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招投标档案数字化管理模式初探

2022年06月08日 作者:蔡卓君 王瑞镛 鞠正峰 洪志刚 打印 收藏

  【摘要近年来,随着信息技术的快速发展,招投标数字化发展迅猛,在给招投标各方当事人带来极大便利的同时,也产生了众多的电子招投标文件及信息数据。本文分析了招投标档案数字化管理的价值,总结了传统招投标档案管理的工作经验,并对招投标档案数字化管理工作提出了新的设想。

  【关键词招投标;数字化;档案管理


  《档案法》规定,档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而招投标档案,就是在招投标过程中形成的具有保存和参考价值的文字、图表、声像等历史记录。


  招投标档案的重要性


  招投标档案是招投标全过程的真实记录,能够辅助行政监督部门对招标代理机构的服务质量进行评估,为招投标过程的复盘、取证提供依据。具体来说,招投标档案的重要性可归纳成三方面。

  招标单位历史沿革的见证

  档案具有原始记录性,是记录招投标活动重要的信息资源。招标活动的开展往往与招标单位的建设、发展息息相关。在招标活动中形成的档案是招标活动最原始的记录,招标档案充分展示了招标单位的发展史,是招标单位历史沿革的见证者。

  数据资源开发的基础

  招投标档案包含丰富的数据资源。全面收集、整理档案中的数据信息,并加以清洗、分析、利用,可以形成丰富的数据资产,充分了解不同供应商的价格水平、中标区间、变化趋势、资质信息等,为后续招投标工作提供数据支持。

  防范招标风险、杜绝腐败的重要保证

  详细记录招投标过程中的相关文档,能够对招投标过程实现全流程跟踪记录,倒逼招标活动按照《招标投标法》《政府采购法》等相关法律法规有效进行,成为防范招标风险、杜绝腐败的重要凭证。


  招投标档案传统管理模式


  招投标档案的类型

  传统的招投标档案多为纸质文件,随着信息化的发展,电子招标不断进步,电子招标平台中也会保存电子数据,这些都是档案管理中不可缺少的组成部分。

  招投标档案按照招投标的进程,可分为前期准备文件、发标阶段文件、开标阶段文件、评标阶段文件。具体来说,在前期准备阶段,会产生项目批复文件、代理委托协议、采购方案等。发标阶段,有招标公告、招标文件,与之相关的还有澄清文件、购买记录、踏勘答疑记录等。目前电子招标发展迅猛,这些文件会随着招标项目的开展,最先发布在招标机构的招标采购平台上,而投标文件一般需要供应商另外购买纸质版,所以在这个阶段,电子文件和纸质文件并存。开标阶段,通常会产生投标文件接收记录、投标人签到表、报价表、唱价记录、投标文件等。最后,到了评标定标阶,会有评委签到表、评标报告及附件、中标候选人公示、中标通知书、异议或投诉处理记录等档案文件。

  招投标档案的管理模式

  当前,全国范围内对招投标档案重视程度不同,档案管理没有统一的规范和标准,不同招标代理机构的管理水平也参差不齐。一般情况下,招投标档案都是一式三份,分别在招标代理机构、公共资源交易中心和招标人处。档案原件盖章后才有效,若三方均持有相关文件,复制件通过审查后,要注明“已核实复印件与原件一致”,如果发生文件缺失的情况,则要求招标代理机构补充完整。

  招投标档案中包含企业商业机密,因此传统的招投标档案管理制度中也规定了保密制度。在招投标工作开始之前,一般会要求经手方签订保密协议,在项目确保验收完成之前,相关的信息不得泄露,如果因为信息泄密导致招投标项目出现问题,招标代理机构的负责人要承担相应的法律责任。鉴于此,文件档案的保密工作需与之相适应,借阅时也要出示招标代理机构的介绍信。但是,传统的纸质文件保密,对于电子招标时代来说,需要进一步完善。

  面对数字化招投标活动的开展和要求,相关部门将招投标文件进行数字化扫描,并用专用U盘存储文件,但是实践中也会遇到直接用网络进行传输的活动。从风险管理的角度来看,U盘保管不当会使得档案内容完整性受到破坏,网络传输则存在安全隐患。


  招投标档案数字化管理模式构建


  如上文所述,电子招投标平台的建立意味着招投标活动朝着数字化方向转变,但是招投标档案却并未实现数字化管理模式转变。

  招投标档案数字化管理模式构建的原则

  招投标档案的数字化管理模式的构建要遵循文档一体化、档案双套制管理的全流程管理原则。文档一体化,就是要求档案管理贯穿招投标活动的全流程,从前期准备阶段开始,档案工作人员要追踪文件的形成过程,使得文件与招投标活动一一对应,而数字化阶段,追踪活动也要在招投标平台中设置相应的端口。

  档案双套制管理,就是要求文件的纸质版本与电子版均需要保存。随着国家法制的不断完善,电子文件的凭证作用得以确定,且逐渐发挥着与纸质文件相同的作用。双套制管理可以突破利用的场景限制,工作人员和单位可以随时随地通过审批查看到文件。同时也为后续的档案数据分析积累了最初的元数据,实现物资精准预测、多维分析预警及反馈。


