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远程异地开评标风险分析与防控对策

2020年11月05日 作者:程建宁 打印 收藏

  近年来,国家电子招投标蓬勃发展,很多大型企业集团都开发使用了电子采购招标平台,采购招标活动越来越简便、高效、阳光。2020年初,一场突如其来的新冠疫情对企业正常的经营活动提出了新的挑战。受疫情防控的影响,传统的办公和沟通模式转变为远程办公、视频会议等非接触模式。在这种环境下,为坚持防疫、生产两不误,多数企业在招标采购活动中使用了远程异地开评标的工作模式,以保障特殊时期的采购活动正常进行。

  实践表明,远程异地开评标这种新型模式在疫情防控期间起到了重大的作用,在保障正常招标采购活动正常进行的同时,招标人的采购成本以及投标人的投标成本也都得到了大幅度降低,企业效益和社会效益都非常显著。同时,这种节约、便捷、高效的新型开评标模式在今后也将大量应用,将成为开评标模式的主流,推动企业招标采购活动向全流程电子化、无纸化方向发展。以中国移动通信集团陕西有限公司为例,目前80%以上的采购项目已实行远程开标,远程异地评标也已逐渐成为主流。

  一、远程异地开评标模式的优势

  远程异地开标模式与传统开标模式相比,优势十分明显。一是节约开标会议组织成本,可节省开标会议室租赁费。二是节省异地投标人参加开标会议人员的交通、差旅费用,从而降低投标人投标成本。三是投标成本的降低,有利于激发潜在投标人参与竞争的积极性,增加采购项目的竞争性,有助于招标人选择到优质的供应商。

  远程异地评标模式与传统评标模式相比,同样具有非常明显的优势。一是节约评标专家的交通、差旅费用,评标成本降低。二是采购项目评标整体周期缩短,评标专家资源可及时释放,资源利用率提升。三是节省评标室租赁费用,评标组织成本进一步降低。

  以上开评标成本节约的成本费用,将直接反馈到采购项目竞争结果上,推动投标人更加合理地投标报价,最终实现招标人、代理机构、评标专家、投标人多方合作共赢,推动社会效益最大化。

  二、远程异地开评标模式的风险

  远程异地开评标模式毕竟是疫情防控催生出来的一种带有应急性质的新型工作模式。严格来讲,在合法合规方面存在一些瑕疵和风险。

  在远程开标方面,由于企业普遍尚未建成使用专用的开标平台,企业招标采购项目在实施过程中,远程开标通常是以企业电子采购平台为基础,将云视讯、钉钉、腾讯会议等第三方视频平台、招标代理机构工作人员个人或工作电脑及电脑录屏软件等资源进行整合,从而实现远程异地开标的功能。同时为实现远程开标,招标人还应在招标文件中载明项目使用远程开标方式,注明开标视频会议平台、备用平台及会议号码,邀请投标人在投标截止时间登陆视频平台参加开标大会。这种开标组织方式存在以下缺陷:一是开标大会组织难度大,代理机构同时要与招标人代表、监标人和投标人代表分别进行远程视频沟通,沟通工作量大、沟通效率低。二是投标人代表以视频平台用户的方式登陆视频会议,无法做到投标人直接鉴权。确认投标人身份的过程繁琐,而且可靠性差。三是开标结果确认和投标人在开标会议上现场提出的异议使用视频录屏的方式记录,无法实现书面记录和确认。

  同样,在远程异地评标方面,多数企业也未建设使用专用的远程异地评标专用平台,主要依靠将电子采购平台、第三方视频会议平台、招标代理工作人员个人电脑、评委个人电脑、录屏软件等资源进行整合,实现远程异地评标。这种工作模式存在以下不足:一是由于使用公用的视频会议平台,远程评标信息安全有隐患,存在评标秘密通过公共网络被窃取的巨大风险。二是评标专家个人电脑硬件设备如摄像头、麦克风的规格和标准不统一,音频视频效果很难保证,评标视频档案质量不高。三是远程异地评标一般不限定在专用评标地点,评标现场环境安全无法保障,发生干扰评委评标情况时,工作人员无法当面及时处理,为评标工作带来隐患。四是评标过程音视频资料通过人工方式移交和保存,存在评标信息档案在转移过程中泄密和档案缺失的风险。

