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【摘要】招标文件在招标采购中起着至关重要的作用，招标文件严谨与否直接影响后续采购活动的实施效果。本文简要介绍了笔者所在公司的招标文件范本管理与应用，提出了招标文件范本的优化路径。
【关键词】招标文件范本;代理机构
我国的建设任务分配方式逐步从行政手段分配变更为招投标方式，在此过程中经历了非招标采购方式到招标采购，逐渐形成了规范的招投标制度。除了法律法规的保障以外，招标文件在整个招标过程中起着重要作用。近些年，招标文件范本的应用为招标事业的发展有着深远的积极影响。
招标文件范本产生背景与形成
传统的招标文件编制是在国家发布的相关行业招标文件范本的基础上，结合所要采购标的物性质及特征进行选用，项目经理根据特定的标的物对招标文件范本进行修订。编制招标文件对招标文件编制人员的专业能力具有较高的要求，而且由于招标文件编制人员编制招标文件的能力不同，对同一标的物就可能存在不同要求、不同评审标准的招标文件。实践中，供应商参与投标就不得不花费大量的成本去适应不同的招标文件;招标代理机构也要耗费大量精力应对由招标文件编制引发的提问、质疑;对于招标人来说，不时也会遇到采购标的质量没保障或项目由于招标文件缺陷导致采购任务没法按时完成而影响生产经营。因此，招标文件范本的持续优化、细化对招标采购的各方主体来说都是有益的。
招标文件范本的形成是通过编制同类标的物招标文件的基础上，优化整合后形成招标文件范本，最后由不同行业、不同标的物的招标文件范本组成招标文件范本库，这项工作是招标文件范本管理的基础、重点工程。范本库的构成不但要求参与范本编制人员招标文件编制水平高、专业性强，而且对专业种类和参与人员的数量需求巨大，耗时也较长。范本库需要进行动态管理，如果政策或制度有所调整，需要及时对招标文件范本的相应条款进行修改和完善。
招标文件范本对招标项目的影响
招标文件范本的编制以及应用对整个项目的实施起着重要的保障作用，具体体现在以下几个方面：
随着招标采购方式的全面推行，招标代理机构如雨后春笋般发展起来，大量未接触过招投标的工作人员进入招标采购领域。因此不管是招标代理机构还是从业人员对招投标法律、法规不够了解，政策掌握不够透彻，在招标文件编制环节中会遇到不少问题。招标文件编制时，有的招标文件甚至将工程、货物、服务的不同标准要求进行了错配，严重影响了招标项目采购的进行。招标文件范本的应用将极大缓解这一窘境，招标代理机构可以结合招标文件范本和工作实际，在综合考量各类标的物特点及项目具体需求的基础上编制招标文件，从而不断提升招标代理机构采购的专业化、技术化水平。
招标文件范本可以在大的采购主体(如省、央企)内实现统一的采购标准，对采购主体内形成采购的集约化、规模化起着重要的作用，尤其商务部分的投标人须知、评标办法、采购合同以及报价格式等进行统一后，可以避免文件出现低级错误;针对技术部分(施工组织设计、供货要求、服务要求)等原则性条款进行统一描述，可以在采购主体内实现同一标的物的标准化采购，在便于招标人管理的同时，也大幅降低了招标人及招标代理机构通过设置排斥条款限制潜在投标人的情形出现。
因招标文件存在问题而导致废标、引发质疑投诉的情况，在实践中屡见不鲜。故而招标文件范本的制订往往会更加科学和严谨，范本内容更加全面客观、技术标准科学准确、评分标准可量化。招标文件范本可以有效减少招标文件的重大缺陷和歧义，在一定程度上提高采购效率和质量。
招标文件范本的积极影响不言而喻，但招标文件范本在应用中也存在着不足，具体表现在：招标文件范本是针对行业高频采购标的物而产生，具有专业化、标准化，但同时也存在机械化的一面。招标文件范本的应用，特别是在特定采购主体内实施，必然面临范本贴合度不能完全体现采购意图，评标办法千篇一律，对标的物的评价不能做到完全的对应。这样就会面临虽然招标文件、采购过程均依法合规，但设定的条件与采购项目的具体特点和实际需要不相适应，无法契合采购人的需求，严重影响采购效果。
国家能源集团招标文件范本库的建设与管理
笔者所在的中国神华国际工程有限公司(以下简称“公司”)作为国家能源集团(以下简称“集团”)的下属子公司，是集团内唯一的招标公司，同时也负责全集团所有招标业务与招标文件范本库的建设与管理，以及集团招标文件范本编制、迭代与成果的应用。集团招标文件范本库采用制度化、标准化、信息化和智能化的“四化”思路建设。招标文件范本按照金字塔原则进行搭建，从塔尖到底层依次为标准文本、实操标准文本、行业范本、招标文件四个层级。
