医院招标档案信息化管理及电子档案的应用

　　目前医疗卫生系统电子化招标还未普及，大部分需归档的资料还是采用纸质文件，这给档案管理及查找工作带来很大不便，工作效率低下，已经不能适应招投标行业快速发展的需要。因此，做好医院招标档案电子化管理工作，有着十分重大的意义。

　　一、医院招标档案电子化的重要性

　　1.实现信息化的需要

　　社会在发展，任何行业都在逐步实现信息化，对于医院招标档案管理来讲亦是如此。招标档案信息化管理是应用现代网络技术，对招标档案信息资源进行规范化管理和利用，使档案信息的获取、处理、传输都利用数字化，从以纸质为载体的档案保管转向网络信息管理模式，利用网络优势充分实现资源共享，提高招标档案管理水平和利用效率，形成具有实际意义的网络档案馆，实现医院招标档案管理模式的新变革。

　　2.社会发展的需求

　　加强医院招标档案信息化管理是社会发展的需求。当今社会是信息化时代，信息化正在成为现代管理水平考量标准，国家也提出要加强医疗卫生行业信息化建设，要建立实用共享的卫生信息系统，全国各级医院应顺势而为，加快各类档案信息化建设，以适应信息时代和社会发展的要求。

　　3.医院自身快速发展的需要

　　加强医院招标档案管理信息化建设，是医院自身快速发展的需要。随着医院改革和建设快速发展，档案数量相应的急速增长，内容也日益丰富，这就需要大幅度提高档案工作效率，减轻工作人员的负担，同时节省大量的存储空间并有利于保护珍贵的档案原件，有效地降低和避免重要资料的丢失。

　　4.更好地服务临床科室工作

　　加强医院招标档案管理信息化建设，是为了更好地服务临床科室工作的需要。在社会信息化程度越来越高的今天，传统的档案管理手段方式，已越来越不能满足医院工作发展的需求，加速档案管理信息化建设，为医院提供快捷的信息查询，增加对原始档案资料的保护，最大限度地实现档案信息资源的共享，更好地满足医院各项工作开展，显得尤为迫切和必要。

　　二、医院档案管理的现状和问题

　　医院建立一套完整的招标管理体制是做好招标档案信息化管理工作的基础，有了完善的体制就能在招标档案管理中按照规则制度有序做好工作：从招标申请到开标、评标、定标的全过程，必须严格确保相关信息的系统性和准确完整性，而且在档案移交过程中要做好登记手续以确保资料前后相符。以上工作虽然烦琐但都是基础必修工作，目前设备归档工作实际问题有：

　　1.缺乏完善的招标档案管理制度

　　大多数医院缺少专门针对医疗设备档案管理的规章制度，对其档案管理仅停留在要收集档案这一层，档案收集整理与实际业务不同步，难以在最需要之时快速、准确地提取出来，加以利用。管理制度的缺失导致档案管理混乱，进行档案移交与归档的时候不具备完整性，对招投标管理会造成影响与制约。

　　2.归档意识薄弱

　　由于工作特殊性，目前医院招标档案管理人员都是由负责招标采购的工作人员兼任，其缺乏档案管理专业的业务与知识，导致归档人员意识不强，疏于集中管理，重要资料没有及时归档，没有形成统一的操作模式与管理模式，使档案管理工作处于被动状态。

　　3.图便捷舍弃原则

　　招标采购部门为迎接检查、审计工作，导致档案资料重复、错位与丢失;为求工作查询之便，文件资料不按时整理归档甚至存放在个人手中，给档案的保存、查找带来很大的不便，往往导致档案资料的不完整。

　　4.档案管理部门职责分工不明确

　　医院各个涉及档案管理的职能部门职责分工不清，各自为政，常出现重复管理或管理空白，原因在于在实际工作中，档案管理标准不一致，缺少协调与沟通，缺乏严格的流程与规范，造成了医院招标档案科学化、标准化管理困难，也给档案的查阅利用带来不便。

　　三、医院电子档案的特点及应用

　　1.减轻档案储藏的压力

　　在招标业务中，每个项目立卷归档后，按照档案保存的规定，一般需要在 15 年的期限内给予保存。一家医院一年中所招标项目数量众多，如果相关资料都用纸质文件保存，需不断增加档案柜或档案室，这不仅要投入大量资金并增添人力，而且由于纸质文件还得注意防潮、恒温、防氧化(传真件)、防虫蛀和鼠类的破坏，储存压力可想而知。招标档案电子化将可以解决这个问题。利用计算机网络管理医疗设备档案，可以把大量的电子档案材料通过客户端上传到医院档案系统，大大节省了资源。

　　2.提高档案管理水平

　　招标档案电子化使原来以纸质形式承载的各类文件、数据资料逐步被以计算机、互联网为依托的电子格式所替代，提高了归档质量和速度，使检索查找更快捷、轻松。传统管理模式要查一个档案时，档案管理员要根据存放该类型档案柜架标识或档案编目信息在档案架的每一格中逐一进行查找，实现电子信息化后，管理人员可选择最佳查询方式即时查询、检索到所需档案信息，大大减轻了工作人员的负担。随着档案信息规模与种类越来越庞大，利用计算机网络管理医院招标档案，有利于资料的完整保存。除了在信息输入时需要用档案的原件外，很少再需接触原件，可延长档案的寿命和完整性。

　　3.提高工作效率

　　电子档案因其被储存为电子格式，使信息成果可实现多次复制、传输。计算机运算速度快、存储信息量大、计算精度高，可以及时给需求者和检查组工作人员提供准确、全面、快速的资料和相关数据，达到档案管理的自动化、实时化、网络化，极大地提高了工作人员的工作效率。

　　四、推进档案电子化的重要性和意义

　　在信息高速发展的今天，医院应采取智能化管理方式以进一步优化档案管理工作，采用静态加动态管理方式，突破传统，认识到招标档案管理在现代数字化医院建设中的重要性。

　　1.经济纠纷的佐证

　　医院招标档案涵盖了招标采购中产生的各种文件，既体现着采购人严格执行各项法律的情况，还反映了采购人遵循公开、公平、公正、诚信原则进行采购的具体过程。科学、妥善地保存招标采购档案，并及时将电子化档案存档，可以为解决政府采购争议、上级主管部门审计提供依据。

　　2.未来招标项目的有力借鉴

　　医院招标档案真实、全面、完整的记录了招标过程以及招标结果，能够科学有效地进行整理，并对有效数据进行分析、归纳，逐渐建立并完善科学的设备价格体系，建立动态地供应商考核机制，在设备价格、配置方面，为未来的招标项目提供有力指导与借鉴。

　　3.规范化、制度化的必要措施

　　招标档案是招标工作的历史总结。科学管理招标档案是规范招标工作的重要组成部分，对于促进医院招标管理工作的、规范化、科学化、制度化具有极其重要的促进作用。

　　随着医院信息化管理的进一步深入，医院招标档案的电子信息化建设将会逐步全面推广，在竣工结算、监察审计、投诉处理或是仲裁诉讼中都发挥了十分重要的作用，科学、规范、信息化的招投标档案管理是防范招投标风险，明确法律责任的重要保障。同时，医院档案管理人员也必须以积极主动、周到的服务理念来保证档案资料的有效、完整，以此来确保医院招标业务的质量与效率，促进医院各项工作的发展。

　　(作者单位：山东大学齐鲁医院)

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