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医院采购评审专家线上抽取使用的探索实践

2021年07月19日 作者:魏晓燕 黄麟 郭雨萌 周建云 打印 收藏

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  随着信息技术在采购行业的深度应用,评审专家管理的信息化水平得到有效提高,政府层面主导建立了比较完善的政府采购评审专家信息系统,并已在政府采购领域成熟应用,在不少采购代理机构、高校和企事业单位内部采购部门也得到广泛使用,极大提高了评审专家的抽取效率、信息保密、使用管理质量,保障了各单位采购评审的规范性。但是由于医院采购多属于各单位自行采购,未纳入政府集中采购范围,因此医院采购过程中的评审专家抽取,仍由各单位负责。评审时专家身份及信息的核对,以及评审开始后专家的使用与管理,需要各采购单位自行组织。不同医院评审专家的抽取与使用管理模式不一,效果也不同,有待进一步规范与统一。

  一、医院采购评审专家抽取的常用方法及特点

  当前,各单位对于未达到集中采购限额,或未纳入集中采购目录的其他采购项目,往往是通过单位内部组建的专职采购部门或委托采购代理机构完成的。这类项目由于属于各单位自行采购项目,其评审组织、专家抽取等无强制性的统一标准,大都按照各单位的内部要求执行。笔者梳理了几类常见的专家管理及抽取方式,具体如表1所示。

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  1.各单位自行建设与使用评审专家库

  这种方式是5年前及之前很长一段时期内各单位采购使用最广泛的一种。各单位根据工作实际情况,按照一定的准入标准,通过一定的流程,将一定数量的评审专家“入库”。评审前,由各单位内部专职采购部门及单位监督部门共同指派专人负责评审专家的抽取。

  该方式优点明显:一是专家库搭建与使用管理灵活,可以随时增补评审专家入库;二是专家专业技术扎实,了解本单位对应专业采购需求及技术参数的评定;三是抽取专家专业对口率高。缺点也非常突出:一是专家库往往更新维护不及时,重入组轻维护,一般不会及时清退违规或不合格专家,造成库内无效专家较多;评审专家库信息化程度偏低,有些单位的专家库仅仅是个excel表格,谈不上信息化;二是库内专家的培训不足,库内专家虽然专业技术强,但是对于采购法规的熟悉掌握程度不足,不少专家不了解采购评审流程,重技术轻政策;三是库内专家专业结构不合理,往往是各单位对应工作专业的专家数量充足,但是其他专业的专家非常匮乏,这种情况对于医院来说尤为突出,医院采购评审专家库中,绝大部分是医疗专家,其他像机电、物业、被服、财务、工程、信息化、文体宣传、办公用品、法律等专业严重不足;四是专家抽取效率不高且有泄露专家信息的风险。

  2.搭建信息终端使用财政部门组建的评审专家库

  这种方式是统一使用财政部门组建的政府采购评审专家库数据,通过在单位搭建评审专家抽取终端,每次评审前在本单位在线随机抽取专家。目前仅在少数政府采购中心、公共资源交易中心以及部分采购代理机构中使用。

  该方式的优点有:一是直接使用财政部门组建的评审专家库,数据源规范、专家数量相对充足,专家信息及时更新,无数据库建设与维护成本;二是专家抽取高效保密,专家抽取过程是电脑按照单位的指令随机抽取,抽取结果即刻密封,评审前专家信息保密;三是专家使用与管理及时,评审时各采购机构能够有效应对个别专家缺席、回避等情况,及时补充抽取评审专家,提高工作效率。缺点是:一是终端的安装门槛有要求,目前只针对政府采购中心、公共资源交易中心等职能采购单位,以及极少数规模较大的社会代理机构开放终端接口,绝大部分单位自行采购部门不能安装;二是终端的安装维护有较高的经济成本,从光纤接入到终端设备及配套设施的购买与维护,以及管理人员的配备等,需要较高投入,对于一般的单位采购部门来说,由于采购业务相对较少,效益不高。