标准文本是根据国家目前《招标投标法》《招标投标法实施条例》和各行业主管行政部门发布的招标文件范本编制而成。标准文本通常可划分为施工总承包、施工、设备(一般设备、专业设备)、材料(通用物资)、设计、监理、勘察 、服务八类。国家或部委级制度招标文件管理体系由八类标准文本组成，八类标准文本的编制需要依据国家的法律法规或部委的规章制度进行。标准文本依据公开招标、邀请招标、综合评估法和经评审的最低投标价法，从招标形式和评标办法两个维度衍生出32类实操标准文本。在标准文件框架下搭建实操标准文本框架，同时结合企业实际进行了必要的补充和完善，以用于实际招标操作使用。八类标准文本是招标文件的母本，是招标文件校准与衍生的基石，在标准文本基础上生成的实操标准文本可以对行业范本和具体的招标文件起到直接的指导和修正作用。国家、行业或集团针对招标采购有政策或规定发生变动，项目经理只需要在实操标准文本上修改，所有行业范本和招标文件均会同步修改，不需要逐本进行修订，不会存在对国家、行业或集团规定响应滞后的情形。
通过实操标准文本管控招标文件，既保证同一标的物招标文件的评标标准在集团范围内的统一和规范，也降低了低级错误和管理缺位情况的发生。在32类实操标准文本基础上，加入行业的资格条件、评标标准和方法、合同的范本即形成集团各行业的范本。
目前集团根据业务需求共划分了煤炭、火电、风电、水电、光伏、铁路、公路、港口、航运、建筑、煤化工、综合办公、信息化及其他行业版块，各行业分别制作了各自的行业范本文件。由行业范本文件构成了整个集团的招标文件范本库，公司对范本库进行动态的管理。
在编制具体招标文件时，项目经理先选择所属行业标的物的招标文件范本，然后编制四个文件，分别是标的标的物变量表、技术要求、合同以及专用报价表，编制完成后将四个文件上传至范本编制系统，根据录入的内容，系统即时形成针对具体项目标的物的招标文件。项目经理预览后，根据标的物的具体特征和招标人的采购需求对招标文件进行具体调整，若是实质性变更，需要进行审批备案，以保证招标文件重要环节的监管。在调整完毕后，形成成形的招标文件。整个工作量较纸质招标文件以及范本系统初期大幅降低。
此外，集团的招标系统针对评标报告也有相应的模板，从公告时间、售标情况、开标记录以及投标文件雷同预警等重要信息，都实现了智能提取到评标报告中。整个招标文件范本以及评标报告模板的应用大幅降低了项目经理在整个招标流程的工作量，同时也大幅提高了整个招标工作流程中各项工作的精准度。
集团招标文件范本的产生与发展，依靠的是内、外部专家的合力编制，顶层设计的支持与推广，每年针对范本需求进行调研，不断更新范本库，同时还有智能化、信息化的系统作为范本产生与应用的载体，提供了必不可少的支撑。在招标文件范本全面推广与应用后，整个集团的采购周期大幅缩短、一挂失败率大幅降低，同时，由于招标文件所导致的废标情形也基本杜绝。
招标文件范本的完善之路
在电子招投标基本普及的当下，各采购主体对招标文件范本也有了更高的要求。招标文件范本应全面结合当今电子招投标的采购模式进行相应文本的更新，文本也要保留传统招投标的规定作为相应选项以备用。招标文件范本的完善还需要各方的参与，招标人结合工作实际，对范本的相应规定提出个性化完善;招标代理应结合招标人的需求和评标积累的共性问题，有针对性地定期组织专家对招标文件范本进行修订更新。
对招标文件范本库应采取动态管理措施，上级机构以及维护人员应针对最新的法律法规及时对招标文件范本进行更新融合，保证招标文件范本与时俱进。范本库的发展也要朝着人性化、简易化以及实用化发展，使招标文件的编制实现标准化、流程化。
要真正完善运用好标准化招标文件范本，编制出符合项目特点的招标文件，做到不僵化、不违法违规，根本上还是需要招标代理机构加强自身队伍建设，提高从业人员专业能力，定期、按需组织从业人员进行业务学习，同时依托协会建立相互交流学习的平台，针对不同从业人员的水平和能力，分步骤开展不同内容的学习活动，促使从业人员走专业化而非流程化的道路。
总结与展望
招标采购活动中，招标文件是整个采购活动的核心文件，既是投标商准备投标文件和参加投标的依据，又是招标人与中标人签订合同的基础。招标文件的编制工作是参与招标的各个主体十分关心的内容，不论从理论还是实践经验来看，招标文件范本的编制和应用，是一项招标采购主体标准化、制度化、法治化管理的工作，凝聚了各行各业的知识、经验和共识。只有这项工作做深、做实，招标采购才不会因具体采购人员的变动而导致采购的质量与效率出现差异。
总之，在使用招标文件范本的前提下，经过采购人员认真编制审核、推敲的招标文件，必然是逻辑严密、文字简洁清晰, 内容规范全面。因此做好大力推广使用及更新招标文件范本是一项持续长久的工作任务。
参考文献：
[1]李海华.国家能源集团招标文件管理系统研究[J].招标采购管理,2020,2.
[2]姜薇.政府采购招标文件标准化的实践探索[J].中国政府采购,2019(11):33-35.
