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新形势下高校采购能力提升的探索与实践

2021年09月08日 作者:花永盛 王林军 王瑞 打印 收藏

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  随着中央全面深化改革委员会审议通过《深化政府采购制度改革方案》,各地均在描绘政府采购改革蓝图,推进政府采购各项改革工作。高校采购作为政府采购的组成部分,亦应积极探索,充分理解WTO政府采购协定(GPA)“非歧视性”和“性价比”两大原则的意义和要求,以完善采购内控体系为着力点,以优质优价采购结果和师生满意度为导向,建立有效落实财务预算机制的采购管理体系,充分利用信息技术提质增效,加强采购廉政风险防控,高效服务于一流大学建设。

  上海大学在调研国内高校采购模式和现状的基础上,围绕落实采购人主体责任,规范预算支出行为的要求,以“智能采·上大招”为采购管理理念,实施“功能三采”,即在“智能+”技术支撑下实施采购严内控、采购新基建、采购出绩效的工作举措,在高校采购的机制和理念上进行了有益的尝试和探索。

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  采购严内控

  高校采购有其固有特点,采购规模大、品目广、采购需求独特,并广受关注,因此高校采购活动的规范开展离不开一套健全的采购制度和内控体系,既要严守内控,又要破解采购规范和采购效率的矛盾,将风险防控和采购效率有机结合。

  采购制度建设

  据调研,各高校均依据国家和地方法律法规建立完善了校内的采购管理制度体系。以上海大学为例,我校以采购管理办法作为纲领文件,配套若干实施细则和内控制度,如修缮工程实施细则、图书采购采购细则、自主采购相关细则以及代理机构、供应商、专家库管理细则,形成了“纲领、指导、操作”三个层次的管理制度体系,确保采购管理全覆盖、全方位、全流程。通过建章立制,解决两个关键问题:一是准确界定和分解采购人的主体责任,梳理责任内容、责任落实途径和方法,明晰校内各实施归口管理部门的职责,使项目从立项预算申报、采购需求管理到履约验收、绩效评价各环节管理职责清晰,衔接顺畅;二是明确和规范采购组织形式、采购方式、采购程序及监督管理,同时聚焦政府采购限额标准以下的自主采购制度创新,让所有采购流程都有章可循、公开透明,着力实现规范和效率的平衡。

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图1 采购管理信息平台

  采购内控建设

  高校采购一直被列为廉政风险防控重点领域,除了完备的制度体系,内控体系建设绝不能缺位。我校在内控建设上重点把控三个方面:分岗设权的部门组织架构和岗位设置、分级授权的采购实施(包括采购需求审定、采购方式确定等)以及院系层面采购治理与建设。采取的措施主要有基于岗位不相容机制之上的分事行权岗位设置、采购实施上的分级分类审核等风险识别和防控。

  高校采购管理部门的组织结构和岗位设置上,一般有三种模式:第一种是按项目类别设置货物与服务采购科、工程采购科和综合管理科等;第二种是按采购方式设置公开招标组、自主采购组、零星采购组等;第三种是依照业务流程设置项目管理、招标管理、外贸管理、合同管理等岗位。因其设置和职责划分清晰,多数高校采用第一种。后两种也各有优势,如有利于全流程监督,效率高,通过定期轮岗能够快速提升采购队伍能力等。

  在采购实施方面,须全面梳理各环节内控点,制定权力运行和廉政风险防控手册,主要的内控点包括采购方式的确定、代理机构的选取、采购需求的编制与审核等。要按照几种法定采购方式的适用类别、适用情形等确定采购方式,变更采购方式要通过集体决策,按政府采购变更手续实施。关于代理机构的选取,建立项目分配机制,在依据项目特点和代理机构专长的基础上借助信息技术抽取,避免人为因素干扰。逐步推进院系采购治理,制定采购红线和负面清单,既要把采购自主权用到位,又要担负起自主管理责任,同时避免将采购责任简单转嫁,一放了之,而要注重服务上的加乘,积极推行采购专员制,派专人联络各院系的自主采购工作。

  采购新基建

  目前,国家发改委明确了新型基础设施的范围和内涵,新基建必将成为我国经济社会发展的催化剂和加速器,在大数据、人工智能等领域发挥乘数效应。我校把新基建理念应用到搭建全流程采购管理“软平台”和配套的标准化电子开评标室“硬设施”等基础信息化建设上,期望与采购管理融合并提供关键支撑。

  打造采购管理信息平台

  一流的采购机制需要与互联网、大数据等现代信息化手段结合,才能有效落地执行。通过精准的需求分析、持续的业务流程再造和优化,建设集多种采购类别、多种采购方式为一体的采购全流程信息化管理平台和信息发布平台是各高校的重点目标,这也符合GPA对政府采购信息公开透明的要求。采购管理信息平台的建设应纳入学校一网通办应用框架和统一数据平台,与人事信息、财务信息、资产信息、统一身份认证无缝对接,实现PC 、移动端互联互通,而非简单将分散的模块或系统一堆而就。具体如图1所示。