  3.人工抽取使用财政部门组建的评审专家库

  这种模式下,如果要抽取评审专家,常规做法是由各单位采购部门开具介绍信和专家抽取函,书面明确专家抽取时间、评审时间、评审地点、专家专业领域、专家数量,报送当地政府采购管理部门,由政府采购管理部门工作人员使用专家抽取终端,按照单位专家抽取函的要素使用电脑从库内随机抽取。

  其优点有:一是能够直接使用财政部门组建的评审专家库,规范了评审专家的来源,避免各单位自建评审专家库的难题与弊端;二是专家抽取流程更加规范、信息安全保密,专家抽取过程由电脑完成,抽取时单位监督部门的人员不必每次现场监督,只需要对流程进行抽查即可,节约了人力,抽取结果也是即刻密封,评审前专家信息保密。缺点则是:一是抽取过程比较耗时、费人力,每次最多只能委托1天的项目,每次从采购人单位到政府采购管理部门往返路上花费时间约2—3小时,并且需要占用1名采购单位专人,此外政府采购管理部门也需要安排人员协助;二是专家抽取结果的使用与管理时效性不够,采购单位不清楚是否抽取成功,评标开始时对于迟到专家无法及时确定专家姓名,需要等待政府采购管理部门人员传真或发送专家抽取名单后才能知晓,往往不及时,遇到个别专家缺席或需要回避补抽专家时,时效性的矛盾就更加突出。

  4.采购人接入财政部门评审专家库管理系统自行完成抽取

  在获得政府采购管理部门授权线上抽取专家并开通专家抽取账号后,各单位采购部门可以在规定的时间内,自行在单位内部通过互联网在线录入专家抽取关键字段,接入财政部门组建的评审专家库管理系统完成专家抽取工作。

  对比前三种抽取方式,该方式充分发挥了信息化手段的优势,优点显著:一是在单位内部即可完成,无需派人送书面单据,也无需政府采购管理部门代为抽取,省时省事,可有效节约人力和时间成本;二是抽取结果自动保密,评审前采购单位和供应商都无法知晓专家抽取信息,只有在评审开始后,抽取人员通过收到的提取码在线提取专家信息,提取过程自动记录,实现全过程监管;三是专家的使用管理高效便捷,采购单位能够第一时间利用系统在线提取评审专家信息,及时掌握专家抽取情况。这种方式也将是今后各单位采购评审专家抽取的主流趋势。

  二、评审专家线上抽取与使用的流程构建

  随着信息技术的进步,大部分省(直辖市)政府采购管理部门都已实现了采购管理的信息化,评审专家线上抽取与使用管理平台已搭建并广泛投入使用。各单位采购部门一方面要积极使用财政部门组建的评审专家库,不断规范采购评审专家的使用;另一方面也要积极争取政府采购管理部门的支持,获得专家线上抽取与使用权限。

  笔者以自己所在医院采购中心获得重庆市政府采购专家库线上抽取与使用权限为例,简要介绍重庆新桥医院评审专家线上抽取流程。

  1.登录专家抽取平台

  在互联网打开“重庆市政府采购网”,使用获得授权的单位账号登录系统,登录成功后选择“重庆政府采购外网申请抽取专家单位”选项,进入系统。

  2.库内专家抽取

  原则上应当在项目开标前48小时内提交抽取专家的申请。进入专家抽取页面后,按要求填写各项申请内容,包括预算单位名称,采购机构名称,在“抽取条件信息”填写总抽取人数后,选择与项目有关的专业,并填写抽取人数,人数不够的,选择备选专业。

