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【摘要】合同管理是项目管理体系中重要的组成部分和项目管理过程的有效手段，本文通过分析合同全过程管理的要点，确保实现项目质量、进度、投资、安全的目标，提高全员合同意识。
【关键词】合同管理；全过程合同管理
一、前言
近年来，随着社会经济的发展和城市化建设的加快，城市轨道交通项目在全国各地风起云涌的展开，作为主投资方的政府建设单位，对项目建设管理的要求也越来越高。合同管理作为工程建设管理的重要分支，与工程建设、项目管理等交织在一起，在建设管理机构中所占的权重越来越大。为此，合同管理制度化、科学化、专业化已被提上议事日程。
城市轨道交通项目建设中，合同管理应是贯穿项目始终的，它大致可分为招标策划、资格审查和市场调研、招标与定标、合同执行、合同总结与后评估、合同存档等六个阶段。以上各阶段相辅相成，互为衔接与补充，其重要性不相上下。
二、全过程管理中各阶段分析
1.招标策划
招标策划是轨道交通项目建设的首个关键环节。在项目工程可行性研究报告报审时就需要明确有关招标的内容和形式。招标策划指整个轨道交通建设项目投资总额内所有专业的招标实施计划，包括总策划和详细策划。
总策划内容包括所有专业的标段划分、标的金额、具体招标范围、招标组织形式（委托招标或自行招标）和拟采用的招标方式（公开招标、邀请招标或其他非招标方式）等总体情况。
详细策划包括各专业标段划分及依据、专业内各标段的接口与关系（工程量界面与各标段的项目管理关系）、招标组织形式、招标方式、业主管理模式、专业内各标段的招标时序与项目执行计划书、招标与项目执行人员分工等细节性内容。
2.资格审查和市场调研
该项工作是招标开始前用的一项重要工作，在招标前业主和招标代理应对各个标段的潜在投标人做一市场摸底，做到心中有数，有的放矢，根据项目情形合理配置资源以节约社会成本。
3.招标与定标
招标与定标阶段具体步骤包括招标文件编制、招标文件和招标公告发出、澄清文件(答疑文件)发出、投标文件送达、评标、授标前澄清、合同签订等。这一阶段合同管理工作的控制重点为：
（1）招标文件
招标文件主要包括招标公告、投标人须知、合同条款、合同格式及银行保函格式、投标文件格式、用户需求书等章节。招标文件是招标人意识的充分体现，是评标工作的指导，是签订正式合同的基础，是合同执行阶段各项管理工作的规范性文件。就其中的合同标的、报价说明和投标报价明细表等造价三要素，以及评标办法、投标人须知、合同条款等招标三要素中需要把握的关键点描述如下：
①合同标的——又称供货范围。这一要素在招标文件中多次出现，需严格注意其表述的一致性。同时，合同标的的内容需与招标文件技术部分要求一致，还需与报价说明、投标报价明细表建立起对应关系，既不可疏漏，也不可以有出入。合同标的在语言表述上要做到清晰、全面、简练、明确，现在投标人维权意识极强，招标文件任何一点疏漏都有可能给后续招标工作带来损失。
②投标报价说明——在土建、安装和装修标段中，报价说明可指工程量清单说明；在设备系统中可指投标人须知或招标文件编制章节中的投标报价说明。对此需逐项说明，包括必要的定义和要求。
③投标报价明细表——在土建、安装和装修标段等标段中，其设置既要全面，又不能交叉重复，确保没有重复或遗漏；在设备系统标段中，供货的报价清单要详细到可能用于替换的每一块板卡；服务的报价要细到可计量的“人、日”。另外，一些施工招标图做得不够深度或招标人对项目理解欠缺的情况下，对一些容易疏漏的小项目，在清单中可列出一些“粗”项，并言明包含在投标总价中即可。
④评标办法——评标办法是合同管理前期工作的核心，早在招标策划阶段就已初具雏形。常用的评标办法有合理低价法、最低评标价法、综合评估法等。
⑤投标人须知——即须向投标人讲明的特殊情况，通常是列明在管理、支付、采购等方面的特殊情况。例如，若某标已有集成商或监理，要载明本标的中标人与建设机构及集成商或监理的相互关系。
