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公共资源交易保证金全流程电子化管理模式探析

2020年07月09日 作者:王晶晶 邱志平 打印 收藏

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  公共资源交易保证金是在公共资源交易活动中约束投标人履行其投标义务的担保金。《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规对保证金的收取、退还提供了明确依据并做出详细规定。党的十八大、十九大以来,全国公共资源交易平台整合和电子化交易不断推进。2019年5月,国务院办公厅转发国家发展改革委《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》要求,到2020年,电子化交易全面实施。

  为适应电子化交易发展趋势,保证金管理实现全流程电子化势在必行。2015年7月,国务院办公厅下发《关于印发整合建立统一的公共资源交易平台工作方案的通知》后,许多公共资源交易从业者就提出应建立投标保证金电子化管理系统,实现保证金收、退电子化(王晖,2015;王冬彦,2015;延华,2018;谢庐华,2018;黄浦,2019)。目前,全国公共资源交易机构基本都已在业务环节实现了保证金的自动收、退。

  保证金管理既是交易活动的重要环节,又需进行资金管理和财务核算,因此保证金的电子化管理涉及业务和财务双环节。通过建立保证金电子化管理系统进行保证金的收、退,仅实现了业务环节的电子化管理,而未解决财务环节的电子化问题。目前很多公共资源交易机构的保证金管理在财务环节仍为手工方式进行会计核算,不仅效率低下,准确性还难以保障(张桂敏、王凤,2019;邱志平,2019)。在财务环节同样实现保证金的电子化管理亟待实施。

  基于此,本文拟对公共资源交易保证金管理在财务环节实现电子化,进而实现业务环节、财务环节全流程电子化管理的方式进行探析,分析不同实现方式下的优劣,并结合湖南省公共资源交易相关工作实践,提出可供借鉴的公共资源交易保证金全流程电子化管理的构建模式。

  公共资源交易保证金全流程电子化管理分析

  (一)业务环节实现公共资源交易保证金管理电子化的方式

  保证金管理涉及到的信息化系统主要包括四个:交易系统、保证金系统(或是在交易系统中的保证金管理模块)、银行系统和会计核算系统,其中业务环节涉及的信息化系统为前三个系统,通过系统之间对接实现数据互联,从而实现业务环节的电子化管理:保证金收、退情况与项目信息的自动匹配与结果反馈,保证金收、退自动化。

  具体实现方式为:交易系统为每一项目标段对应唯一的银行虚拟子账号,并将项目标段、虚拟子账号等信息推送至保证金系统;银行系统将子账号的资金收付情况推送至保证金系统;保证金系统获取子账号资金收付情况后与项目标段自动匹配,将投标人的保证金到账、退还信息推送至交易系统(开标前加密);保证金退还时,交易系统按照时间节点发送保证金退还指令至保证金系统,保证金系统再推送至银行系统后银行进行资金支付,将结果反馈给保证金系统。

  (二)财务环节实现公共资源交易保证金管理电子化的要求

  1.会计核算电子化。建立会计核算系统与相关系统的对接,实现自动取数进行账务处理,从而解决手工记账工作量大、准确性低、效率低下的问题。

  2.辅助核算双涵盖。因保证金管理涉及业务、财务双环节,因此在对资金收付进行往来账核算时,应涵盖业务、财务信息,按照项目标段、往来单位同时进行辅助核算,以便查询、分析和对账。

  3.数据推送应全面。在建立会计核算系统与相关系统对接时,应确保对接系统推送至会计核算系统的数据同时包含项目标段信息、往来单位信息和资金收付信息等。

  4.数据传递应便捷。为保证数据准确性,应尽量推送源数据,尽量避免数据多系统传递后推送第N手数据。

  5.对账管理可实现。自动进行账务处理后,可将会计账与银行对账单、保证金系统等多方进行对账,确保账账相符、账实相符。

  (三)财务环节实现公共资源交易保证金管理电子化的方式

  在基于业务环节已有保证金电子化管理模式和满足上述财务环节实现保证金电子化管理五点要求的前提下,确定与会计核算系统进行对接的系统有三种选择,分别是:交易系统、保证金系统和银行系统。三种系统对接方式的对比分析,见表1。可以看出,将会计核算系统与保证金系统对接,既能满足会计核算的各项要求,同时,也能避免数据多次传送后造成准确性降低和难以对账的问题,是财务环节实现公共资源交易保证金管理电子化的最优方式。通过将会计核算系统与保证金系统对接,在财务环节实现保证金的电子化管理,进而实现了业务、财务双环节协同发展,最终实现了公共资源交易保证金管理全流程电子化管理。

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  湖南省公共资源交易中心保证金全流程电子化管理模式

  (一)基本情况

  湖南省公共资源交易中心为湖南省本级公共资源交易机构,自2015年底成立之后,加快推进电子化交易,积极进行信息化建设,于2016年开始建设保证金管理系统,并将保证金管理系统与业务管理系统、银行系统、用友财务软件对接,实现了保证金全流程电子化管理,如图1。保证金管理系统上线运行至今,不仅实现了保证金管理的业务功能,同时也从根本上解决了手工会计核算存在的效率低、易出错的问题。

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  (二)业务环节保证金电子化管理

  1.项目受理。项目在业务管理系统受理,生成项目信息时,业务管理系统向保证金管理系统申请银行虚拟子账号,保证金管理系统将从银行系统获取的虚拟子账号分配给该项目,实现项目与虚拟子账号的绑定。

