政府采购如何做好档案管理？

　　作者：洛阳市公共资源交易中心 王健民

采购档案管理是政府采购的一项基础性工作，是日常采购活动中的关键性环节，是详细记录政府采购全过程的重要依据之一，是财政部门严格履行采购项目监督的一种重要手段，管理并运用好政府采购档案，不仅可以对政府采购审批和采购结果进行检查，还有利于开展审计工作，促进党风廉政建设。本文结合实际，刍议政府采购档案管理过程中存在的问题，提出改进措施，供同行借鉴。

　　一、档案管理意识差

　　众所周知, 我国政府采购活动与采购档案管理与国外相比稍显滞后, 存在着一些薄弱环节。一些采购单位和代理机构对采购档案管理认识不到位，既不设档案室, 也不实行专人管理，没有真正认识到采购档案管理的重要意义，制度不健全, 整理不及时, 散失损坏现象时有发生。此外, 即便设有档案管理员的单位，管理人员也不够细致, 比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档, 质疑投诉资料未一并收集, 无据可查的情况时常出现, 这些都有碍于采购工作和监督评价的顺利实施。

　　二、非专业人员管理

　　目前，多数地方政府采购档案管理比较混乱，单位主要领导对此不十分重视，从主观意识上都忽略了此项工作的重要性，片面上认为档案管理是可有可无的事情，问题频频出现，情况不容乐观。在选拔和配备档案管理人员时存在不合理，部分管理者缺乏相应的工作经历、专业水平低下、没有相关资质，甚者还用借调人员，这些都严重影响了采购档案管理的质量。

　　三、档案收集周期长

　　实际工作中，多数地方都没有制订采购档案管理规章制度，实施采购时的资料信息和最终收集齐的档案信息，相互差异比较大，采购的第一手资料出现“失真”。一些代理机构不能适时出具项目验收时所需的证明材料，本身已影响了采购档案的归档和存储。如果项目出现质疑、投诉，时间跨度又相应拉长，再遇上越级投诉的话，基本上就搁置下来了，这些都将导致档案的收集整理周期被越拉越长，其完整性和真实性得不到有效保障。

　　四、入库档案乱象多

　　据了解，多数采购代理机构即使设有档案库，存放进去的采购档案也缺乏科学化管理，乱象丛生，垢病众多。一是档案库自身条件比较差，通常都在角落或者在地下室，不仅通风条件差，而且大多数都未安装除湿设备，长此一往，档案损毁现象非常严重;二是档案入库不经过严格的核对，混装或材料缺失现象时有发生;三是入库档案随意上架，不进行科学分类，相互混放，查找困难;四是对入库档案不进行有序分区和合理编号，混乱不堪，查找困难;五是档案室并非专人管理，制度缺失，借阅无序，登记制度根本得不到落实，档案丢失现象严重。

　　五、信息化水平滞后

　　财政部关于《政府采购代理机构管理暂行办法》等相关文件明确指出, 开评标音像资料要清晰可辨且要与采购文件一并保存。采购文件可以采用电子档案方式保存, 但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求, 而现实中，许多地方政府采购档案的信息化建设水平明显滞后。一些采购代理机构的档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外, 大多都未安装使用档案数字化管理软件和自动刻录机等现代化设备。实操过程中, 一些代理机构仅仅把信息化应用于电子档案的录入上，采购档案管理的现代化水平仍然比较低，根本无法适应采购档案信息资源共享的基本要求。

　　政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节, 唯有认清存在的问题, 了解其目前现状才能有针对性进行优化, 提高档案管理水平，发挥政府采购档案应有的价值和作用。具体对策如下：

　　一、高度重视定制度

　　一是采购代理机构应当广泛深入地宣传采购档案管理的重要性, 认真学习《档案法》、《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规, 切实提高政府采购部门档案管理意识和法制观念;二是严格按照“学用结合、重在实效”的原则, 增强采购档案管理的观念, 并成为采购当事人的行动自觉;三是建立并完善采购档案管理规章制度, 对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求;四是结合具体采购方式, 制作相应采购档案模板, 统一归档内容和口径, 做到归档有范围, 立卷有标准, 借阅有规定, 保密有条例, 查阅有程序, 移交有记录, 从每一个环节上都能保证采购档案管理的规范化。

　　二、强建队伍提素质

　　努力解决采购档案管理人员素质低, 不专业的问题，确保从业人员透彻了解政府采购有关法律法规和程序, 按要求完成采购档案的收集、立卷、整理、入库等工作。采取“请进来走出去”的方法，加强档案管理人员的专项培训, 不断 提高档案管理者的业务水平和职业技能, 增强责任心，运用新方法, 切实提高政府采购档案管理的工作效率。

　　三、加大投入规范化

　　各采购代理机构和采购人要增加投入, 加强档案软硬件设施建设, 建立专门的档案室, 且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求, 购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备, 通过与现代化档案管理模式的有机结合, 最大限度地发挥信息技术的作用, 实现档案信息资源的共享, 做到档案检索快捷, 查阅方便, 不断提升档案管理的现代化水平。

　　四、完善第一手资料

　　各采购机构负责人要对项目负责人提出明确要求，确保每一项采购活动结束后，能及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关的第一手资料一并移交给专职档案管理人员, 使之能及时整理汇总和分类管理, 并签订文件移交手续, 避免政府采购文件被伪造、修改, 保证其完整性。

　　五、定期监督与检查

　　各代理机构要将档案管理纳入目标考核内容, 每月对照采购项目和工作标准，对经办人项目档案装订归档情况进行清点验收, 做到“月考核, 季通报。各级财政部门严格按照《政府采购代理机构管理暂行办法》和《政府采购代理机构信用评价办法》等要求, 定期对采购代理机构的档案管理情况进行监督检查和信用评价, 加大“违规成本”, 促使采购档案管理上台阶。

　　政府采购项目档案管理, 是对政府采购活动过程进行反映的原始文件, 是保障政府采购“公平、公正、公开”的重要手段, 也是政府规范采购行为、强化内控管理与监督评价的一项重要的基础性工作。此文旨在探讨政府采购档案管理的优化路径, 促进政府采购档案管理的科学化、规范化、制度化。