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基于“互联网+”的非招标采购远程谈判模式研究

2021年09月08日 作者:周梦迪 宋欣 程艳从 打印 收藏

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  非招标采购方式概述

  在企业采购中,非招标采购方式包括谈判采购、直接采购、竞价采购和询比采购等。其中,谈判采购和直接采购中的重要关键环节为谈判和再报价。

  谈判采购是指采购人组建的谈判小组与响应采购的供应商依次分别进行一轮或多轮谈判并对其提交的响应文件进行评审,采购人根据谈判小组最终谈判结果及评审结论,确定成交供应商。其适用情形为:采购人不能准确提出采购项目需求及其技术要求,需要与供应商谈判后研究确定的;采购需求明确,但有多种实施方案可供选择,需要与供应商谈判从而优化、确定实施方案的;采购项目市场竞争不充分,已知潜在供应商比较少,或已通过公告邀请方式验证有效响应的供应商不足三家的。

  直接采购是指采购人组建的谈判小组与一家供应商进行谈判,采购人根据谈判结果直接签订合同。其适用情形为:只能从唯一的供应商处采购的,包括需要采用不可替代的专利或专有技术的;为保证采购项目与原采购项目技术功能需求一致或配套的要求,需要继续从原供应商处采购的;因抢险救灾等不可预见的紧急情况需要进行紧急采购的;为执行创新技术的研发及推广运用,提高重大装备国产化水平等国家政策,需要直接采购的;涉及国家秘密或企业秘密不适宜进行竞争性采购的;潜在供应商与采购人存在控股或管理关系,且依法有资格能力提供相关货物、工程或服务的。

  传统谈判模式及存在的问题

  经过多年实践,企业采购的流程设计已非常成熟。但非招标方式采购由于没有统一的规范性文件,且谈判和再报价流程繁琐、供应商水平和配合度参次不齐,企业实际操作流程各异,在谈判流程、多轮报价把控、评审工作流程的规范性等方面,均有很大的优化提升空间。

  传统谈判模式为谈判小组集中审阅响应文件,针对响应文件未实质性响应采购文件要求的,或响应文件中有含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容等问题拟定谈判提纲;通过邮件和电话的方式通知供应商在指定的时间和地点进行谈判;谈判过程中,谈判小组依次与所有供应商进行商务、技术、价格进行面对面谈判,供应商可现场对谈判问题进行说明,也可根据后期指定的时间进行补充文件的提交;谈判现场需做好谈判内容记录,并由谈判小组全体成员和供应商代表集体签署。经澄清与谈判,响应文件仍不满足采购文件规定的实质性要求的,应否决其应答,不再进入下一轮谈判。

  传统谈判模式存在供应商投标成本高,耗费大量时间、人力、物力和财力;谈判质效不高,供应商对谈判问题的理解、回复和补充文件的提交常有不充分、不全面的情况发生,对于采购人和供应商都是巨大的损失;廉政风险高。可能出现供应商之间协商、串标、围标等问题,存在廉洁风险。

  远程谈判模式流程设计

  针对传统谈判模式的问题,通过远程谈判模式流程设计,利用“互联网+”信息技术以及现代管理手段,实现非招标方式采购模式的创新优化,改造企业采购业务流程与管理流程,实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,从而在成本、质量、服务和速度等方面有所改善。

  远程谈判即谈判专家依托电子交易系统与供应商进行远程谈判。该模式为谈判小组集中审阅响应文件后,针对响应文件未实质性响应采购文件要求的,或响应文件中有含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容等问题编写谈判记录单。通过电子交易系统向供应商发送谈判通知,供应商项目授权代表手机自动收到短信通知,供应商可在任何时间、地点登录电子交易系统查看谈判内容,并在规定时间内通过电子交易系统进行回复和提交补充文件。专家可实时从电子交易系统查看供应商对谈判回复情况,并随时下载供应商回复和补充文件。所有谈判过程中的操作和文件通过电子交易系统完成,监督人员可全程在线监督整个流程,提高谈判效率,同时有效防范评审风险。流程设计见图1。

图1 远程谈判模式流程图.jpg

图1 远程谈判模式流程图

  远程谈判模式优势分析

  应用远程谈判模式,可打破时间空间因素制约,通过信息化手段,实现多名评审专家与近百家供应商进行远程信息交互,同时最大限度降低评审和应答成本,达到采购人和供应商双赢的目的。该模式实践优势有:全线上无纸化谈判,响应“碳达峰、碳中和”国家战略目标;全流程智能化采购,为供应商减负;谈判个性化,提高供应商应答质量;监督人员全程在线监督,提高监督信息化水平。

  结论

  从流程来看,远程谈判模式突破传统思维定式,破除固有的供应商与评审专家面对面谈判的流程,利用信息化手段,实现多个供应商与多个评审专家同时进行远程谈判。从效率来看,远程谈判模式突破时间和空间的限制,电子交易系统为非招标方式采购提供公开透明、有迹可循的信息路径,有助于提升物资采购效率,提高供应商应答质量,实现采购评审智能化。从效益来看,远程谈判模式以电子流代理实物流,有效降低组织谈判人力、物力成本,降低供应商交通、应答成本,提高中小企业的竞争能力,投入产出效益明显提升。

  参考文献:

  [1]ZBTB/T01-2018,非招标方式采购代理服务规范[S].

  [2]李黎.国有企业非招标方式采购管理机制研究[J].招标采购管理,2019(07):24-26.

  [3]李春生.疫情期间央企远程异地评标的实践与探索[J].招标采购管理,2020(02):27-28.

  [4]李泽.探究"互联网+"在工程招标采购中的应用[J].中国招标,2019(01):30-31.

责编:梁晋
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