如何开展采购业务合规性检查

　　采购领域历来是行业监管部门和企业内部审计的重点关注对象，检查种类多、频度高、范围广，采购合规问题仍频发、高发，部分问题屡查屡犯。本文通过梳理采购业务合规检查工作内容，总结提炼开展合规自查的方法、步骤及注意事项，明确抓好检查前、检查中、检查后三个环节，做好合规检查的实施与问题整改，切实推进采购操作规范化水平。

　　一、检查前，目标明确、计划周密

　　根据检查目的、内容、范围，结合国家法律法规、公司制度要求以及采购实施过程中存在的问题，制定检查方案，指导检查人员，按照同一形式、同一标准、同一方法开展检查工作。

　　(一)制定检查方案

　　制定检查方案是合规检查的首要工作。检查方案应满足内容完整、操作可行、计划灵活等要求，能够有效指导检查人员开展工作，保障实现检查预期效果。检查方案主要内容包括：

　　1.工作计划，确定检查时间、检查人员。

　　其一，合理制定工作计划，确保在计划时间内，高质量完成检查任务。其二，要选择具备业务水平高、沟通能力强的检查人员。

　　2.检查范围，明确重点检查内容。

　　采购合规检查，重点聚焦制度流程建设、采购方式选择、采购实施管理、采购决策管理、往期问题整改等方面，具体如表1所示。

　　3.检查方法，明确各事项的检查方法、标准以及相关要求。

　　根据事先制定的采购合规检查点，检查采购项目资料，查看操作流程是否合法、规范，并将发现的问题记录到检查表中。

　　4.检查结果反馈，明确检查完成后提交的纸质、电子版资料。

　　(二)宣贯检查方案

　　对参加检查人员进行检查方案的培训和讲解，统一工作方向，对工作目的、要求达成一致的认识。详细解读检查方案，明确检查工作的目的、检查依据、检查内容和标准、检查工作要求等，提高思想认识，夯实工作基础。对检查工作进行细化分解，明确各项任务及完成时限，同时明确各项检查工作责任人，为检查工作扎实有序开展提供保障。

　　重点强调：一是要高度重视检查工作，熟悉掌握检查有关各项制度、办法和规定。二是尽快进入工作状态，严格按照时间安排，做细做实检查工作，高效完成各项工作任务。三是检查要不留隐患、不走过场，严格制度要求，做到查细查深查透，确保检查取得实效。

　　二、检查中，严谨规范、务实高效

　　按照既定方案，有序开展检查，重点把控进度、质量、沟通三方面。

　　(一)控制进度

　　进度关系到能否按期完成检查工作，检查牵头人要高度重视。在分解检查任务时，颗粒度尽量详细，确保所有工作分配到人，并确定明确的完成时限。每天复查重要节点的工作进展，及时发现可能影响检查进度的风险，尽快与相关责任人沟通、解决，保障检查工作的正常运行。

　　(二)把控质量

　　对发现的问题实行复核机制，逐项复核检查底稿及相应的支撑资料，保证检查结论的客观性。检查结束前，对草拟的检查报告进行集体讨论，重点关注收集的证据是否充分恰当、法规的引用是否规范正确、措辞表达是否明确得体、整改建议是否具有可操作性等。

　　(三)做好沟通

　　一方面是检查组成员间沟通，确保检查进度信息透明和对称，可在每天召开检查工作碰头会，现场讨论检查流程的可操作性和工作底稿填写的规范性，不断总结经验、完善流程、细化底稿。另一方面与被检查人员沟通，补充提交缺失的资料、问题核实确认，确保问题真实、定性准确。

　　(四)检查过程注意事项

　　1.查看项目资料要认真、仔细，既要关注整体，又要注意细节，可以先粗略浏览项目资料完备性，再看具体文件的规范性。发现疑似问题，在相应的资料中做好标记。

　　2.如实记录发现问题，规范问题描述，做到问题描述详细、准确、无歧义。可以先明确问题，再详细描述，必要时可摘抄问题源。如合同签订不规范问题描述：合同保修期与供应商承诺不一致，合同保修期36个月，供应商承诺46个月。

　　3.与被检查单位核实确认问题时，应判断被检查人解释的合理性、合规性，避免检查流于形式。

　　4.参与检查人员应严格执行采购事项信息保密规定要求，严禁外传相关资料和信息，严禁参与检查人员徇私舞弊、弄虚作假。

　　三、检查后，全面分析、有效整改

　　针对检查中发现的问题，要及时跟进问题整改，进一步规范招标采购活动。具体可采用PDCA闭环管理模式，在检查、通报基础上，以问题为导向制定整改措施，完善制度流程，加强培训宣贯，推进整改落实，形成采购规范管理长效机制。

　　现以笔者在2020年开展自查为例，介绍问题分析与整改，具体如表2所示。

　　(一)问题分析

　　1.责任意识方面：采购部门仅关注流程正确，对需求合理性把关不严;采购人员未能认真履职，采购操作、检查资料准备交由代理包办;部分单位及人员回避问题，不为工作找方法，只为问题找借口。

　　2.专业技能方面：对法律法规及公司制度理解不准确，专业能力不高，经验不足，对采购实施全流程监督管理不到位;对相应产品的市场分析不足，缺乏有效调研，标包划分、供应商资格条件设定、评分权重、评审细则等采购方案要素不合理。

　　3.管理水平方面：合规管理薄弱，部分单位问题多发、频发;监督管理不到位，缺乏自主发现问题的能力;考核激励不科学，对检查中发现问题的项目经理，不考虑工作量、问题性质，简单粗暴扣除绩效。

　　(二)问题整改

　　1.制定整改台账。针对发现的问题和原因分析，制定整改台账并逐项进行整改。

　　问题台账，包括检查信息、采购项目信息、问题信息、整改信息，既便于问题立行立改，又能实现问题集中管理。具体包括：检查名称、单位、项目编号、项目名称、采购方式、问题类型、问题分类、问题描述、整改措施、整改完成情况、整改支撑材料。

　　2.建立合规管控流程。建立事前审核、事中支撑、事后提升的“三位一体”合规管理机制。对采购方案和采购文件进行合规性事前审核机制，将问题在实施前更正;发挥采购合规管理人员专业支撑作用，在项目实施过程中给予合规业务指导，减少问题发生;及时梳理、总结项目实施过程中的问题，研究针对性的解决方案，优化完善采购规则，为后续采购项目提供实施经验。

　　3.加强合规宣贯。对发现的问题,整改措施，向采购人员和代理人员进行宣贯，减少对制度理解、执行上的偏差;对典型问题，整理成案例，作为日常操作参考，避免出现同类问题。按照问题整改流程，针对上述问题，提出具体整改措施，详见表3。

　　完成问题整改，才意味着一次合规检查工作的结束。此外，在日常合规管控中还应注意问题的整改成效，后续再开展合规检查时还要有针对往期问题的复查，通过检查、整改、再检查，持续推进采购实施规范性。

　　综上，采购合规检查是企业内部管理的重要手段，通过检查及时发现风险，通过问题整改优化完善采购实施流程，规范采购操作，能够切实为企业降本增效，实现采购价值。