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解决物资区域联合采购中需求差异化问题的实践

2021年09月08日 作者:王爽 郭亮 杨璐 打印 收藏

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  背景概述

  区域联合采购,是指若干个采购实体实行区域联合集中采购,使不同地区、不同行业的零散采购项目集合起来,形成大规模采购,以此提高规模经济效益和降低采购成本的行为。区域联合采购的核心是预算管理、区域统一、信息互通、资源共享。区域联合采购项目金额通常较大,主要采用公开招标的方式进行,可以帮助企业规范采购行为,弥补采购规模小、采购单位分散、采购范围窄、品目少、采购经验不足、对供应商无法形成吸引力等不足。

  区域联合采购,则是联合多个招标人共同实施采购项目,招标人的需求差异化会导致项目实施时出现一些问题,采购部门缺乏对这些物资的深入了解和必要的市场调查以及供应商分析,盲目开展采购工作容易导致采购质量的下降和采购程序的混乱,影响区域联合采购效果。

  区域联合采购中存在的需求差异化问题可概括如下:

  一是区域内的需求单位对同种功能的物资产品名称的描述存在差异化。例如具有测量和控制介质为污水或稀油流量功能的仪器,X油田公司称为智能流量测控仪,Y油田公司称为流量控制器或高压流量自控仪。

  二是物资产品的使用工况各有不同,导致技术参数存在差异化。区域内的各需求单位结合自身情况,对采购的物资要求各异,标准不一,有些物资产品甚至是承担采购任务的采购机构从来没有接触过的。

  三是招标标准文本存在差异化。招标方案、招标文件、评价条款等描述不一致。

  四是招标业务实施流程不完全一致。有的地区公司已实现线上电子招标,有的地区公司采用线下和电子招标相结合的方式,还有的仍然以线下方式组织招标。

  五是其他服务存在差异化。运输方式不同,例如汽车运输、铁路运输;交货地点不同,例如货到现场、货到库房、自提等;仓储不同,例如代储代销,进库等;商检不同,例如制造商检验、第三方检验、招标人检验;中标人履约评价不同等。

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  解决差异化需求的区域联合招标运行机制设计

  区域协同采购一般由某个牵头单位发起,该牵头单位是此区域“领头羊”企业或是某种产品的主要使用者,根据采购计划与多家企业组织区域联合采购专题会,确定统一的区域采购物资明细,讨论采购方案。

  成立联合采购小组

  在一定的区域内或专业内,多家具有共同需要的单位成立联合采购小组,明确小组成员分工。组长单位负责采购工作的管理、监督、协调,采购目录、计划的制定和委托;牵头单位负责所分管产品需求调研、采购方案、招标文件的编制和报审工作;成员单位根据所在区域工况环境,提供物资技术要求和建议,配合牵头单位做好区域联合采购工作;招标实施机构负责招标项目的实施工作。

  需求调研

  牵头单位对各成员单位的物资进行需求调研,需求调研应当包括物资名称、采购数量、技术参数、评价条款、运输方式、交货期、交货地点、仓储、商检、中标人履约评价等。部分产品的采购任务完成后,需要对相关操作人员进行技术培训,并负责产品的维修和保养。

  整理分类

  针对所有成员单位的需求进行调研并形成目录,分为可统一的标准化需求和个性化需求。可统一的标准化需求包括物资名称、投标人资格、技术参数、评价条款、运输方式等;个性化需求包括因工况和技术参数不同、因区域不同运输方式和交货地点不同、因成员单位关注点不同认可的商检方式和中标人履约评价不同。个性化需求可以通过采用分标包、附加选择性条款、中标后附加个性化谈判加价的方案解决。

  实施流程

  如图1所示。

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  项目实践

  集团公司专业会议要求以区域集中仓储物流中心和区域招标中心为依托,大力推进二级物资区域协同采购,进一步规范二级物资采购管理,不断提高二级物资集中采购度。笔者以阀门采购举例,论证物资区域联合采购中解决需求差异化的实践。

  成立区域联合采购小组

  A单位为组长单位,负责该区域物资联合采购工作的管理、协调、采购目录、采购计划的制定和项目委托;B单位为阀门联合采购的牵头单位,负责阀门的需求调研、采购方案、招标文件的编制和报审工作;C、D、E、F单位为参与的成员单位,根据所在区域工况环境,提供阀门的技术要求和联合采购的相关建议;H单位为招标实施机构。

