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企业采购管理信息化方案设计与保障研究

2022年05月09日 作者:王雁馨 打印 收藏

  【摘要】企业的发展离不开后勤保障。企业采购对企业的健康可持续发展具有重要重要意义,本文介绍了企业采购管理信息化建设的概念和实施方案。

  【关键词】采购管理;信息化建设


  伴随着互联网崛起,企业办公信息化程度越来越高。为顺应时代发展,很多企业开始加强信息化建设项目,企业采购管理的电子化也越来越受到重视。采购信息化是我国企业采购管理发展的大趋势和重要方向,企业采购管理信息化研究已成为建设现代企业的重要内容。


  企业采购信息化设计方案


  企业采购管理信息化综合规划

  原则和目标:在了解企业整体战略布局的基础上,从信息化的角度,充分考虑采购管理信息化需求,确保企业实现全球信息化和互联互通,提高整体效率。

  具体包括:针对实际需要,操作界面简单易上手;可随采办活动需求变化而调整,后续系统可升级;访问日志可控, 确保网络安全。

  总体规划设计

  一是提高信息管理意识,搭建信息管理平台,在采购管理过程中充分利用材料和服务采购、存储和分发的数据信息,从业务层面、内部控制和外部控制等方面对数据进行全球规划和分析。

  二是采购信息管理要构建企业全面的运营管理平台,建立企业全面集成的运营管理模式,建立完善的企业运营内控机制。


  优化完善的建议方案


  报价必须公开、公正、透明

  企业采购时一般会委托第三方招标公司。在资金范围内进行竞争性招标和谈判,灵活运用各种采购方式,降低采购成本。这一过程中,由于企业掌握的供应商和供应渠道有限,在组织竞标时,无法广泛告知潜在供应商,使不少有竞争力的优质供应商无法参与竞标活动。在信息化条件下,公司组织竞标活动,获取的信息量更大,扩大了供应商范围,相关工作可以在线上完成,既保证了公开、公正、透明,又提高了工作效率,提高了竞标质量。

  电子采购系统页面设计合理

  电子采购系统页面设计要清楚明了,严谨科学。在这个平台上,潜在投标人通过访问完成一系列工作,如获取信息、注册登记、咨询交流、下载和提交招标文件以及处理后续事项。整个招标过程以电子文件的形式存储。

  线上投标各环节流程顺畅

  系统中招投标各环节科学严谨,要求明确。相关公开信息包括参与者的详细信息要全面、直实,应该公开的全面公开。系统存储系统要记录保存所有的文件和数据,并确保安全。进一步规范招标流程,每一次竞标结束,认真对各环节工作进行总结回顾。通过对数据的分析和对比,及时发现不正常情况,堵塞围标和串标的漏洞。同时,对投标人全面评价,记录存档,营造公平公正公开的竞标环境。

  降低运行成本

  完善和更新线上投标系统,所有竞标活动线上进行,减少沟通环节,降低纸张等耗材成本,公司和供应商的招投标成本全面降低,节省社会资源。

  保证系统可靠性和信息安全

  这是系统正常运行的基础。电子投标系统要确保公开信息的真实有效,维护竞标人的信息安全性。

  加强与各部门系统的连接整合

  系统内部各环节紧密链接、互联互通,自动识别和传输,自动生成报价汇总表、报价评估报告和中标通知书等文件,提高工作效率。如果业务流程涉及公司其他部门,要建立与相关部门的连接,整合部门力量,形成合力。


  企业采购管理信息化的实施


  编制项目:做好项目规划和实施的各项准备工作,组建负责采购信息化工作团队、购买所需的软硬件设施,制定运行管理制度,理顺和各部门的关系,召开相关会议,统一思想,赢得支持。

  有效衔接:对现有招标业务流程进行全面梳理,根据法律法规和行业规范,制定公司信息化采购实施规范、管理办法和验收标准,各环节规范化管理,增强公司管理层和业务人员的系统观念,使各环节配合顺畅。

  系统设计:在与公司各环节有效衔接的基础上,科学设计线上采购业务流程,根据需要并适当超前,完善开发和解决方案,为系统的实施做准备。

  在线测试:系统准备就绪后,接续进行在线测试。通过测试了解运行情况和在线环境,及时发现漏洞,有针对性地进行完善,并对相关数据进行调整。

  持续支持:线上运行后,密切关注运行情况,对发现的问题及时反应,有针对性地进行系统优化改造。


  公司采购管理信息化建设保障措施


  提高信息化意识

  公司管理层要转变固有观念,提高对信息化建设重要性的认识,不断加大信息化建设的投入。在保证系统安全的前提下,合理增加满足信息化建设要求的硬件,购买大量利用率高、可操作性强、安全指标稳定的软件,促进业务信息化建设,提高信息管理效率。

  修改完善相关制度

  从信息化建设的需要出发,制定和修订了相关法关管理制度,调整岗位职责。特别是增强法制意识,建立健全岗位责任追究制度,保障采购管理信息化建设的顺利实施。

  严格监督管理

  为确保招标工作的公平、公开和透明,整个招标工作由财务和相关部门监督,根据需求,部门内关键岗位人员可以进行定期轮换。

  注意验收和质量保证

  招标的信息化提高了时效性,是招标工作的一大提升,但不能忽视采购后的验收,特别是出现问题后的退货、更换和回收。服务要素的验收必须由需求部门、企业部门、供应部门等共同开展。服务合同的验收报告必须作为结算费用的依据对工程项目实行动态管理,制定详细的工作计划,将工程的实际进度、质量和成本与合同约定的目标进行对比分析,采取措施实现合同目标;重点关注工程变更、工程暂停竣工、工程延误、费用索赔、合同纠纷、违约等问题;定期验收报告应作为结算费用的依据。

  推进采购管理信息化

  企业采购管理的信息化是现代企业管理的重要内容,也是一项长期任务。一是要高度重视信息化建设,加大软硬件建设投入,培养信息化建设人才,对系统持续进行调整完善,树立企业品牌形象,促进企业战略目标的实现。二是注重采购平台建设。采购平台是展示企业形象和内含的平台,采购行为反映企业的实力和发展理念。平台管理要由优秀团队负责,及时进行升级调整。三是建立供应商信息数据库。采购信息化平台实现了企业与供应商之间的信息共享和互动,企业可以便捷地掌握供应商提供的资质和产品信息,包括产品类型、规格、产地、价格等。供应商可以及时捕捉需求信息,并及时跟进。企业可向存储在信息平台上的所有供应商提出采购需求,方便供应商根据其库存情况进行响应。在此基础上,双方相互选择。四是注重信息存储。企业和供应商的每一次行动和信息都将其记录下来,并将其存储在平台的历史订单下,便于大数据管理。


  结论


  企业采购管理信息化对实现企业发展战略具有重要意义。方案设计要符合企业发展规划,系统内各环节紧密衔接。要及时调整提升,注重人才培养,优秀团队负责平台工作。要加强线上运行监测,严格监督管理,发现问题及时纠正和处理。

责编:彭淑荣
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