  三、远程异地开评标模式的风险防控对策

  虽然现阶段远程异地开评标模式存在这样或那样的瑕疵和风险,但因其具有传统开评标模式无可比拟的巨大优势,这种便捷、节约、新型的工作模式,在疫情防控工作结束之后,必将成为企业招标采购活动未来的发展目标和方向。

  为此,企业实施招标采购时,应当在充分发挥远程异地开评标模式优势的前提下,采取切实可行的风险防控措施和手段,保证远程开评标活动高效、安全、规范地运行。

  远程异地开评标模式风险防控措施主要包括以下三个方面:

  1.充分发挥信息化平台作用。依托企业现有的电子采购交易平台,开发远程开评标专用平台或在现有交易平台上新增开评标专用功能,妥善解决现有模式存在的各种风险和问题。开发专用开评标平台时应着重做好以下几方面的工作,一是开发或扩展现有系统功能,使得投标人CA证书所具有的鉴权作用在远程开评标中能够得到充分发挥,解决现有模式鉴权方面的问题。二是面向桌面和移动两个平台,开发使用远程电子签名功能,解决现有模式下投标人对开标结果签字确认,以及评标专家对评标报告签字确认的问题。三是开发和应用开标视频资料和评委评标音视频自动归档功能,确保开评标过程视频档案完整、安全、有效。

  2.统筹规划,改建现有开评标室。根据企业远程异地开评标工作推进计划,对企业现有的开标室和评标室进行改建,将其改建成为适用于远程开评标模式的专用开标室和专用评标室。由于远程开标的大量应用,企业现有面积和容量较大的开标室,可分割成为数个面积和容量较小的开标室,提高开标室资源使用效率。同时,将现有的评标室分割为数个能满足代理机构组织及单人评标的评标室,同样可在资源有限的情况下,增加评标室数量,增加评标室的使用效率。改建开评标室时需要注意以下两点,一方面要结合企业远程异地开评工作的中远期规划,保留部分开评标室以满足传统模式的开评标活动,另一方面要对视频监控系统、视频监控控制系统同步改造,对系统存储进行扩容,保证开评标视频资料自动保存和归档。

  3.梳理流程制定标准和工作规范。对远程异地开标、评标流程进行梳理,制定远程评标场所的标准和远程评标工作规范。在评委使用个人电脑在居住地或工作地参加评标的场景下,对评标场所,如面积、布局、封闭情况等,设备如摄像机、拾音器的配置标准和设备放置位置等提出明确要求,降低评标活动的安全风险。严格远程评标纪律,要求必须具备符合标准的场所方能开展远程异地评标工作,避免场所不达标影响正常评标秩序情况发生。有条件的企业,可以在其分公司等分支机构建设专用的远程异地评标室,配备专用视频监控系统,对视频监控系统进行联网,进一步保障评标活动有序、安全。

  四、远程开评标活动的展望

  国家通信信息技术和互联网技术的快速发展,为远程异地开评标等招标采购活动的电子化、信息化和智慧化提供了有力地支撑,远程异地开评标也将越来越广泛地使用在企业招标采购活动中。各企业应结合自身特点,依托现有电子采购交易平台,建设和使用专用开评标系统,制定工作标准和规范并在实际工作中严格执行,不断推动远程异地开评标模式的社会效益最大化。中国移动通信集团陕西有限公司的远程异地开评标平台已立项,目前正在进行功能开发,计划10月底可投入使用。届时,公司远程异地开评标活动将进一步合法和规范。

  可以预料在不久的未来,5G、大数据、AI(人工智能)、OCR(图文识别)、RPA(流程机器人)等新技术将会越来越多地应用于开评标等招标采购活动当中,招标投标全流程智能化、智慧化将会得到快速发展,推动我国招标投标活动更加公平、公开、公正,不断加快健康、有序营商环境的建设。

责编:梁晋
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