏项情况普遍存在，造成投标应答文件被否决较多的情形。对供应商来说，错失参与竞争的机会;对招标人来说，项目竞争性降低，可能错失优质供应商。三是在评审过程中，由于投标应答文件标准化程度低、内容繁杂、查找不便，导致现场评审效率低，评审周期长。同时，评委打分结果缺少自动化校验及智能化提醒，打分超过评标指标得分上限、客观得分不一致的情况也时有发生，而此类情况往往对采购结果影响重大。
陕西移动公司以问题为导向，立足智慧化采购，积极探寻采购效率、规范和质量的平衡点，力图找出全流程智能化的解决方案。在与集团和省内采购领域专家反复研究和分析的基础上，通过对采购全流程信息标准化、结构化梳理，以标准化为基础，以结构化为方法，将采购方案、采购文件、应答文件、评审报告涉及的相关元素进行梳理归类，形成结构化基础数据库。根据采购活动的基本规范和企业的内部规定，将基本结构元素划分为标准内容和可编辑内容两个类型，对采购全流程信息实现标准化和结构化。在此基础上，研发了智慧化平台，形成采购方案、采购文件、投标应答文件、采购评审四大智能化辅助工具。
二、打通环节，建设四大辅助工具
1.智慧化的采购方案工具
采购全流程结构化的核心是采购方案结构化。采购方案向上承接采购需求，向下连接采购文件、投标应答文件。陕西移动公司制定了标准化模板，设计开发了采购方案结构化编制工具，涵盖采购申请和采购方案的数据信息。系统内预制采购方案模板后，采购人员通过采购方案辅助工具在界面中经过编辑关键变量信息，自动生成、选择、逻辑判断、模板导入进行变量信息编辑，通过智能识别和校验，可在数分钟内自动生成一套完整、规范的采购方案。
在信息化系统上实现采购方案的智慧化编制，能够自动生成一套完整、规范采购方案，实现了采购方案关键要素一次录入，四个环节全程共享，减少了人工干预，缩短了采购方案编制、方案审批时长，提升了采购效率。后期可建立品类采购方案结构化数据库，实现历史采购方案智能推荐和套用，推动采购方案合规高效，挖掘和发挥历史采购方案的价值。
2.高效化的采购文件工具
采购方案编制完成并通过审核后，公司供应链系统将采购方案的信息和数据自动发送至结构化采购文件编制工具。采购工作人员在采购文件模板的基础上，只需补充少量的信息，如公告发布时间、截止投标时间等信息，就可自动生成采购公告/采购邀请文件、采购文件等。自动生成的采购文件在信息化系统中经审批通过后，最终可自动发布在ES系统(中国移动采购与招标网)上。这样，按照结构化信息共享的方法，通过采购项目核心信息固化、继承，采购工作人员仅填写少数变量信息等即可自动生成完整、规范的采购文件。采购文件编制工具的使用，不仅提高了采购文件的制作效率，而且提高了采购文件的规范性，减少了采购方案和采购文件主要信息不一致等人为疏忽导致的不规范现象。
3.简便化的应答文件工具
投标应答人在ES系统报名后，可从ES系统中下载采购文件、采购项目数据包文件和离线投标应答文件编制工具。投标应答人可通过离线投标制作工具导入采购数据包，获取已经固化的投标应答文件内容，查看需要填写的格式化内容。通过离线投标应答文件编制工具可快速、准确、便捷地完成投标应答文件的编辑。
完成投标编辑后，可通过离线投标制作工具，导出完整投标应答文件，投标应答人可将投标文件及数据包文件直接上传到ES系统。结构化应答文件编制工具的使用，可帮助投标应答人更快速准确地编辑投标文件，避免人为疏忽造成的遗漏关键内容，减少投标应答人因投标应答文件编制的失误导致投标应答被否则，从而错失合作机会的情况。
4.智能化的采购评审工具
在评审前，结构化采购辅助系统可将评标办法直接导入评审工具。由于在投标应答文件中，系统已进行了结构化数据包处理，采购评审工具可快速识别和获取应答人投标每个目录模块下的内容，评审专家可以直接点击并快速定位查看对应投标文档内容，便于评委评审。同时，系统还开发应用了防围标、串标自动检查、企业负面信息查询、文件相似度对比、MAC地址检查等一系列辅助评标措施，协助专家正确地判断和打分。
打分完成后，系统可自动计算得分并排名，供专家审核确认，同时自动对打分结果进行逻辑校验，实现智能化辅助评审，解决专家打分超得分上限、专家客观打分不一致等问题。评审结果智能校验和专家人工审核完成后，系统根据结构化信息即可一键生成评标报告。
采购评审工具的使用一方面提高了专家评审效率，提高了评审质量，另一方面，系统能对专家的每一步评审操作全留痕记录，保障评审过程的合法合规、有据可查。
三、采购全流程结构化的应用效果及展望
陕西移动公司立足采购工作实际，进行了采购全流程机构化研究与系统开发应用，在实际工作中取得了显著的成果。目前，采购结构化研究成果已推广至中国移动通信集团、集团内各兄弟公司，推动了全集团采购管理水平的全面提升。
采购全流程结构化采购辅助工具的开发应用，对招标采购领域降本增效同样有较大的推进工作。据统计，陕西移动公司自2019年7月使用采购全流程结构化工具以来，采购方案、采购文件编制周期明显缩短，平均编制时长由原来的11天缩短至目前的不到6天，整体采购流程缩短5天多。采购业务人工成本大幅下降，单项目可节省采购人员25个人天，折合年人工成本约120余万元。评审专家评审效率也大幅提高，单项目平均评审时长由原来的8小时降低至目前的6.5小时，测算每年可节省评标室占用费、专家评审费用约250余万元。
