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2020年初，一场突如其来的新冠肺炎疫情极大改变了人们的生产生活，也给各行各业采购管理工作带来很大冲击，年初，国家财政部、国家发展改革委下发通知，要求服从疫情防控和经济社会发展大局，在保证招标项目竞争度和投标质量同时，加快推进招投标全流程电子化。
面对汹涌疫情，大众报业集团(大众日报社)采购部门启动紧急措施，抢购职工急需的口罩等防护用品。在其他单位和部门还处于“轮岗”状态时，即按招投标电子化的思路推行网络评审，为集团旗下印务公司成功采购了搬迁急需的叉车、纸卷夹、空压机等有关印刷设备。与此同时，结合集团特点，对工作方式方法也进行了调整，进一步提高了采购质量和效率。
从局部发力，推动采购活动电子化、网络化
因尚未引入电子化采购平台，集团采购部门为每个项目建立微信工作群，并邀请由申请(承办)部门、专业技术部门、审计部、机关纪委等部门组建的采购项目小组成员进入，所有与项目有关事项均由项目小组在群内讨论确定。从采购文件准备到定稿，再到发布公告、开评标、中标公示，项目进展一清二楚。哪个项目有所搁置，翻看群内信息，便可知道停滞原因。
便捷高效是这一操作模式最大好处，以往商议采购文件必须面对面开会研究，有时甚至多次开会才能确定。有了微信群，初稿形成后，便可随时随地讨论，有时下班后或周末休息时间，群内却讨论得热火朝天……目前，80%采购文件都是在群内讨论定稿，必要时组织视频会议，大大节省了“专门论证”时间。
细化采购需求，精心做好采购准备
采购过程顺利度、采购结果满意度都与申请(承办)部门提供资料是否完备息息相关。一般来说，申请(承办)部门习惯于做甩手掌柜，把采购申请交给采购部门就坐等“结果”去了。以某一新建工程空调系统采购为例，如果承办(申请)部门仅提供项目的暂列额，其他工程基础条件、功能要求等不予明确，采购部门即使多次组织论证，哪怕是聘请外部专家把关，也很难形成科学合理的采购需求和采购文件，采购质量、效率都会大打折扣。为了解决这一问题，集团设计编制了采购需求明细表，分工程、设备、服务3类，督促申请(承办)部门在提交采购申请时，同时提交明确具体的技术要求或清单，为后期采购做好充分准备。采购明细表必须由承办部门负责人签字确认，大大提高了项目承办人员的工作责任心。
修订采购制度，确保企业经济利益
大众报业集团原有制度形成于2006年，数年来在规范采购程序、节约开支方面发挥了重要作用。随着“招标采购”观念深入人心以及纪检监察力量加强，其不足之处逐渐显现，主要表现在采购效率和效益两个方面。对10万元以上的采购项目，几乎完全是参照政府采购规定进行，这一做法严守“公开、公平、公正”宗旨，从程序上最大限度地保证了公平竞争，但从采购效率、效益上看，并不能完全保证采购人经济利益。比如，政府采购规定报名时间必须满足5个工作日，如果跨周末就长达7个日历日，一些采购项目，从规划立项、领导审批再到技术方案编写已历经相当一段时间，再按照政采规定程序走下来，往往执行时间就非常紧张;再比如政府采购出于对小微企业保护，不允许在采购文件中对公司实力、产品质量作具体要求，这些禁止性规定难以保障集团的核心利益。
大众报业集团采购是以集团公司名义开展，属于国有企业采购，并非政府采购行为，在不违背法律法规前提下，应当依法享有自定采购方式的权利。2019年中国物流与采购联合会发布了《国有企业采购操作规范》，除《招标投标法》规定的公开招标和邀请招标外，还针对国有企业采购推荐了竞价采购、询比采购、合作谈判、竞争谈判、竞争磋商、单源直接采购、多源直接采购等8种采购方式。采购部经认真分析研究，在修订制度时，将其收录进来，其中的单源直接采购，在法律强制招标范围外，为集团下属专业性传媒企业直接承办集团有关项目找到了依据，既不违法违规，又能够实现媒体融合和网络系统自主安全可控，具有外部公司无可比拟的优势。
灵活选择采购方式，从供应链视角完善大宗战略物资采购
对纸媒来说，新闻纸是名副其实大宗战略物资，每年用纸量过万吨，涉及资金近亿元。由于其特殊性以及集团自身对市场了解的充分性，大众报业集团并没有像其他大型采购项目一样，按大额资金分类委托社会上代理机构采购，而是在采购部专门成立纸张科，与集团旗下各子报出版发行部门及印务公司及时沟通，了解每月(大型活动或重大事项时精确到每周)用纸需求量，通知成交供应商及时发货，并对纸张质量进行抽查，再办理付款手续。
之前，一般是在年初，采购部组织集团旗下用纸大户(如大众日报、齐鲁晚报、半岛都市报)、印务公司以及集团审计部门、财务部门，在集团机关纪委监督下，以年度为单位组织一次新闻纸供应商招标会议，签订年度采购合同，这一作法也获得了上级审计监督部门认可。由于新闻纸价格受国际经济形势影响较大，合同执行期间供应商经常发出涨价通知，集团必须再次启动谈判以确定执行价格。这种操作容易造成混乱，让采购人常常处于被动地位。
在修订采购制度同时，大众报业集团同时也修改了《新闻纸管理规定》，将年度采购调整为季度采购，采购方式不再拘泥于招标，而是适时采用询价、询比等方式，采购部门先充分了解市场状况，结合国际国内经济走势，再根据集团各报实际情况，科学合理调整采购需求，在买卖双方地位中巧妙变被动为主动。在2020年度第4季度询比采购时，成功获取了新闻纸采购历史上前所未有的最低价格，预计为集团节约资金 100万元。
实施全过程监督，确保阳光采购
在人们印象中，传统招标采购监督工作，无外乎在开标现场，纪检人员往监督席上一座，给人一种形式上的威严。大众报业集团力克形式主义，将采购监督的链条向开标评标环节前后延伸，实行全过程监督，确保监督效果。比如在事前通过微信群讨论采购事项或组织线下讨论会议时，邀请监督部门参加;在发布采购公告、采购文件以及成交通知时，同时公布监督电话及投诉邮箱，力争做到全过程无死角接受监督;在修订采购制度时将监督内容和监督方式进行细化，提高监督的可操作性;对违规情形作出明确的处罚规定，将监督的严肃性落到实处。
2020年，中国物流与采购联合会又推出《国有企业采购操作规范》的姊妹篇——《国有企业采购管理规范》，为国有企业采购再次指明了方向。如今，大众报业集团采购部工作人员正在积极学习，勇于探索，力争做到阳光、高效、经济型采购!
