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基于业务标准化的智能辅助招标实践创新

2021年06月08日 作者:江静 陈建 打印 收藏

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  招投标活动是一个多方参与的协作过程,且具有覆盖广、频次高、难度大等特点,每一个参与者的行为都将会给招标工作带来不确定性。

  国家能源招标网是由中国神华国际工程有限公司(以下简称“公司”)运营的电子招标投标交易平台。该平台承担着整个国家能源集团的招标任务,为煤炭、火电、新能源、水电、运输、化工、科技环保、金融八大产业板块的1500多家招标人提供专业化服务,每年招标一万多个包次。其智能辅助招标方案,或将给业界同仁带来一些启发和思考。

  一、影响招标质量的主要因素

  招标质量受到诸多因素的综合影响,但以下四个方面较为突出。首先是招标文件质量难以保证。招标文件由商务和技术两部分构成。通常情况下,商务部分由招标代理机构的项目负责人编制,技术部分则由招标人的釆购人员提供。由于相关人员的业务水平存在差异,最终导致招标文件质量参差不齐。质量不达标的招标文件必然会给招标工作带来各种各样的复杂问题。其次是招标代理机构服务水平参差不齐。招标文件的书写常有疏忽细节的现象发生,有些疏忽看似微乎其微,却会产生非常严重的后果,比如,写错自治区的名称就是一个非常严重的政治问题;写错一个符号就可能失之毫厘,谬之千里再次是投标人失信行为难以发现。在整个招标过程中,投标人随时都有发生失信行为的可能性,然而,实时监控失信风险却是一项非常繁杂的工作,招标人或招标代理机构只能通过广泛的市场数据采集,才能做到未雨绸缪,及时预警。最后则是评标专家的评标质量难以把控。评标过程通常在一定时间段内进行,评标专家在有限的时间内,阅读具有大量复杂信息的技术方案,理解其内容并作出合理的判断,是一项巨大的挑战。

  二、国家能源招标网的创新做法

  为了持续提升招标质量和效率,国家能源招标网探索新方法,借助业务标准化以及人工智能、大数据等信息技术,从解决实际工作中的“小”问题入手,逐步形成一套行之有效的、独具特色的体系。

  (一)通过智能辅助的标准化处理,提升招标文件质量

  提升质量的根本方法是降低出错率,一方面,需要提升从业人员的业务水平,从源头上排除出错的可能性;另一方面,提升业务标准化水平,借助标准化系统进行把关。两者比较而言,后者效果更好把握,也更切实可行。

  近年来,公司通过积极探索,构建了智能标准化系统,在集团主管部门的指导下,从全集团抽调数百名行业专家和一线业务骨干,重点围绕标的物,集中编制了近400套具体到标的物的招标文件范本。为了降低范本管理的难度,提高范本迭代升级效率,公司内部加强学习研究、群策群力,将共用的、具备可行性的部分抽取成一个个不同层次的组件,再用不同的组件拼装成具体的范本,一旦组件发生变化,所有引用该组件的范本将自动随之而变,由此,有效避免了传统方式中逐一调整范本的弊端,大幅提升了范本迭代效率。为确保范本得到严格执行,公司还开发建设了智能化的范本和招标文件管理系统,即所有的范本都在该系统上发布,项目负责人也只能通过该系统编制招标文件。除此之外,公司在范本和招标文件管理系统方面也下了一番功夫,一方面是通过项目负责人选择的范本和提交的定制参数自动生成招标文件,推送给招标人确认,并经招标人确认后自动发布公告;另一方面是根据项目经理选择范本的具象化程度,智能分析出范本的使用情况,并形成范本下一步迭代升级的基础。经过强制使用范本编制招标文件后,招标文件中的质量问题得到了有效控制。

  (二)基于NLP(自然语言处理)技术实施质量检查,消除人为疏忽和差错

  尽管使用范本之后,招标文件的质量得到了大幅提升,但是定制内容仍会引发其他问题。为进一步消除人为疏忽和差错而导致的质量问题,公司组织技术力量进行攻关,研发出了一套质量检查工具套件,即在招标文件提交确认和招标公告发布之前,交易平台将会自动调用质量检查服务,以送检相关文件。质量检查服务首先使用NLP技术解析相关文件,然后根据预先设定的规则和机器学习算法模型检查文件的内容,最后作出检查结论。

  检查结论通常分为“通过”“不通过”“预警”三种形式。检查结论为“通过”的,表示文件内容完全符合质量要求,可以进入下一流程环节;检查结论为“不通过”的,表示文件内容存在严重质量问题,必须修改后重新检查;检查结论为“预警”的,表示文件内容符合最低质量标准,但仍有一些可提升的空间,项目负责人可以选择修改后重新检查或者提交到下一流程环节。在审批过程中,系统将会主动提醒相关领导注意预警事项。

  强化招标公告的检查,主要包括对标题、项目概况及招标范围、投标人资格要求、招标文件获取、投标文件递交、发布公告媒介、联系方式和综合等质量检查。比如,标题不符合规范的,检查结论将列为“预警”;招标范围不明确或投标人资格要求不合理的,检查结论将为“不通过”。其实,对于招标文件的检查,主要集中在文件的完整性、要求的合理性和描述的正确性等方面。

