采购服务标准化体系的建立与实施

【摘要】采购服务标准化体系的建立是通过梳理电网物资采购服务全过程，对全流程的信息数据进行采集和分析，从统一、规范的角度对采购服务各流程环节的作业规范、行为准则、现场环境和管理标准化等进行精准对位，结合采购服务的管理需要，提取各个环节关键的信息数据建立采购服务标准化模型。按照结构合理、层次清楚、配套完善、简便适用的要求，建立包括服务基础、服务提供、服务管理和服务工作的采购服务标准体系。并以提升采购服务质量和效率为目标，通过试点应用，健全采购服务各项制度，推进标准体系的全面实施，形成采购服务标准化体系长效运行机制。

【关键词】采购；服务；标准化体系；建立；实施

长期以来，电力行业物资设备的采购服务均以企业的管理制度和作业指导文件为依据。在采购服务全流程，各个环节的工作和管理是相对独立的，并未形成体系。随着电网企业近年来对采购服务质量管理和监督力度不断加大，各服务环节之间的沟通、交接和协同愈发重要。因此，建立采购服务标准化体系有利于为采购服务管理提供决策支持，为采购服务作业提供体系保障，为精准调配采购服务资源提供科技策略，为建设采购服务管理及作业数据可视化系统、采购服务资源可视化及调配系统制定功能定位，探索依托标准化、结构化文件表单开展机器人辅助评标、智能评标。

1.标准化的重要性

1.1标准化水平体现竞争力水平

从上海市标准化研究院研究的结果显示，一个国家的标准化水平与其竞争力水平是紧密相关的，以最近的研究成果为例，美国、英国、法国、德国、日本在全球标准化领域处于领先地位，而这些国家的竞争力也处于时间前列。

1.2全球化凸显标准化的重要

1.2.1生产要素的全球化配置

当前，人、财、物、信息的全球流动引领了各领域生产要素的全球配置，电力行业亦是如此。

1.2.2生产力空前提高

如今，各行各业分工更细、技术与产品日新月异，在电力行业，设备新技术层出不穷，采购服务随时需要面对新技术、新标准，因此采购服务标准化将进一步促进采购生产力的提高。

1.2.3产业融合，行业界限模糊

通过外包服务、新技术材料、信息技术等的融合，行业界限由传统的分工变得模糊，这令采购服务标准化的重要性凸显，标准化建设有利于消除边界模糊带来的不良影响。

1.3标准化是管理的重要手段

首先，标准化是经济全球化的通用语言，是安全、环保、质量、资源节约等公共利益的保障；其次，标准化是转型发展、科技推广的重要载体，是整合资源的重要媒介；最后，标准化是政府、企业、消费者间的润滑剂，是实现企业管理科学化的战略工具。建立采购服务标准化体系，可在采购服务全过程范围内获得服务行为的最佳秩序。

2.采购服务标准化体系的结构

2.1采购服务标准化体系构成

2.1.1通用基础标准化

该体系由采购服务过程的通用规范、数据与资源、VI标识、上墙标准等组成，在采购服务管理过程中作为其他标准的基础，具有广泛的指导意义。

2.1.2服务提供标准化

针对采购服务标准化领域中需要协调统一的服务事项而制定，是直接规范采购服务与管理等方面活动的适用标准。采购服务提供标准体系主要对采购服务部门提供的服务行为进行技术上的规范，包含采购服务流程梳理、制定作业过程标准并发布、实施。

2.1.3服务管理标准化

按照全过程、各环节控制的原则，以制度管理为核心，梳理、制定作业管理标准并发布、实施。包括业务检查制度、业务培训制度、事故调查制度、应急处理制度等所有管理制度进行全面规范，为采购服务标准化体系建立提供全方位的制度保障。并对采购服务过程中涉及的关键环节和因素进行管理和控制，保证采购服务标准化体系的顺利运行。

2.1.4服务工作标准化

该体系是在服务提供标准化体系和服务管理标准化体系共同制约下制定的，是针对所有岗位职责制定岗位作业要求。包括业务检查制度、业务培训制度、事故调查制度、应急处理制度。该体系规定了每个岗位节点“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度”、“有谁来考核监督”以及“与相邻岗位有什么关系”的标准，做到“岗岗有标准规范，人人按标准履职”。

2.2采购服务标准化体系结构

采购服务标准化体系包括：通用基础标准化、服务提供标准化、服务管理标准化和服务工作标准化四个子体系。其中通用基础标准化是各个子体系的基础，服务提供标准化和服务管理标准化则是行为技术和管理制度的标准化要求，服务工作标准化是在服务提供标准化和服务管理标准化的约束下形成的作业要求标准化。因此，采购服务标准化体系的结构如图1所示。