  高校有不同的管理体制,因此要在适配自身特点的基础上建设。我校采购管理系统已有几年的建设实践:一是实现了全流程线上操作,采购管理人员、采购用户师生、采购代理机构、监管部门等各方在线信息交互,所有采购数据留痕存档,可查询、可追溯,破解线下操作繁冗沉疴,保证采购工作阳光透明;二是依托学校数据治理顶层设计,纳入统一数据中心平台,消除信息孤岛,实现预算管理、论证管理、采购管理、合同管理、绩效反馈、资产管理的全链条信息有效传递和数据共享,提升财务部门、招采部门、资产部门等各部门的信息交互能力和综合效率,联动调节资源配置,有效规避重复购置。

  建设配套硬件设施

  为确保招标工作的严肃性和保密性以及公平、公正原则,我校还配套建设了电子化开评标室、监标室和询标室等硬件保障体系,在竞争性谈判、竞争性磋商过程中,实现评审专家与供应商不见面谈判和磋商,监管部门现场或远程监督开评标过程,有效规范招标流程,规避政策风险。支撑招标代理机构驻校服务,用户老师也不必奔波于各代理机构参加评标。

  采购出绩效

  考量高校采购成效的标准很多,其中最大程度提高师生便利度和采购结果满意度是一个重要依据。这需要不断提高采购精细化管理,构建队伍常态化学习机制,精准服务学校各项事业的发展。

  落实“放管服”,提升采购效率

  除了积极响应科研经费急需采购免于招标等“放管服”政策外,我们还建设了零星采购综合智能竞价平台,该平台由“竞采星”竞价平台和“上大慧采”“上大晨光”“上大喀斯玛”电商平台组成,连接学校、供应商和电商,老师足不出户即可一键采购,让师生实惠采、便捷采、安全采。推出政府电子集市采购统一结算报销业务,解决报销繁琐痼疾,采购效率平均提升了30%。推出年度采购回顾等多维度、个性化的采购数据可视分析与应用平台,为学校决策提供大数据支持,提高采购治理能力。

  高校采购工作的一个难点是政府采购限额标准以下的项目采购方式匮乏,规范和效率难以兼顾。为了解决这个突出矛盾,一些高校建立了颇具特色的自主采购方式,如中山大学的“快速采购”、清华大学的“网上比价”等。我校针对10-50万元货物和服务项目也创新设计了“上大迅采”快速采购方式和信息平台,其有几个显著特点和优势:(1)采购过程公开、透明、可追溯,解决原线下三方比价形式的信息不对称问题,规避廉政风险;(2)契合GPA政策导向,实现供应商充分竞争,激活中小微企业参与竞争的活力;(3)在吸收招标采购法理的基础上优化流程,快速实施,大大提高采购效率,平均采购周期缩短20%以上;(4)计算机智能辅助评审,嵌入用户初选机制,充分尊重和保障科研人员的采购自主权,极大提升了师生的便捷性和满意度。

  部门联动,推进预算精细执行

  采购工作是高校资产全流程管理链条上的一环,需要各部门联动,推进预算编制与执行精细配合。我校从三个方面进行了改进:一是深入院系宣讲交流,加强基层调研,为院系自主采购提供优质供应商等信息支持,“问诊”采购预算与计划执行难题,助力推进院系采购治理工作;二是建立部门间工作例会和协商机制,形成管理链条有效联动和衔接,最大限度简化校内审批流程;三是建立部门间柔性工作机制,互派人员,提升各方专业服务水平。

  加强队伍建设,全面提升采购能力

  高校采购工作是一项专业性、技术性较强的工作,需要加强针对性学习,通过参加专业培训和研讨,邀请专家交流、讲座等形式不断提升采购人员业务水平和服务学校重大重点建设项目能力。我校在二级单位设置了“采购管家”,选择热爱和熟悉采购管理工作并具有采购监督管理工作经验的在编在岗职工,参与采购工作的对接联络、信息反馈、宣讲培训等,有效推进采购政策和采购计划的落地执行。

  采购部门除了作为服务和管理部门,更应是一个研究部门。为此,我们借助综合性高校的学科和智力优势,与经济学科、管理学科、工程学科等多渠道建立交流、学术合作机制,将采购部门作为学生的实践和研究基地,加强理论与实践融合,深入研究和探讨前瞻性问题,探索采购工作新方法、新思路、新模式,打造智能采购,营造良好的三全育人氛围,为高校采购工作提质增效。

  结语

  高校采购管理工作正处于创新探索的大潮中,从“放管服”的落实到“互联网+政府采购”的推进,再到“智能+”的部署,机遇和挑战并存。“互联网+采购”改革是一场革命,更是大势所趋,高校采购管理部门要深刻理解发展和改革释放的信号,建立科学合理的内控制度体系,并与信息化智能技术深度融合,才能实现高校采购的科学、有效管理。当前,我校在“智能采·上大招”采购理念的指引下,围绕采购过程管理开展了有益的实践,但在实现采购管理与预算管理、资产管理全方位一体化、进一步发挥采购数据分析挖掘和决策支持的潜能、采购各方的智能在线交互、计算机智能评审以及打造全方位的采购防火墙等方面仍需要持续用力。

  “十四五”期间将是高校高质量发展的关键时期,科创中心、交叉平台、科研高地等大平台和学科建设的推进对采购机制、管理创新、专业服务、信息赋能、内控建设等方面均提出了更高的要求。如何提高采购管理水平和服务水平,对接服务学校战略发展,是我们面临的共同课题。

  参考文献:

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责编:戎素梅
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