  (三)融合多源数据,构建知识图谱,有效防范投标人失信风险

  为防范因投标人失信引发风险,公司研发了大数据系统,该系统深度融合内外部数据,形成了包含四百万个节点和三千多万条关联关系的投标人知识图谱。投标人在投标过程中产生的有益于构建关联关系的数据和所有被公开的失信行为数据,均被纳入知识图谱。无论是投标人被处置的信息,抑或是投标人之间的直接或间接关联关系,都将在知识图谱中一目了然。

  投标人在注册和购买招标文件时,大数据系统会自动校验供应商的信用公示信息,并对可接受的信用风险进行预警,对不可接受的信用风险将自动拒绝,该阶段主要检查的内容包括但不限于企业基本信息、经营状况及风险、司法风险、关联关系、资质信息、失信信息、集团失信处置和行业协会联合惩戒等内容。

  进入开标阶段,大数据系统将逐一排查每个投标人。凡有投标人失信被公示或存在关联关系的,都会触发风险预警。在开始评标时,评标系统会自动向评标委员会发出警报,之后,评标委员会将集体研判预警事项,裁定是否需要进行失信处置上报。在发布中标通知书之前,大数据系统也将再次对预中标投标人进行失信风险排查,若发现严重失信风险,系统将会暂停发放中标通知书。

  (四)开发智能工具,辅助专家评标,保障评标质量

  评标环节是招标活动中非常重要的一环,为了提高评标效率,保障评标质量,工程公司研发了一系列辅助评标工具,具体包括报价得分计算、智能清标、智能辅助评标、评标打分检查和评标报告检查工具等。比如,在评标开始之前,报价得分计算、智能清标和智能辅助评标等工具会帮助评标专家自动处理投标文件;在评标结束之前,评标打分检查和评标报告检查工具会自动检查评标委员会的评标成果,并对其可能存在的问题进行预警。

  同时,报价得分计算工具也会根据每个项目的评标办法自动计算出各家投标人的报价得分。该工具经过数万个项目考验,计算出的报价得分全部正确无误,消除了报价得分计算错误问题。

  该工具在深入研究集团评标办法的基础上,结合先进的程序设计思想,实现了计算方法的灵活配置和按需扩展等功能。其实,无论是线性法还是插入法,无论是基准价、平均值还是特定值,所有的计算方法都将可以通过简单的配置来实现,而无需开发一系列程序代码,更值得注意的是,在评标办法调整期间,该工具依托强大的灵活配置能力,可以用不到一天的时间就能高效完成数百个报价得分计算方法的调整。

  智能清标工具作用也不容小觑。第一,能够智能识别和解析投标文件中承载的工程量清单、货物或服务清单。第二,根据配置的算法对清单进行符合性检查、算数性检查、偏差分析和雷同性分析。符合性检查的主要内容包括编码、名称、特征、计量单位、数量等是否一致和暂列金、暂估价、计日工是否按照要求填报等;算数性检查的主要内容包括汇总表计算逻辑关系是否正确、单位工程计价表逻辑关系是否正确、合价与投标总价和措施费、规费、税金的计算基数及费率是否无误等;偏差分析的主要内容包括相对招标控制价或基准价的偏差分析和综合单价偏差分析等;雷同性分析的主要内容包括投标环境雷同性分析、文件雷同性分析、清单雷同性和相关性分析等。

  智能辅助评标工具也发挥着至关重要的作用,它能够自动解析投标文件,提取关键数据并生成各种评标所需的对比表格。在评标期间,专家可以一键对比各家投标人的基本情况、近年财务状况、近年完成的类似项目情况、正在供货和新承接的项目情况、投标报价、关键技术响应等重要信息和其他表格。除了对比通过NLP技术解析出的结构化数据之外,该工具还将评分点与投标文件的章节自动关联,实现了面向评分点的各投标文件章节一键对比。据评标专家反馈,该系统上线后评标效率至少提高一倍以上。

  在评标打分汇总之前,评标打分检查工具将自动检查专家给各投标人的每一项打分,排查可能存在的风险。该工具从投标人、专家和打分项三个不同的维度对评标打分进行了立体检查,内容主要包括一致性、离散度、偏离度、奇异值、相关性和倾向性等。

  在正式签署评标报告之前,评标报告检查工具运用NLP技术自动检查待签署的评标报告。该工具先解析评标报告,然后对比和检查评标报告的内容,并对评标委员应当关注的事项予以预警,此时检查事项主要集中在完整性、正确性及合理性检查等。

  据专家反馈,智能工具陆续上线启用之后,评标质量和效率得到了全面提升,评标阶段引发异议投诉大幅下降。

  国家能源招标网从自身特点出发,以实际业务中的“小”问题为切入点,充分发挥了业务标准化和人工智能、大数据等先进信息技术的推动作用,提高了招标智能化水平和风险风控能力,也对其他电子招标投标交易平台发展有一定的借鉴意义。

  参考文献:

  [1]陈建.基于编程解决思路下的电子招标文件范本管理问题探讨[J].招标采购管理,2019(01):60-64.

责编:高荣月
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