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刍议采购档案管理

2020年09月04日 作者:王健民 打印 收藏

  政府采购档案是珍贵的信息资源,不仅包含纸质的文本,还有大量的数字、影像、数据等资源,这些资源需要妥善留存、合理利用。因此,政府采购档案管理非常重要。档案管理是政府采购活动中的一项基础性工作,是详细记录政府采购全过程的重要依据,也是财政部门严格履行采购项目监督的一种重要手段。管理并运用好政府采购档案,不仅可以对政府采购审批和采购结果进行检查,还有利于开展审计工作,促进党风廉政建设。本文结合实际,刍议政府采购档案管理过程中存在的“意识不强,人员不足,标准化建设不够,信息化水平不高”等问题,并提出相应改进措施。

  一、档案管理意识差

  众所周知, 与国外相比,我国政府采购活动和采购档案管理稍显滞后, 存在一些薄弱环节。在人们习惯性的认识中,档案管理就是整理上级和本单位下发的文件,然后按照顺序装到档案盒里保存起来,从领导干部到一般同志都认同这个做法。由此引发的现象是,从事档案管理通常都由比较清闲的人负责。正因为如此,一些采购单位或代理机构对采购档案的管理认识非常模糊,既不设档案室,也不安排专人管理,没有真正认识到采购档案管理的重要意义,制度不健全, 整理不及时, 散失损坏现象非常严重。即便设有档案管理员的单位,管理者也不够细致, 比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档, 质疑投诉资料未一并收集, 无据可查的情况时常出现, 这些都与档案管理的精细化差距较大。

  二、非专业人员管理

  目前,部分地方的采购档案管理比较混乱,单位主要领导对此不是非常重视,从主观意识上存在片面性,认为档案管理可有可无,安排的档案管理员基本上都是后勤人员,文化程度和专业水平较低,缺乏相应的工作经历,甚者还使用借调人员,这些人员运用现代信息技术的能力都非常弱,档案管理仅仅局限于整理简单的资料和传递一些文本,质量根本无从谈起。

  三、设施及设备简陋

  当前,一些采购单位或代理机构由于对采购档案管理的认识程度比较低,因此,在采购档案设施设备的投入上少之又少,配置稍好一些的单位,有一间档案室,配一台电脑用来存放电子资料,条件差者根本不设立档案室,档案资料多数都存放在日常办公的柜子里,长期以往,档案遗失现象非常严重,调阅某个项目的档案资料如大海捞针,珍贵的档案资源尘封到了角落里,根本无法体现应有的价值。

  四、档案收集周期长

  实际工作中,多数地方都没有制订采购档案管理规章制度,实施采购时的资料信息和最终收集齐的档案信息,相互差异比较大,采购的第一手资料出现“失真”。一些代理机构不能适时出具项目验收时所需的证明材料,本身已影响了采购档案的归档和存储。如果项目出现质疑、投诉,时间跨就又相应地拉长,再遇上越级投诉的话,基本上就搁置下来了,这些都将导致档案的收集整理周期被越拉越长,其完整性和真实性得不到有效保障。

  五、入库档案乱象多

  据了解,多数采购代理机构即使设有档案库,存放进去的采购档案也缺乏科学化管理,乱象丛生,垢病众多。一是档案库自身条件比较差,通常都在角落或者在地下室,不仅通风条件差,而且大多数都未安装除湿设备,长此一往,档案损毁现象非常严重;二是档案入库不经过严格的核对,混装或材料缺失现象时有发生;三是入库档案随意上架,不进行科学分类,相互混放,查找困难;四是对入库档案不进行有序分区和合理编号,混乱不堪,查找困难;五是档案室并非专人管理,制度缺失,借阅无序,登记制度根本得不到落实,档案丢失现象严重。

  六、信息化水平滞后

  财政部关于《政府采购代理机构管理暂行办法》等相关文件明确指出, 开评标音像资料要清晰可辨且要与采购文件一并保存。采购文件可以采用电子档案方式保存, 但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求, 而现实中,许多地方政府采购档案的信息化建设水平明显滞后。一些采购代理机构的档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外, 大多都未安装使用档案数字化管理软件和自动刻录机等现代化设备。实操过程中, 一些代理机构仅仅把信息化应用于电子档案的录入上,采购档案管理的现代化水平仍然比较低,根本无法适应采购档案信息资源共享的基本要求。

  政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节, 唯有认清存在的问题, 了解其目前现状才能有针对性进行优化, 提高档案管理水平,发挥政府采购档案应有的价值和作用。具体对策如下:

  1.高度重视定制度

  一是采购代理机构应当广泛深入地宣传采购档案管理的重要性, 认真学习《档案法》、《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规, 切实提高政府采购部门档案管理意识和法制观念;二是严格按照“学用结合、重在实效”的原则, 增强采购档案管理的观念, 并成为采购当事人的行动自觉;三是建立并完善采购档案管理规章制度, 对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求;四是结合具体采购方式, 制作相应采购档案模板, 统一归档内容和口径, 做到归档有范围, 立卷有标准, 借阅有规定, 保密有条例, 查阅有程序, 移交有记录, 从每一个环节上都能保证采购档案管理的规范化。

  2.强建队伍提素质

  努力解决采购档案管理人员素质低, 不专业的问题,确保从业人员透彻了解政府采购有关法律法规和程序, 按要求完成采购档案的收集、立卷、整理、入库等工作。采取“请进来走出去”的方法,加强档案管理人员的专项培训, 不断 提高档案管理者的业务水平和职业技能, 增强责任心,运用新方法, 切实提高政府采购档案管理的工作效率。

  3.加大投入规范化

  各采购代理机构和采购人要增加投入, 加强档案软硬件设施建设, 建立专门的档案室, 且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求, 购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备, 通过与现代化档案管理模式的有机结合, 最大限度地发挥信息技术的作用, 实现档案信息资源的共享, 做到档案检索快捷, 查阅方便, 不断提升档案管理的现代化水平。

  4.完善第一手资料

  各采购机构负责人要对项目负责人提出明确要求,确保每一项采购活动结束后,能及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关的第一手资料一并移交给专职档案管理人员, 使之能及时整理汇总和分类管理, 并签订文件移交手续, 避免政府采购文件被伪造、修改, 保证其完整性。

  5.采用标准化流程

  标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化,必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务,方便使用者的借阅。二是规范档案的管理,各类资料分门别类存放,规范有序。三是当档案管理人员更换后,可以方便交接,在一些场合,也适合档案之间的交流。

  6.定期监督与检查

  各代理机构要将档案管理纳入目标考核内容, 每月对照采购项目和工作标准,对经办人项目档案装订归档情况进行清点验收, 做到“月考核, 季通报。各级财政部门严格按照《政府采购代理机构管理暂行办法》和《政府采购代理机构信用评价办法》等要求, 定期对采购代理机构的档案管理情况进行监督检查和信用评价, 加大“违规成本”, 促使采购档案管理上台阶。

  政府采购项目档案管理, 是对政府采购活动过程进行反映的原始文件, 是保障政府采购“公平、公正、公开”的重要手段, 也是政府规范采购行为、强化内控管理与监督评价的一项重要的基础性工作。本文旨在探讨政府采购档案管理的优化路径, 促进政府采购档案管理的科学化、规范化、制度化。

责编:罗帆
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