  该系统将于所填写的开标日期前24小时,自动提取信息并向专家拨打电话;抽取申请一旦提交,无法更改;系统抽取后,将往联系人手机号发送“抽取成功/失败”的短信。

  3.专家名单提取

  此模块可以实现采购人在开标时间到达后,自行提取评审专家信息,用于会场现场工作人员核对专家身份,并可打印后存档。

  提取专家名单时,需要输入短信内的提取密码。如果意外没有收到提取密码,可通过系统“打印密码单”查找到提取密码。

  4.专家使用评价

  此模块实现采购人在项目评审结束后,对评审专家的评价与反馈,评价结果将直接提交至重庆市财政局评审专家数据库,用于对评审专家的综合评价与管理。

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  三、评审专家线上抽取与使用管理的效果评价

  笔者所在医院采购中心自2016年成立以来,不断优化专家抽取流程,先后使用过“各单位自行建设与使用评审专家库”“人工方式抽取使用财政部门组建的评审专家库”和“线上抽取使用财政部门组建的评审专家库”三种专家抽取与使用模式,累计抽取专家超过1500批次。其中,第一种方式抽取约50批次,第二种方式抽取近500批次,第三种方式抽取近1000批次。我们还认真分析并及时改进前两种模式中的不足之处,寻求重庆市财政局政府采购管理部门的帮助,较早获得了重庆市政府采购评审专家库专家线上抽取与使用权限。通过深入实践,规范了专家抽取工作,提高了采购效率。

  1.专家库的建设与维护更加规范完善

  与各单位自行建设的评审专家库相比,财政部门组建的评审专家库更加规范,有专人负责维护。由于动员对象的是全省(直辖市)以上的单位和专家群体,专家来源丰富,库内评审专家数量比较充足,专业领域覆盖齐全;入库前及任期内定期会对专家进行采购管理政策培训与考核,库内专家采购管理政策的熟悉程度较高;管理部门还会定期对库内专家进行更新维护,及时清退不合格或不能胜任工作的专家。

  2.专家抽取过程省时省力且高度保密

  基于互联网的线上专家抽取,大大节约了专家抽取时间成本和人力成本,单次专家抽取时间可节约2小时,节省人力成本1人;抽取结果保密程度高,抽取过程可回顾追踪便于监督;专家信息的提取既能有效杜绝提前获取,又能够在规定的时间及时获得,应对专家缺席或专家回避而出现的专家补抽。该方式能够有效地提高抽取效率,规范专家抽取流程。

  3.专家评价与反馈更加及时有效

  评审专家的抽取与使用过程中,难免会有个别专家无故缺席、评审结果偏离较大、专业知识更新不足、责任心不够强,甚至恶意评审等情况,评审结束后对专家的评价与反馈,既能帮助采购单位及时总结采购组织与管理经验,也有助于通过反馈评价意见帮助政府采购管理部门不断更新优化库内评审专家结构,最终持续完善评审专家库的管理,保障采购评审活动的规范展开。

  四、结论

  评审专家线上抽取使用是采购评审活动中专家抽取的主流,各单位要大力推广使用财政部门组建的评审专家库,争取政府采购管理部门的支持,获取线上抽取使用评审专家库的权限。当然还存在有待完善之处。例如库内评审专家数量仍相对不足;评审专家专业结构有待细分,特别是医疗行业评审专家亟需按照二级学科进行细分;评审专家的业务能力及政策法规掌握程度参差不齐;评审专家的评价与奖惩有待加强等。

  对此,要持续加强政府采购评审专家队伍建设。一要拓宽选聘渠道,充实丰富评审专家库资源,建立数量充足、专业机构合理、业务素质优良的评审专家队伍;二要加强教育培训,建立评审专家常态化学习机制,以政策法规、业务素质、评审能力和职业操守为重点内容,加强对评审专家的经常性教育培训;三要严格管理,严格按照财政部《政府采购评审专家管理办法》,针对评审专家可能出现的不良现象和不公正问题,严格监督管理,严肃查处违规行为,同时,建立淘汰机制,对查实的违规评审专家,坚决清理出库。

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责编:梁晋
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