  差异化调研

  1.阀门种类需求及技术要求

  四个成员单位对阀门的需求种类各异,物资名称描述不统一,涉及型号规格很多,年需求数量不同。

  2.交货地点

  成员单位C的交货地点为某油田作业区现场,成员单位D的交货地点为该单位物资供应站,成员单位E的交货地点为该单位物资仓储库房,成员单位F的交货地点为检验机构。

  3.检验方式

  成员单位C和D的检验方式包含材质检验、破坏性检测和试压检测,成员单位E和F的检验方式仅包含外观、铭牌和试压的检验。

  4.配件使用

  配件的使用包含安装时所用的法兰、螺栓等。部分成员单位对这些配件是单独另行采购,部分成员单位则是要求提供配件随阀门本体一起供货。

  5.运费

  因阀门报价含税、含运费。交货地点不同,供应商承担的运费不同。若报价不含运费,使用单位在订货时需另行单独组织确定运费,此种方式增加工作量,大大降低采购效率。

  解决方法

  一是牵头单位B根据四个成员单位提供的阀门需求计划和技术参数等,统一阀门的技术要求、执行标准,同时根据近三年采购情况合理预估使用数量。该项目涉及平闸阀、截止阀、止回阀、针型阀、排污阀、减压阀、泄压阀、节流阀、球阀、蝶阀,按照阀门种类分为4个标包,共计822项不同规格型号阀门。具体如表1所示。

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  二是在保证物资产品质量的前提下,提高规模经济效益,降低采购成本。阀门区域联合采购在设置评价条款时,充分考虑交货地点、配件使用、运费等方面的差异化,通过合理设置价格评价条款,采用基准价合理低价法评估投标人报价,通过一次招标解决运费和配件费用的差异化问题,为不同需求的参与单位提供个性招化标结果,具体报价要求详见表2。

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表2

  三是对于阀门检验方式的差异化,由用户根据各自的管理要求进行检验。

  项目成效

  一是阀门区域联合采购的成功实施,提高了成员单位阀门采购节约率。近几年,四家成员单位阀门自采节资率为8.3%左右,通过区域联合采购节资率为11.6%。

  二是针对使用频繁的规格型号建立安全储备库存,采用集中储备、集中代储、联合储备等方式,有效管控需求和共享库存资源,进一步提高应急保供能力。

  三是统一招标优选供应商,规范采购渠道,降低成员单位自采阀门选商定价频次。通过一次阀门区域联合采购,在中石油物资采购系统上载定商定价结果,有效期内网上点击签订合同订货,缩短采购周期,大大提高采购效率效益。

  总结

  2018年-2020年,笔者所在中石油集团下属单位结合新疆区域特点和区域内供需状况优选品种,积极开展区域协同采购,共成功实施17个区域联合采购项目,覆盖氯化钾、阀门、管件、钢芯铝绞线及耐候架空线等163个品种,估算总金额75230万元,节资率13.7%,较成员单位自采平均节资率增长3.4%;招标采购总频次由153降至17次,工作效率总体提升88.1%。

  提高工作效率

  区域协同采购将多家独立的采购工作流程合并为一家,对于采购单位而言,通过一次招标确定了供应商和价格,简化了招投标程序。同时,按照年初的需求计划,将多家单位的采购需求进行归集,通过一次招标工作共享招标成果,将单个单位的采购转变成集团化采购,将一次性的分散成本降低,转变为综合统一的成本。

  扩大规模效益

  区域联合采购是规模化采购实现形式之一,联合采购企业实现从需求管理、统一采购、统一物流、统一应急保供等全供应链采购模式,发挥了规模优势,降本效果明显,保障生产的能力大大增强。

  形成行业标准

  通过区域联合采购实践和经验的积累,有助于形成行业内可借鉴、可复制、可推广的区域(行业)联合采购标准,进一步规范区域联合采购。

  优化营商环境

  区域联合采购的“集中采购、分散操作、共同参与、有效监督”的运行机制,进一步规范了采购行为,保持企业统一形象,真正实现阳光采购,加快营造稳定、公平、透明的营商环境。

  参考文献:

  [1]黄达春.石油物资区域采购探索与实践研究.物流管理,1002-3100(2021)02-0500-03.

  [2]杜丽洁.浅析区域化采购模式[J].信息通讯,2014(8):244-245.

  [3]田洪辉.钢材区域协同采购的探索和时间.石油石化物资采购,000.004(2014):85-87.

责编:梁晋
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