图1采购服务标准化体系的结构图

3.采购服务标准化体系的建立

3.1采购服务全过程及工作内容

根据电网企业采购服务的工作特点，采购服务工作的全过程包括：

3.1.1采购业务承接

采购服务业务经营情况、合同签订等。

3.1.2采购计划管理

采购计划填报及管理、采购需求填报及整合、采购项目进度（含计划等）。

3.1.3采购项目准备

采购方案编制服务、采购文件编制服务、采购项目符合性核对等。

3.1.4采购项目组织

采购公告发布、采购文件发售、现场踏勘/预备会议、澄清及修改、专家抽取。

3.1.5采购项目实施

接收标书、开标、评标准备、组织评标会议（评标现场工作指引和评标专家工作指引等）、发布中标信息、质疑与投诉处理、采购资料整理移交服务等。

3.1.6采购服务费用

标书费收取、采购及专项服务费收取、费用统计分析、保证金退还。

3.1.7资源调配管理

采购资源（会议室、住宿、用餐和用车等）实时情况展示、分类统计、资源调配管理等。

3.1.8评标基地管理

评标基地服务流程管理、评标基地现场标识管理、评标基地行为准则、评标现场监控等。

3.1.9评标专家管理

评标专家入库、抽取、培训、评价等。

3.2采购服务标准化体系要求

采购服务标准化体系要求对采购服务管理全业务、全流程的梳理，对作业过程标准、人员服务标准、作业环境标准、作业管理标准等进行系统分析和研究，提取各个环节关键的信息数据建立采购服务标准化模型。按照结构合理、层次清楚、配套完善、简便适用的要求，建立包括服务基础、服务提供、服务管理和服务工作的采购服务标准体系。

3.3采购服务标准化体系的建立

3.3.1标准化体系建立的步骤

采购服务标准化体系建立的步骤如图2所示。

图2采购服务标准化体系建立步骤

3.3.2标准化体系建立

（1）建立健全采购服务标准体系框架。

（2）对相关部门的采购服务项目和环节进行梳理，提出标准制定目录，力争达到标准全覆盖。

（3）编制采购服务手册、评标基地服务手册和评标专家工作建议书。根据各自工作性质和特点，编制采购服务相关的工作手册和指导文件，组织论证，征集意见，修改完善。

（4）按照结构合理、层次清楚、配套完善、简便适用的要求，处理好标准化与特色化的关系，建立包括采购服务通用基础标准、服务提供标准、服务管理标准和服务工作标准的采购服务标准体系并审定发布。

（5）根据采购服务数据辅助决策和资源调配管理的需要，编制数据和资源可视化功能需求规格书，为探索机器人评标和智能评标奠定基础。

4.采购服务标准化体系的实施

4.1实施方式

采取多种形式，对发布的采购服务标准化体系进行宣传贯彻和培训，促使相关部门工作人员掌握相关标准体系，具备一定的标准化知识。

4.2实施管理

全面实施标准化体系，加强实施管理。在标准化体系的框架下规范服务、完善标准，培养良好的行为习惯，将标准化服务变为自觉行动，同时做好标准实施的相关记录。结合工作实践，针对体系中存在的问题进行调整，完善采购服务标准体化系。公司标准化体系实施对采购服务管理的支撑原理如图3所示。

图3标准化体系实施对采购服务管理的支撑原理

4.3问题反馈

指定专人负责定期对采购服务工作人员进行标准化体系的宣贯培训，收集标准化体系实施期间反馈的问题，并进行整改。

4.4内部审核

集中开展内部审核工作，对采购服务标准化工作实施情况进行检查、指导和督导。开通内、

外部监督渠道，及时发现问题，及时修改调整；做好采购服务标准化工作实施情况检查记录和问题处理记录；建立采购服务标准化工作持续改进制度，确保采购服务标准体系的有效性，切实提高标准化的实施效果。

5.结语

采购服务标准化体系的建立，规范了采购服务过程的行为、制度和方法，大幅提升了采购工作效率，有利于规范采购活动，减少人为错误，提升采购质量，有助于提升采购精益管理水平和专业服务能力。并能整合采购计划，强化供应链“集约、规范、高效”的运营能力，有利于实现集约化规模效益。

（作者单位：南方电网物资公司）

参考文献：

[1] 张明兰.标准化与标准体系,[DB/OL]https://wenku.baidu.com/view.html,2018-08-04

[2] 李扬,乔宝良,林霖.我国采购服务标准体系初探[J].中国标准化2013，438(3):88-92