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招标业务数字化转型在油田公司的实践及应用

2020年12月10日 作者:王萱凝 杨锋 吕行 陈学方 打印 收藏

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  随着信息化产业的蓬勃发展,电子招标以其高效、透明、环保的特有优势逐步取代传统招标,成为业态发展的最新潮流。2016年8月,为主动适应“互联网+招标采购”趋势,推动行业转型升级,引领招标工作快速健康发展,中石油集团公司上线运行电子招标投标交易平台(以下简称“交易平台”),四年以来,通过试点先行、定期完善、逐步推广,基本实现了34家内部招标机构电子招标项目全流程线上运行,招标质量效率得到了极大的提高。

  由于交易平台初期的功能设计以招标业务实施为主,招标管理工作暂时依托其他系统(中石油物资采购管理系统、合同管理系统、ERP系统等)及线下人工统计,实施环节的成效凸显同时使得各下属单位对于深化电子招标大数据成果应用、实现管办衔接提高管理质量等方面的需求日益迫切。

  招标业务数字化转型实践

  2019年,中石油集团下属新疆油田分公司以问题为导向,结合自身工作实际,梳理招标业务全链条工作界面及管理需求,以设计交易平台辅助工具软件的方式,进一步扩大招标业务数字化在本单位的应用范围及深度,取得了良好的成效。

  (1)需求分析

  厘清招标管理实施界面,解决“管弱办强”。新疆油田招标管理部门人员较少,招标委托由各二级单位自行以线下方式交办招标机构,归口管理薄弱,需要借助信息化手段明确固化管办流程,提高工作效率。

  减少分散招标,推进集中集约。招标项目数量多,同类项目名称多样,缺乏共性标识,人工合并工作量大,需要借助信息化手段建立共性标识,推进集中集约招标。

  细化评审专家信息,提高专家管理质量效率。评审专家履职管理、评审费发放管理等存在多系统切换及线下操作工作量,需要借助信息化手段提高专家管理质量效率。

  推进统计标准化,提高统计工作质量效率。各相关单位存在对统计分析指标、计算公示的理解差异,数据比对口径不一致现象,需要借助信息化手段提高统计工作质量效率。

  (2)转型思路

  推进标准化。利用工具软件固化统一工作流程,确保工作流程实施标准化;嵌入各类招标方案、文件模板,确保文件模板应用标准化;明确交易平台各节点操作,确保全流程招标电子招标业务实施操作标准化;串联全流程数据链,确保全流程数据名称、采集路径标准化。

  提高质量效率。利用工具软件自动采集全流程数据,提高数据采集效率,确保数据准确性;实时查询项目进度,便于招标人、投标人、机构、监管部门掌握招标信息;自动生成各类统计报表,形成基础数据库,筛选条目自动完成定制表单;线上管理业务相关各类费用,缴费收费退费线上提醒,各类费用表单自动生成;线上管理业务相关各类费用,缴费收费退费线上提醒,各类费用表单自动生成;线上完成资料移交归档,相关资料自动采集、一键打包、线上移交;线上完成招标方案审批流转,提高招标管理效率及与业务实施的无缝对接;智能实施招标项目,RPA机器人根据项目各节点时间自动操作交易平台。

  (3)辅助系统技术特点

  架构先进:主体架构采用SpringBoot技术,数据层通过Mybatis持久层框架确保对Oracle12C的支持,通过MVVM视图模型,有效进行数据、业务及展示的分离。通过构建微服务架构,支持业务结构纵向与电子招标投标交易平台融合,横向与合同管理/物资采购2.0/ERP融合,支持多系统的互联互通以及数据自动化汇聚与采集。

  数据汇聚:数据汇聚采用RPA机器人流程自动化技术,该技术适用于重复性、有固定规则、跨系统的场景,模拟人的操作步骤完成既定工作;可优化工作流程及标准,提高工作质量,增强数据质量,提高分析水平,同时每个任务和步骤都可以被监控和记录,满足合规审计需求;无需复杂的系统集成或者庞大的硬件支出。

  操作便捷:沿用电子招标投标交易平台界面风格,以简单、直接、高复用的设计理念展开UE/UI的交互体验设计。操作方面通过串联招、投、开、评、定全流程,确保业务工作顺畅衔接,操作便捷。

  多端应用:系统支持PC端、微信服务号以及移动H5端,符合IT行业最新的W3C标准以及微信服务号等第三方终端规范,通过Json统一接口定义确保多端应用数据及业务的统一性,针对各个端提供数据的实时交互,扩展招标管理辅助系统的应用场景及使用范围。

  安全稳定:系统采用前后端分离技术,业务接口通过非对称加密方式确保数据连接的安全性。用户中心通过中石油数据中心统一认证机制解决账户安全问题。系统部署通过配合DMZ区域进行内外网环境的有效统筹和隔离,提高数据安全交互,确保系统稳定运行。

  (4)辅助系统功能简介

  电子招投标辅助管理信息系统(electric bidding management assistant system,以下BA系统)需要通过计划管理、招标方案及招标文件管理、项目信息管理、统计分析、评审专家管理、投标人资信管理、“中油新投”微信服务等七个模块完成整体电子招标管理辅助系统功能。

  委托计划管理。BA系统以招标委托计划为工作流转的源头和信息反馈的依据。招标人按照物资60大类8位码、工程服务8大类260小类分类招标需求,编报招标计划。委托计划流转至招标机构后,系统根据编码自动指派工作任务,机构人员利用系统将同类编码的共性招标计划进行合并。

