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降低机电产品国际招标废标率的若干措施

2020年11月05日 作者:井元晖 打印 收藏

  招标是一项严肃复杂的工作,是商品经济高度发展的产物,是应用技术、经济的方法和市场竞争机制作用,有组织开展的一种商品性价比择优成交的方式。要以合法合规为前提,兼顾满足业主的实际采购需求,发挥招标机能为企业的生产经营提供良好的保障和支撑作用。

  企业经营中的招标采购惯例,通常是上年末预报下一年的采购计划。年初上级单位批复后,各采购部委托招标机构按照严格的时间节点进行招标采购。一提到企业这个庞大的机器,如何按照规定的生产节拍,完成全年的生产计划,企业经管层不得不考虑生产机械效率,即机械的输出功(有用功量)与输入功(动力功量)的百分比。同样道理,细分到招标环节,招标项目经理最关心的问题之一就是如何降低废标率。废标,表面上看只是一次废标,深层次看也能引发蝴蝶效应,初始条件下微小的变化能带动整个系统的巨大的连锁反应。首先会损失了投标人、招标机构、评标专家、招标人生产经营的时间价值,严重的会影响企业产品投放市场的最佳时间,甚至改变企业的战略计划和命运。同时增加了无用的成本支出,无形中也浪费了大量社会资源。

  如何降低机电产品国际招标废标率?在此浅谈几条从实际工作中总结的措施供同业者参考。

  一、书面提示

  因国家招投标相关法律法规较多,且招标文件内容较多,为了帮助没有丰富投标经验的潜在投标商快速解读招标文件,避免因提供了不合格的文件而导致被否决投标,书面提示最容易被否决投标的事项。如投标人必须按照招标文件的要求认真编写投标文件,有任何下列情形之一的,其投标将被否决:1.招标文件中带★的重要商务、重要技术条款(参数),任一项不满足或未提供技术支持资料的。2.一般条款(参数)超过允许偏离的最大范围、最多项数的。3.投标人复制招标文件的技术规格相关部分内容作为其投标文件中一部分的。4.资格证明文件是否需要正本签字盖章还是只需要提供复印件。

  二、电话沟通

  开标前几天要分别和潜在投标商电话沟通,确认是否能按时到达开标地点投标。如果开标前不进行电话沟通,遇到比较随意的潜在投标商在开标前突然决定不来投标,或有些紧急事件的发生导致潜在投标商不能如期前来开标,容易造成投标家数不足不能开标。不进行电话沟通,潜在投标商们信息不对称,其它投标商如果从很远的外省赶来,会给他们带来较大的差旅成本和时间成本的损失。

  三、招标文件校对

  1.根据《招标投标法实施条例》校对招标文件内容是否有以不合理的条件限制、排斥潜在投标人的条款。如设定的资格、技术、商务条件与招标项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关,依法必须进行招标的项目以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标条件,对潜在投标人或者投标人采取不同的资格审查或者评标标准,限定或者指定特定的专利、商标、品牌、原产地或者供应商,依法必须进行招标的项目非法限定潜在投标人或者投标人的所有制形式或者组织形式等内容。从业主的采购逻辑分析,他们经常希望采购一套无风险的设备,即这套设备在他们所在的行业内有良好业绩,或者工厂大量使用过这个品牌的设备,这样从联机互动、维修保养、备件存储、人员操作培训等各方面更省心方便,在审计审查时也不会出现什么问题。基于上面逻辑,业主的招标文件编写人员经常会把行业业绩和品牌、专利要求写到招标文件中,所以要对以上招标文件内容重点核对,发现不符合要求条款要让业主人员严格按照法规要求更改。

  2.校对合同条款资料表,尤其是合同付款方法、条件和所需保函格式和内容,外币部分付款条件和比例针对货物是否进行预验收有不同要求,全部人民币付款和外币部分加人民币部分的付款条件和比例是否不同。技术劳务费是否协助卖方申请享受税收协定免税待遇,免于缴纳中国企业所得税。还是本项目及关联项目服务的外籍技术员的来华时间在任何12个月中连续或累计超过183天,或卖方在中国设立常设机构,该企业所得税由买方依法履行代扣代缴义务,并将有关部门出具的正式纳税证明交付卖方。以上内容要在招标文件中给出详细描述,因为以上条款涉及资金时间价值,一些国外投标商的公司有强制要求,如果设置不合理可能会增加废标率。

  3.校对招标文件的英文翻译。投标文件是否满足对招标文件的响应是中标的关键性因素,编写标书人员的第一步当然是要能理解招标文件内容,完全明白招标文件中所有的重要条款至关重要,才可以轻松的避过这些雷区,不轻易被否决投标。国际招标文件是中文版本同时要有英文翻译。一些参与投标的国外投标商国内的办事处或代理只参与报名,具体技术和商务方案还是由国外人员负责。所以校对招标文件的专用技术英文翻译是否准确非常必要,直接影响国外技术人员是否能看懂招标文件,是否理解招标文件技术要求并给出方案答复。校队招标文件中包含的英文商务条款也非常必要,如果英文商务条款看不懂,会直接否决投标。其中的合同条款翻译不正确,相当于把雷埋到了合同执行阶段,会导致中标后履行合同环节出现纠纷和索赔。

  四、掌控时间节点

  招标程序比较严谨固定,招标的每个环节和步骤,程序上都有严格的规定,所有需要招标的项目都必须严格遵守执行,体现了招标的严肃性、规范性。招标的各个时间节点较多,在《招标投标法》《招投标法实施条例》《机电产品国际招标投标实施办法》中都有明确规定。掌控时间节点,对招标项目经理来说是一项重要工作。如依法必须进行招标的项目,招标文件的发售期不得少于5个工作日,自招标文件开始发售之日起至投标截止之日止,不得少于20日。澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的,招标人或招标机构应当在投标截止时间至少15日前,以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人,并上传招标网存档。不足15日的,招标人或招标机构应当顺延提交投标文件的截止时间。赶上节假日,项目经理要根据实际情况予以延长相关时间,既能保证项目进度,又能给潜在投标人留出购买招标文件和做出高质量投标文件的时间。招标人顺延投标截止时间的,至少应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间3日前,将变更时间书面通知所有获取招标文件的潜在投标人,并在招标网上发布变更公告。在实际工作中,如果项目经理不能掌控时间节点,会造成购买招标文件的潜在投标人不足,投标文件的制作缺少足够时间造成响应不全被否决投标,招标人想顺延投标截止时间却过了法规要求时间段而无法顺延,仓促开标也增加了废标率。

  引起机电产品国际招标废标率的原因很多,但并不错综复杂。一次成功的招标,招标人、招标代理机构、投标人都要在法规的约束下各尽其职,从细处做起。相比招标人和投标人,招标代理机构更具备招标的专业知识,应当在法规的要求下仔细梳理招标文件内容,对招标人负责。同时也要提醒潜在投标人注意招标流程中的重要事项,不要因为马虎而被否决投标,以此增加招标的成功率。

责编:梁晋
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