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框架协议采购方式的功能与实施要点

2021年09月08日 作者:刘翔宇 打印 收藏

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  在社会经济发展的驱动下,企业作为采购主体,采购业务规模不断扩大,常规采购模式下的“一单一招”已无法及时满足采购需求。基于法制保障与科学管理的目的,亟需探索既能满足物资需求,又能实现较高效率的全新招标采购模式,框架协议招标采购便是比较合适的一种。

  框架协议采购的概念与特点

  概念

  框架协议采购主要指通过招标活动将特定规格、型号及技术标准的物资或服务纳入框架当中的采购过程,一般由招标人组织,在约定采购单价而不约定招标数量的基础上,拟定采购框架协议,据此分别与中标人签订采购合同协议,并在约定期限内按协议履行。

  特点

  结合已有的实践经验分析,采用框架协议采购模式,既能够有效压缩采购繁冗环节,在一定程度上缓解人力、物力方面的压力,也进一步推动标准化采购格局的形成。

  框架协议采购的特点大致可归纳为以下几个方面:第一,采购物资适用性强。框架协议采购模式下,对物资的采购是集中式的、批量式的,且采购的频次和数量相对较大,对于一些采购规模体量庞大的企业而言具有更高的适用性。第二,合作有效期时限较长。采购方需要与供应商签订一定时效内的框架协议,作为后续合作事项开展的依据,且这种合作关系较之传统采购模式更为稳定,意味着在约定时期内采购方都不需要再重新招标,在满足条件的情况下,合作关系还可能一直存续。不同情况下,框架协议采购的有效期会存在一定差异性,影响因素包含价格波动情况、市场供求关系变化等,目前最常可达两年之久。第三,供应商不具备唯一性。因框架协议采购历时较长且需求量较大,在仅仅依靠单一供应商的情况下,难以确保各项需求及时落实到位,同时也存在交货延误、质量不足等风险,一般会通过采用两家或以上的供应商来消解上述风险。第四,执行价格可调整。在协议有效期内,根据市场供需关系及价格趋势的变化情况,可依照评标计价公式对执行价格进行重新评估与调整,确保其与原材料价格相对应,从而保障采购方权益。

  框架协议采购的作用功能

  降低采购成本

  从投资角度来看,通过利用框架协议招标采购模式,能够将以往分散式采购转为集中式,在此过程中,企业内部需求将得以系统梳理、汇总与整合,通过招标活动筛选适宜提供的供应商。当采购步骤缩减后,其间产生的人力、物力成本消耗也将因此减少。同时,在形成规模优势之后,还可以帮助企业获得更优势的价格。

  提升采购效率

  在传统的招标采购方式中,采购方需要上报计划批次招标,且对于部分相同设备还需要单独进行招标,产生大量重复性工作。而框架协议采购模式针对同类物资的采购基本为集中式,多个同类物资供应商是在一次招标中确定的,采购效率得以提升。

  规范招标流程

  框架协议采购模式执行中,供需双方均需严格遵照公平、公开、工作的原则,共同致力于维护招投标工作的规范性和严肃性。同时,物资供应需求也将获得可靠保障。

  优化供应质量

  在框架协议的约束下,采购环节与标准被严格控制。一方面,框架协议采购模式在业绩引导订货机制下应用,对于业绩良好的供应商可进行政策倾斜,当发生竞争不充分的情况时,可寻找新供应商,淘汰优化供应商结构。另一方面,投标企业需满足实际生产需要,通过技术革新和管理提升来降低报价,因此会积极应用新技术和新工艺,加强其内部成本核算,推动自身良性发展。

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  如何更好地实施框架协议采购

  完善采购管理制度

  相对于传统招标采购模式而言,框架协议采购模式在国内应用时长尚短,在管理制度方面存在空白,有必要改进与调整。以中国石化为例,为进一步约束框架协议采购中可能出现的问题,由物资装备部出台了相关管理方案,如《中国石化框架协议采购管理办法》等,用于明确、规范执行过程中的采购条件、采购流程以及采购方式。此后,其他国有企业或大型企业也纷纷结合自身运营需求及管理现状,出台相关管理办法,对具体的招标及谈判方式作出规定。随着市场环境的变动,框架协议采购模式管理制度也需要不断革新优化,各方主体应共同投身于信息制度建设、综合管理平台搭建等环节中,在标准化的大方向中逐步完善细则。