  招标项目相关信息通过BA系统的招标委托计划编号、交易平台的招标项目编码、合同管理系统的招标项目立项编号、物资采购系统的采购方案编号串联。

  招标方案、文件编制审核完成后,按照“班车制”原则,系统自动形成招标实施计划。

  招标方案及招标文件管理。共性招标项目形成的框架招标计划,流转至多个招标人中的牵头单位组织编写招标方案,个性化招标项目流转至招标人编写招标方案。招标方案也可以随招标计划一同流转。招标方案编制审批完成以后,流转至招标机构编写招标文件。

  项目信息管理。相关招标项目信息串联,BA系统根据项目进展情况,从4个统建系统实时采集招标、投标、开标、评标、定标全流程的数据,招标人可以通过自己编报的招标计划实时查询。

  项目完成后,所有招标资料自动打包,招标人可以对应下载。

  统计分析。BA系统自动采集招标管理、实施及合同履约的全部信息,形成数据库,各类表单可以根据统计需求颗粒度从基础数据中自定义生成,大量节省统计报表制作时间及人力投入。

  基于历史招标情况,可以预设分析指标,形成分析图、表,分析历史招标项目类型、中标情况、中标金额、中标单位,为即将发起的招标项目提供招标参考依据。

  评审专家管理。采集评委专业信息、交易平台参与项目信息形成评审专家数据库,项目负责人基于专家在参与评标过程中的表现予以专家履职评价,促进评审专家的公平公正评标;基于评委参评项目自动生成专家评审费用相关表单,提高经营部门费用发放效率和管理质量。

  投标人资信管理。建立投标人信息库,将投标人基本信息(企业资质、经营范围和投标项目相关信息)、中标履约情况(工期、质量、售后)、履约时执行招标人规章制度情况三部分内容收集、汇总、分类。区域招标微信服务号公示所有潜在投标人非保密信息和投标人所投标项目的检验报告、资质证明等,鼓励互相监督,发现虚假信息可以随时反馈质疑。评审专家在评标时查看投标人中标履约情况和执行招标人规章制度情况,帮助提高评标质量和评标效率。

  “中油新投”微信服务功能。数据采集传输、内外网络交互、待办事项提醒、法律规范查询等方式,实现移动端服务功能:招标公告及参与项目进度实时提醒;投标人已参与项目进度查看和待办事项的处理;普及规章制度,规范行为依法投标;公示中标候选人基本信息,实现相互监督;公布投标人违约违规记录。投标人通过交易平台账号及U-KEY,与微信账号实名绑定,确保招投标信息安全保密。

  招标业务数字化转型成效

  (1)BA系统配合交易平台,连接合同管理系统、ERP系统、物资采购系统,招标业务从计划管理、立项审批、项目实施、履约及后评价等全流程覆盖,形成了统一的招标管理、实施闭环线上工作流,界面清晰,可实时追踪,可全程回溯,也为顺畅开展区域电子招标工作搭建了平台。

  (2)数字化转型工作流程严格按照国家法律法规、规章制度和中石油集团公司招标相关管理规定设计,招标业务全流程信息化运行,杜绝人为干预,充分体现“公开、公平、公正”,促进招标工作依法合规。

  (3)BA系统嵌入招标方案、招标文件、框架协议文本285个,方案、文件、协议的编写在系统上以填空、筛选、补充完善的方式完成,全面推进招标方案、招标文件、框架协议文本标准化工作。

  (4)涉及集团4个招标相关统建系统的基础信息数据库建立,指标统计方法固化,大大减少人员统计分析工作量,确保结果准确、可靠、对比性强。

  招标业务数字化转型后期工作展望

  BA系统的发展整体规划将围绕数据驱动应用、数据驱动决策、数据驱动流程、数据驱动产品、数据驱动业务的步骤逐步开展。大数据应用的阶段性划分首先需要遵循移动大数据的3T原则,即数据的实时性(Real time)、数据的使用时机与场景(Right time)、数据的全时全生命周期(All the time),通过构建3T实现招标管理的高效服务。同时在实现招标管理的高效服务的同时,需要充分考虑数据的数量级、多样性、响应速度以及应用价值。

  BA系统在本阶段重点实现了数据的实时性、多样性、数量级以及部分使用时机与场景,满足数据驱动应用以及数据驱动部分决策。下一发展阶段BA系统需要进一步考虑数据的实时性、全时全生命周期,满足数据的响应速度,在满足招标管理的同时为其他相关系统提供必要的OpenAPI数据接口,进一步提升数据应用价值。

  接下来BA系统将以招标管理服务的信息化、数据化为基础,进一步展开智能化升级工作,主要包含四个方面:

  (1)招标文件自动合成:细化、固化招标方案中的关键条款,审批完成后的招标方案通过BA系统将关键条款嵌入到招标文件模板,自动合成招标文件,招标机构人员只做简单的调整,不被授权更改关键内容,减去招标机构人员编制招标文件再交由招标人审核的环节。同时,招标文件模板嵌入交易平台,减少在交易平台重复编写招标文件的环节。

  (2)深度应用RPA机器人流程自动化技术:通过BA系统联动交易平台,按照时间节点,实现招标项目发布招标公告、开标、评标、中标候选人公示等无异常情况自动实施。

  (3)招标管理服务数据流化:通过对招标管理服务数据流程进一步梳理和完善,充分考虑招标管理服务与相关服务及资源的业务流转及服务流转,完成招标管理服务数据流化。

  (4)招标管理服务数据资产化:从当前三个系统的数据统筹触发,进一步进行数据的实时性与完整性挖掘,逐渐将数据统计分析转变为数据资产,通过数据资产为招标管理服务以及相关服务提供即时性提示以及预警、预判、预案。同时,通过招标管理服务成型的数据资产对招标相关应用提供OpenAPI数据开放服务支持。

责编:冯君
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