  优化招投标档案数字化管理模式的设想


  为了与电子招标方式相匹配,更好地发挥档案的作用,笔者从平台建设、制度完善、人才培养三个方面进行阐述。

  档案信息化平台建设

  关于招投标档案的数字化转型,首先要完善平台建设。目前,许多政府和大型企业都已经建立了自己的招投标管理系统,例如中国石油就建立了电子招投标辅助管理信息系统,通过该系统完成了招投标全流程管理,即实现了委任计划管理、自动编号、招标文件管理、项目信息管理,既能实现基础的招标文件管理,也实现了历史招投标情况分析、评审专家管理和投标人资信管理等功能。但是这些相对较晚出现的招投标信息管理系统,也未能与档案管理系统建立相对应的联系,这也是档案界普遍存在的问题,即数据与档案未实现统一管理。

  面对这种情况,档案管理部门要利用“互联网+”“大数据”“云服务”等先进技术,实现档案管理与数据管理兼容。在数字经济时代,档案管理的主要对象是数据。如果没有端口,档案部门管理的内容会与数据部门管理的内容重复,由于数据管理的相关工作人员缺乏档案知识,也会破坏档案完整性。这就要求档案信息化平台在建设过程中融入数据管理的思想,承担数据管理的功能,同时进行科学备份。可在目前招投标管理的系统上为档案工作人员开辟权限,全程跟踪文件、数据归档,建立电子招投标系统与档案管理系统的端口链接,并设置安全防火墙。办结完毕、内容完整的文件、影像、图片等数据直接归入档案管理系统中。

  档案管理与电子招投标系统建立端口链接的过程中要做好以下几个方面的工作:首先,明确档案部门与数据管理部门的权责,避免重复管理,区分职权范围,完善合作机制;其次,处理好档案管理部门与用户之间的关系,这就要求建立的档案管理端口是用户友好型的,更方便用户使用,且明确界定内外网使用权限;最后,要完善安全保密功能,能够基于大数据实现在线数字化监管。

  档案管理制度建设

  招投标档案管理制度建设要统筹三个方面:档案管理、数据管理和招投标工作。我国招标工作以2000年为分水岭,2000年之前,招标工作完全是纸质化阶段,而到了2000年,逐渐发展全流程的数字化,但是各地发展的水平不同,有些机构部分数字化,而有些机构已经进入数智化阶段。因此,应根据各机构招投标代理数字化水平的不同、档案管理工作的差异,以及对数据需求的不同,设计定制化档案管理方案,建立档案管理制度。

  档案管理制度建设,首先要完善组织制度建设,明确主管领导,将档案管理的主管领导与数据管理的主管领导统一,方便同步管理。还要设置档案管理机构和专兼职档案管理员,明确其工作职责和范围。

  其次,要完善标准体系建设,编制《档案工作基本章程》《档案管理办法》《档案借阅制度》《档案检查办法》等文件,梳理本机构档案工作实际情况,编制《档案管理作业指导书》,使档案工作制度明确、标准清晰、流程简易。

  再次,要完善档案服务和信息化流程,随着招投标工作数字化程度的不断加深,档案管理工作要与之相适应。在制度建设时,要明确数字化的技术方案和元数据收集范围,在平台和内容上满足数字化建设的可观需要。明确服务体系,此处的服务体系指的是除了日常查阅活动以外的档案提供利用活动。比如数据开发制度、档案产品呈现制度等。

  最后,要完善保密制度。招投标档案相比于普通的文书档案来说,对保密程度的要求更高,这就要求在档案管理制度建设时对其作出明确规定,一方面规定纸质档案管理的保密制度,另一方面也要明确电子档案和数据的保密制度,杜绝违法腐败行为。

  档案数字化人才培养

  正如上文陈述,我国招投标活动数字化发展已经经历了20多年,各机构中不乏数字化人才,但是这些人才更多是着眼于计算机技术层面,欠缺档案管理知识,在档案数字化建设中,很难理解档案语言。因此,档案管理部门要培养数字化人才。一方面,要充分了解档案管理知识,能够独自完成档案管理工作;另一方面也要具备计算机技能,熟练操作档案管理平台,并根据档案数字化的需要向技术部门提出平台建设需求。在档案管理人员入职前,要针对档案管理技能和计算机技术进行培训,保证其熟练掌握档案整理规范和系统操作规范;在档案人员培养的过程中,要侧重增加计算机技能的提升,使档案人员成为档案部门和技术部门的连接人,能够及时将档案部门关于系统和数据的需求反馈给技术人员;档案人员还应定期轮岗学习,了解整个招投标活动的流程和数字化需求,提升管理水平。


  结语


  数字经济时代,各行各业都在酝酿着技术和管理模式的变革,招投标工作也不例外。招标人、招标代理机构要紧跟变革的脚步,全流程服务数字化建设,既要发挥好档案的留史、咨政作用,更要利用大数据手段,不断挖掘档案的实体价值和数据价值,为企业和招投标行业的发展提供数据信息支撑。

  

参考文献:

  [1]乔园.高校招标档案信息化管理模式构建研究[D].郑州:郑州大学,2016.

  [2]刘永金.招标代理机构采购档案信息化管理方案[J].招标采购管理,2020(12):34-36.

  [3]王萱凝,杨锋,王秀云,陈学方.招标业务数字化转型在油田公司的实践及应用[J].中国招标,2020(12):93-95.

责编:高杨
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