⑥合同条款——合同条款中，履约保函、预付款保函、付款条件、交货方式等是直接与合同价格有联系的，可根据合同实际需要进行调整，不必拘泥于惯用格式；有关变更、索赔的条款需有可操作性。
（2）评标工作
评标除了常规的评出中标候选人之外，还要特别注意倾听评标专家的意见，以弥补在招标阶段特别是考虑不周导致的文件不严谨以及专业素养不够导致专业用词不规范等缺陷。
（3）合同签订
对于复杂的城市轨道交通机电设备系统，招标时间紧，对于文件的仔细推敲中标候选人难免有一些疏漏。此时可以对一些非原则性疏漏进行弥补，以完善合同条件。
4.合同执行
合同执行指从合同生效之日起，至缺陷期责任完毕之日或合同规定的其他时间点止，所发生的所有与合同有关的事宜，包括施工准备工作、大型机械设备进退场、施工、计量、设计联络、设备到货、安装调试、开通、质保期等。此阶段合同管理的重点是合同变更、支付与结算。
（1）变更
合同管理人员应该参加设计联络会议及工地例会。绝大多数变更产生于此。合同管理人员除掌握情况外，还要从造价及合同的原则上把握，对变更进行价格复核，并对变更的立项依据和合法性进行审核等。
（2）支付
要对照合同付款原则建立台帐，实时根据支付发生情况更新台帐，重点把握不要超付。
（3）结算
要注意变更工程量与竣工图、结算工程量清单的对应关系，还需注意与财务结算中的固定资产归类、登记与移交的关系。
5.合同总结与后评估
合同总结一般由合同的执行部门和管理部门在合同预验收完成后编写，内容包括对合同签订方在合同执行全过程中的分项及总体评价，对合同原定工期、进度、质量、造价与实际情况的对比等。合同的后评估可放在合同预验收完成后半年或一年，内容可包括具体的经验、教训及改进建议等。通过上述两项工作的意见反馈，可使合同管理工作形成良性循环，不断改进、提升合同管理水平。
6.合同归档
按照档案管理规定，重要文档需要保存15年以上，纸质文件经过长时间摆放后纸张容易受到毁损，如果保管不当，机密资料外失也会造成无法挽回的后果，因此资料的存放和进档也是一个重要的工作。在实践中，一般按照招标全过程资料、资格预审文件（如有）、中标单位资格预审申请文件（如有）、招标文件、中标单位投标文件、合同文件等六部分分别成册装进档案盒按序编号，每个档案盒里的文件用打码机打上页码顺序编号，按照每个文件厚度的不同分别准备好若干个2厘米、4厘米、6厘米、8厘米和10厘米的档案盒，每个档案盒的封面做好文件目录、档案结尾放入备考表。另外，资格预审申请文件、投标文件、合同文件这样一正本三副本或者一正本十副本的文件只归档正本，其他副本由建设单位和招标代理保管并存放妥当。需要特别说明的是，以上的资格预审申请文件和投标文件只是中标单位的文件，按照档案管理规范，未中标单位的文件正本也应存档以备内部审计和外部审计。
三、结语
成熟的合同管理制度应该要求合同管理人员与各标段的技术及项目管理融合在一起，以团队的形式面对每个标（系统）；不仅要对市场成熟度、造价、工程量清单的构成有所了解，还要对技术有所了解，要参与在项目管理中，这样才能在合同全过程管理的六个环节中胜任。另外，合同管理与技术管理是一个互动互补的提高过程，要以工作组的形式平时做到充分交流。
同时，合同管理各阶段承前启后、相互关联、相辅相成，每一阶段均会对下一轮新的合同管理环节产生影响。例如，若招标策划不体现合同管理的概念，就会在招标时掌握不好评标办法、合同标的、接口界面等；又如，合同条款制订时若没能全面了解项目执行，变更、结算工作就可能因为条款设置不当而给业主或者投资方带来损失；而总结工作如果不认真总结致用，新一轮的合同管理工作就难以提升。归档工作完成不细致，会导致在新一轮的建设中，标段设置无据可依，心中无数。所以上述环节环环相扣，缺一不可。
（作者单位：江苏省国际招标公司）
参考文献：
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