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编制文件小错误不断 成功招投标从何谈起

2020年06月03日 作者:吴周艳 打印 收藏

  “细节决定成败”“千里之堤,溃于蚁穴”,这些道理在各行各业一再得到验证,在招投标领域也不例外。我们经常看到,在重要的招标和投标过程中,常常出现编写投标文件时复制粘贴出错、采购人名称写错、公用文件忘了替换、错盖公章等低级错误,导致投标失败。这种编制投标文件不走心的行为,把本来就要到手的项目毁于一旦,让人扼腕叹息。

  下面笔者从现实工作中梳理出以下几个因疏忽而失败的案例,以飨读者。

  编写文件时复制粘贴出了错

  某采购代理机构在编写采购文件时要求:“采购文件中用“★”符号标明的条款为实质性要求和条件,其中任何一条出现负偏离,其投标无效。”可采购文件编制人员在获得采购人的技术要求后,直接进行了复制粘贴,把“★”符号给忘了,没有标明出实质性要求和条件。

  在评审过程中,专家以采购文件存在“重大缺陷导致评审工作无法进行”作废标处理。

  现实中,很多采购代理机构工作人员容易出现此类错误,都是复制粘贴惹的祸,编制采购文件时工作人员一般都是基于原范本或模版进行编写,在编写过程中一般不会去修改一些通用条款,只会针对项目的报名条件、技术参数和评分细则等要素进行修改,当采购人提供了技术参数的电子版时,复制粘贴就是一个标准动作,这个时候,编制人员最容易疏忽的就是用“★”符号标明实质性要求和条件。在这个案例中,技术条款中没有任何一条用“★”符号标明,投标人没有实质性响应要求,那投标人提供的产品或服务还能有保障吗?最后中标(成交)的结果可能与采购人的实际要求大相径庭,这是采购人无法接受的。

  某投标人在投标过程中,投标授权代表人随身的身份证是有效的,可评审专家发现投标文件中的身份证扫描件是过期的,专家认定该投标人为无效投标。询问后发现,编写投标文件的工作人员在编写投标文件时复制粘贴了以前的投标文件,没有将新的身份证替换,导致投标失败。

  笔者在评标过程中,发现类似情况还不少。有营业执照已更换,但投标文件中没有更新;有现场提供的ISO9001认证证书原件已年检,但投标文件中的扫描件依然未年检等。

  笔者提醒,投标人在企业出现与投标有关的证件更新或年检的时候,编制投标文件的工作人员一定要注意更新情况,不能只是简单复制粘贴,否则,企业投入了大量的人力、物力和财力,最终因小疏忽导致无效投标,让人揪心。

  采购人名称写成了其它名称

  某知名物业公司在参与某高校的物业项目投标时,在物业管理方案中把本次的采购人名称写成了其它高校的名称,在评审中,专家给此方案打了0分,该物业公司最终失去了中标的机会。

  在物业招标过程中,考察一家物业公司对项目的管理方案是常用的评分条款,可很多物业公司在投标时并不是认真针对投标项目编写可行性的方案,而是从之前投标文件的方案中直接进行修改,但修改过程中常常因为编制人员的疏忽,未曾将原采购人名称、地址等要素给替换掉,最终导致投标失败。

  笔者提醒,投标人在制作投标文件时,不能因为省事,直接在旧的或者他处借用过来的投标文件上直接修改,这样容易疏漏或者疏忽,从而产生采购人名称没有修改的低级错误,导致投标失败,浪费了企业大量的人力、物力和财力。

  共用文件忘了替换

  某省集中采购机构为某厅采购一批IT类设备设施。《售后服务承诺函》属于实质性响应条款,在评审过程中,评标委员会发现投标公司A投标文件中的《售后服务承诺函》所写的承诺对象竟然不是本项目的采购人,而是另一家与其完全不相干的单位。评标委员会询问A公司授权代表,A公司代表解释,是制作标书时出了问题。当时A公司要同时制作两份投标文件,一个是省里的项目,一个是市里的项目,这两个项目的内容大致相同,制作投标文件时没有将项目内容的替换做彻底,造成了这一后果。A公司代表希望评标委员会给予谅解,并申请补充正确的《售后服务承诺函》,继续参加该项目的评审活动。评标委员会认为A公司不响应采购文件的要求,作无效投标处理。

  笔者提醒,投标人在制作投标文件时,每一个细节都很重要,否则差之毫厘谬以千里,从而导致投标失败。

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  错盖公章

  某市政府采购中心为某部门采购一批仪器仪表设备。评审过程中,评标委员会发现投标公司A的投标文件中的《开标一览表》所盖公章竟然是分公司的公章。评标委员会询问A公司授权代表为何出现这种情况,A公司代表红着脸解释说,因为公司公章是统一保管的,标书做出来后,工作人员忙着在标书上盖章,一不小心弄错了。评标委员会最终以不响应采购文件要求作为无效投标处理,A公司对此心服口服,无任何异议。

  上述几个案例中,说明投标成功的关键要素是:细心、细心、再细心。在招投标实践活动中,往往成功的投标,都是在细节上处理的很好。

责编:杨金亮
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