专业知识服务提供商
杂志订阅
投稿咨询

疫情期间如何开展“不见面”形式的竞争性谈判

2020年11月04日 作者:梁梦雪 陈颖文 陈彦光 陈岑 伍桂岐 打印 收藏

  竞争性谈判是《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)规定的政府采购方式之一,该采购方式是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。这种方式评审过程简单、易于操作。传统的方式需要供应商与评审委员会针对项目进行面对面谈判,但是受到新冠疫情的影响,如果开展见面方式的谈判活动,在评审过程中的谈判过程将存在因人员聚集而发生传染与被传染的风险,这给传统谈判采购活动的组织带来了诸多不便。那么,在疫情期间如何保证竞争性谈判采购活动顺利进行?笔者认为采用“不见面”谈判方式可以解决这个难题。“不见面”形式是指在采购活动全过程通过电子网络设备、现代通讯等工具或方法实现文件的传输以及采购活动各方的沟通,减少或避免人员面对面接触的一种采购活动组织形式。

  一、关于竞争性谈判的法律法规

  政府采购活动的组织必须遵守相关的法律法规规定。因此第一步需要分析关于竞争性谈判的法律法规是如何规定的。

  《政府采购法》 第三十八条规定:“采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:

  (一)成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。”

  《政府采购非招标采购方式管理办法》第三十条规定:“谈判小组应当对响应文件进行评审,并根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。未实质性响应谈判文件的响应文件按无效处理,谈判小组应当告知有关供应商。”

  《政府采购非招标采购方式管理办法》第三十一条规定:“谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判,并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。”

  《政府采购非招标采购方式管理办法》第三十二条规定:“在谈判过程中,谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分,谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件,并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的,应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应当由本人签字并附身份证明。”

  纵观各省及地市相关法律法规,仅有贵州省财厅发布的《关于竞争性谈判方式有关问题的规定》(黔财采[2006]34号)一文中规定竞争性谈判必须采用面对面形式。该文中要求“查验被邀请参加谈判的供应商资质、资格是否符合谈判文件要求,并确定合格供应商后再进入面对面谈判。”

  由此可见,不论是上位法还是部门规章,都未对谈判的具体形式作出规定。因此,除了贵州省外,其他省份从法律法规层面都未禁止采用“不见面”方式组织谈判采购活动的。在广西省,采用“不见面”形式组织竞争性谈判采购活动并不违反法律法规的规定。

  二、开展“不见面”方式谈判活动的途径

  通过分析,笔者认为可以通过以下两种途径实现不见面方式的竞争性谈判采购活动的组织。

  途径一为选择采用全流程电子化采购,即通过电子交易系统完成竞争性谈判采购活动全过程。包括发布采购公告、谈判文件下载、供应商提出提问或质疑、发布澄清及修改、响应文件上传、在线截标、在线评审、在线谈判、多次报价(或最后报价)、发布成交公告、发送成交通知书等。供应商通过电子交易系统下载谈判文件,使用电子交易系统制作响应文件、递交响应文件,在线签到、线上参加截标及谈判。参与竞争性谈判采购活动的各方人员整个过程均无面对面的接触。因而可以减少交通成本,降低企业交易成本,也避免了疫情期间人员聚集的风险。

  全流程电子化采购是疫情期间不见面方式组织采购活动的完美解决方案,但对于部分还未实现全流程电子化采购的地区或机构而言,则需要通过其他途径达到疫情期间“不见面,少接触”的要求。笔者通过实践的总结及分析,认为未实现全流程电子化采购的情况下可以采用途径二解决这个问题。

  途径二为在传统采购活动即非全流程电子化采购的基础上,将传统的面对面递交响应文件、参加截标会议、谈判、多次报价等做法调整为采用电子网络设备、现代通讯等工具或方法实现“不见面”方式,来实现文件的传输以及采购活动各方的沟通,从而完成竞争性谈判采购活动。本文将重点对途径二进行具体操作的探讨。