  2.保证金缴纳。投标人按照交易文件的要求将保证金缴纳至项目对应的子账号,子账号的到账信息在开标前加密。

  3.开标。开标截止时间到达时,子账号解密,保证金系统将子账号到账情况与项目信息匹配后,将项目名称、标段名称、投标人名称、保证金缴纳金额、缴纳情况(是否基本账户缴纳等)等信息推送至业务管理系统。

  4.保证金退还。代理机构根据项目情况在业务管理系统中发起对应项目投标人的保证金退还指令,业务管理系统将保证金退还指令推送到保证金管理系统,保证金管理系统将退款指令推送至银行进行支付。银行将支付结果反馈给保证金管理系统,保证金管理系统将结果推送到业务管理系统。

  (三)财务环节保证金电子化管理

  湖南省公共资源交易中心通过设置凭证接口软件,获取保证金管理系统的保证金数据,按照“收保证金”“开标”“特殊收款”和“退保证金”四个流程模块将保证金系统的数据转换为会计凭证对应数据,实现一键自动记账。

  1.收保证金。选择会计期间后,获取该会计期间保证金到账的相关数据,包括:收款日期、开标日期、收款金额、收款银行、交易流水号等信息,凭证接口软件按照不同收款银行生成对应的银行存款会计科目。投标人名称(付款人信息)在此流程因进行了保密设置无法获取。点击“制单”后,所有交易数据自动生成记账凭证,按照收款金额,借记“银行存款——××银行”,贷记“其他应付款(未开标项目,未开标单位)”。

  2.开标。选择会计期间后,获取开标时间在该会计期间的保证金的相关数据,包括:开标日期、收款日期、收款金额、收款银行、收款子账号、交易流水号、项目标段ID、项目标段名称、投标单位账号、投标单位名称、投标单位银行等信息,凭证接口软件按照不同收款银行生成对应的银行存款会计科目,按照不同标段ID生成其他应付款辅助核算的项目编码、按照投标单位名称生成其他应付款辅助核算的往来单位编码。

  点击“制单”后,所有交易数据自动生成记账凭证,按照收款金额,借记“其他应付款(未开标项目,未开标单位)”,贷记“其他应付款(××项目,××单位)”。

  3.特殊收款。在实践工作中,存在因某些特殊原因导致保证金到账时间比该项目开标时间晚的情况,如:保证金开标后才到账、投标人误付子账号、保证金退还后被退票再次进账等,仅通过“收保证金”、“开标”流程模块进行记账会出现遗漏和差错,故在凭证接口软件中特增设了“特殊收款”流程模块来解决该问题。选择会计期间后,获取该会计期间保证金到账晚于项目开标时间的交易数据,获取的数据同“开标”模块。

  点击“制单”后,所有交易数据自动生成记账凭证,按照收款金额,借记“银行存款——××银行”,贷记“其他应付款(××项目,××单位)”。

  4.退保证金。选择会计期间后,获取该会计期间保证金退款的相关数据,包括:退款日期、付款金额、付款银行、交易流水号、项目标段ID、项目标段名称、投标单位账号、投标单位名称、投标单位银行等信息,凭证接口软件按照不同付款银行生成对应的银行存款会计科目,按照不同标段ID生成其他应付款辅助核算的项目编码、按照投标单位名称生成其他应付款辅助核算的往来单位编码。点击“制单”后,所有交易数据自动生成记账凭证,按照付款金额,借记 “其他应付款(××项目,××单位)”,贷记“银行存款——××银行”。

  根据三种不同会计核算系统对接方式的优劣分析,结合湖南省公共资源交易中心保证金全流程电子化管理的工作实践,会计核算系统与保证金系统对接既能有效实现会计凭证的自动记账,也能满足会计核算的各项要求,是实现财务环节保证金电子化管理的较优方式;加上保证金系统与交易系统、银行系统的对接,实现保证金的自动收、退,保证金管理进而实现业务环节和财务环节的全流程电子化。

  下一步,保证金管理在实现全流程电子化的基础上,应进一步优化相关功能模块,利用大数据技术,完善保证金收退数据的统计、分析功能,提供决策参考,创新保证金收取方式,探索与电子保函系统的对接等,利用信息化手段,不断提高公共资源交易保证金管理水平。

  参考文献:

  [1]王晖.投标保证金的电子统一化管理[J].建筑市场与招标投标,2015(04):42-45.

  [2]王冬彦.投标保证金的电子统一化管理模式研究[J].品牌(下半月),2015(11):217-218.

  [3]延华.关于加强公共资源交易投标保证金管理工作的几点思考[J].财会学习,2018(09):224.

  [4]谢庐华.浅谈投标保证金的电子统一化管理[J].中国管理信息化,2018,21(02):127-128.

  [5]黄浦.关于投标保证金管理中存在问题及建议的思考[J].时代经贸,2019(14):88-89.

  [6]张桂敏,王凤娟.公共资源交易保证金信息化管理的探索与思考[J].招标与投标,2019,7(02):34-36.

  [7] 邱志平.浅谈“互联网+”背景下财务记账工作的创新与发展[J].行政事业资产与财务,2019(06):83-84.

  [8] 韩俊杰.投标保证金记账管理分析及信息化实践——以焦作市公共资源交易中心相关工作实践为例[J].招标与投标,2019(01):18-21.

责编:梁晋
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