  确定招标采购物资

  在符合法律法规要求、行业制度规范要求的前提下,企业采购方需要根据自身发展需求,将所需招标采购物资依次划分清晰,为后续招标工作的开展奠定良好基础。如,管道储运分公司自2012年起,便尝试通过ABC分类法针对已到期的框架协议展开全面梳理与排查,以供应风险及重要程度为划分标准,依次划分为战略物资、重要物资、瓶颈物资及通用物资四类,其中不同类别的物资在数量、质量、有效期等方面的需求也都存在一定差异。确定好基本类别后,再召集各相关部门共同参与招标采购会议,对备选方案中的供应商条件进行多维度衡量、评估,致力于最优方案的形成。参考这一分类方法,其他企业在应用框架协议采购模式的过程中,也应根据具体的业务类别、生产范围、发展诉求构建出相关采购流程及框架。

  组织采购预案审核

  确定基本的招标采购物资框架之后,一般由采购方企业中的采购部门与招标管理部门共同完成框架协议采购预案的制定,交由上级部门审核批复后,才能实施。从性质上看,框架协议采购预案主要以保证采购过程的严谨性与规范性为核心诉求,内容大致包括供应商选择标准、价格调整机制、供应商份额分配等。根据企业规模、运营方向的不同,在采购预案的具体制定上通常会存在细节上的差异,但审核标准基本大同小异。如,在供应商选择标准层面,一般要求从具体的业绩、质量及售后反馈等维度进行衡量;在价格调整机制方面,一般需要参考市场上物资价格的区间与变动情况,通过适宜的算法找出标准值范围,再依照其他因素给出一定的调整空间;在供应商份额分配方面,则一般参照协议签订期限内的项目开工情况,结合不同供应商的生产能力、以往业绩水平等指标进行衡量。

  编制招标采购文件

  通过采购预案审核后,招标部门便可根据实际情况填报相关文件,用于后续招标活动当中。信息化技术广泛应用的当下,线上招标成为主流,框架协议采购中也可通过线上渠道,在招标打分表中划分为普通物资、特殊物资及固定格式,不同类别的物资所适用的商务与技术得分比例各不相同,用于考察供应商的客观指标水平。在正式开展网上招标工作之前,还需参照对应的模板文件,进行采购文件的制作,充分考虑各种可能的问题,如投标保证金金额如何设置、评标方法如何实施、投标文件如何递交等,再将商议出的结果方案在招标文件中作出明确约定。此外,根据采购物资特性的不同,还可采用不同的防腐涂料在招标文件上进行标注,在封面标明能够用于准确区分的字样,防止因封装错误而导致招标活动受到影响。

  组织专家实施指导

  大部分企业在应用框架协议采购的初始阶段,易因认知不足、缺乏经验而陷入困境,甚至因认知层面的偏差而导致采购失败。因此,组建专业化、标准化的专家指导体系便显得至关重要。一方面,采购方企业可通过对外引进或自主培养的方式,打造一支集行业技能与招投标经验于一体的专家团队,并参与到具体的项目指导工作当中,如供应商资格审查、招标文件制作与审核等;另一方面,从宏观环境角度完善物资招标采购专家库,组建包含各行业、领域的高精尖人才队伍,在深化、综合各方向研究理论成果的基础上,形成标准化的指导意见,使采购方企业在招标过程中能够获得参考,不至于过度偏离预期。

  完善质量监控体系

  框架协议采购执行过程中,执行质量的优劣同样对最终结果构成决定性影响,因此,合理且有效的质量监控体系也是非常必要的。采购方企业应当实时紧跟市场变动趋势,建立对价格波动区间的基本认知,结合适宜的计价公式,计算出合理的价格区间,用作衡量采购价格合理性的依据。当实际价格与计算出的合理范围呈现明显差异时,则参考合理区间作出相应调整,经由上级领导批准后,作为新的价格标准执行。密切关注供应商的服务水平、服务质量,如在协议生效阶段,存在明显供应不到位、交货日期延迟等问题,予以沟通警示,一再出现上述状况便可考虑更换供应商。

  结语

  综上所述,框架协议采购模式在国内发展时长虽然尚短,但总体势头良好,作用功能明显,前景光明。采购方企业应在充分评估自身需求及运营状况的基础上,不断学习国内外经验,总结提升,完善各个维度、各个层次的采购指标,将框架协议采购模式的应用优势发挥至最大化。

  参考文献:

  [1]王璟琳.大型企业集中框架采购单价招标不平衡报价控制方法及应用[J].中国物流与采购,2020(15):24-27.

  [2]李建伟.企业框架协议招标采购实践与思考[J].招标采购管理,2020(10):51-53.

  [3]李保军.大型国企物资招标采购内部管控体系建设——以中国石化物资招标采购实践为例[J].当代石油石化,2020,28(11):42-48.

  [4]李莲婷.公立医院招标采购工作存在的问题与对策[J].中国招标,2020(11):99-101.

责编:戎素梅
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