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招标问答(85)|单一来源采购如何编写协商记录?

2020年05月27日 打印 收藏

  问题:采用单一来源采购方式编写协商记录是必须的吗?如何编写协商记录?

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  张松伟(《中国招标》杂志社社长兼总编辑):采用单一来源采购方式采购,采购人或者采购代理机构必须编写协商记录,这是不能省略的采购程序,是财政部74号令第42条提出的强制性要求。实务当中,很多采购人因为少了这一程序而被审计部门问责。

  如何编写协商记录呢?

  首先,采购人或者代理机构应当严格按照财政部74号令第41条的规定,组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量。

  专业人员从哪里来呢?是否需要组建一个协商小组呢?财政部74号令没有明确规定,按照行业习惯,比较好的做法是,组建一个3人以上(如果项目所涉及的专业领域专家确实比较少,3人以下也是符合要求的)的协商小组。专业人员的资格条件应当满足《政府采购评审专家管理办法》(财库(2016)198号文)关于评审专家的相关要求,可以从省级上评审专家库里随机抽取相关领域的专家作为专业人员,也可以由采购人自行选定相关领域的专业人员,采购人内部如果有懂行的人员也可以作为专业人员加入协商小组。

  协商小组应当根据项目需求,认真和供应商就项目的技术、商务、价格等关键合同条款进行协商,并编写协商情况记录。协商记录,按照财政部74号令第42条要求至少应当包含四方面内容:(一)公示情况说明(如有);(二)协商日期和地点,采购人员名单;(三)供应商提供的采购标的成本、同类项目合同价格以及相关专利、专有技术等情况说明;(四)合同主要条款及价格商定情况。

  单一来源由于缺乏竞争性,协商小组人员的专业素质直接决定成交价格以及商务条件是否合理。因此,采购人或代理机构在采用单一来源采购方式时,务必组建真正懂行并谙熟谈判技巧的协商小组。其中,关于价格的协商,应当着重考量供应商标的物的成本和以往同类项目成交的合同价格,并结合本项目的政府采购预算进行。

  协商情况记录应当由采购全体人员签字认可。对记录有异议的采购人员,应当签署不同意见并说明理由。采购人员拒绝在记录上签字又不书面说明其不同意见和理由的,视为同意。

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