  三、“不见面”方式谈判过程的探讨

  传统的谈判采购活动,可能出现“见面”的场景主要有以下几个环节,分别为采购文件的领取、响应文件的递交、截标环节、评审环节、谈判报价环节、成交结果通知的领取。

  对于采购文件的领取,可以通过电子化交易平台发布、邮寄或者发送电子邮件等方式解决“见面”领取的问题。

  对于响应文件的递交,可以通过上传电子化交易平台、邮寄等方式解决“见面”递交的问题。采用邮寄方式的,可在采购文件中注明“响应文件递交时间以快递签收时间为准,供应商应合理估计邮寄时间以确保按时送达,发送快递时应注明项目名称和项目编号”。对于响应文件的编制可以在采购文件中要求供应商在其响应文件的外包装上注明联系方式,包括授权代表姓名、手机号码、电子邮箱、微信号码或QQ号码等。注明联系方式是为了方便采购代理机构工作人员在接收响应文件的快递时在快递员在场的情况下及时与供应商取得联系以便确认响应文件收件的外部状态。采购代理机构工作人员如果发现因快递等非供应商原因出现包装破损,可以在不拆封响应文件的前提下通过拍照、录制短视频等方式记录寄件收到时的外部状态并与供应商寄件人通过微信或QQ联系进行确认,以避免或消除后续出现因快递包装影响响应文件密封性问题争议的隐患。

  对于截标环节,根据《政府采购法》 第三十八条中关于竞争性谈判的规定,竞争性谈判的报价不可以公开唱标,因此截标环节最主要的事项为检查响应文件的密封性情况。对于截标会议,可以采用直播方式邀请供应商远程观看,无须见面。采购人或采购代理机构应该提前在截标会议所用电脑上安装直播软件并确保能够正常运行,并提前告知供应商或在谈判文件中写明拟使用的直播软件,以便供应商可以提前安装。在截标前,采购人或采购代理机构应告知供应商直播会议号。截标会议现场,由采购代理机构工作人员在摄像头下进行全方位展示响应文件密封性以及拆封响应文件。未到现场的供应商对截标有异议的,可通过直播软件客户端提出,项目负责人通过直播软件与其通话联系,当场作出答复并制作记录。采购人或采购代理机构应该做好截标会议现场及直播画面的录音录像。

  目前主流的在线会议应用大致上分为两种形式,一种是以腾讯会议为代表的便捷在线会议,参会人员下载手机端或电脑端的APP,供应商无需进行注册,在会议APP中直接选择“加入会议”,输入代理机构提供的会议号,填入自己所代表的供应商名称和姓名,选择“加入会议”即可参加会议。另一种就是以钉钉会议为代表的标准在线会议,参会人员需要注册钉钉账号下载相应应用,并告知采购代理机构账号名称,采购代理机构在开标当日通过账号邀请参会人员进入截标大会。

  目前这两个会议应用都是免费的,供应商不需要额外付费或购买即可使用。相较于标准型在线会议,便捷型的优点在于方便参加,即开即用,只需输入对应的会议号就能进入会议。它的缺陷在于一般不自带会议录像功能,如果需要完整的截标大会记录,只能使用额外的设备进行录屏录像录音,这就意味着要投入更多的设备和人员。采购代理机构和采购人可结合自身情况和要求选择在线会议的类型。

  对于评审谈判环节,如采取不见面方式进行则需要对授权人的身份、报价文件的盖章及递交、澄清答复等细节问题在采购文件中明确规定。谈判小组向供应商提出对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作出必要的澄清、说明或者纠正的,可要求供应商在合理时间内通过电话、电子邮件或传真等方式进行。为避免供应商不作回应,可在谈判文件中写明逾期未做澄清、说明或者纠正的,经电话催告仍不澄清的,视为放弃。谈判过程的提问及回答均可通过电话、传真或电子邮件方式进行。供应商根据谈判情况和谈判文件修改书面通知需要对原响应文件进行修改的,应将经签字扫描后以电子邮件方式发送至采购代理机构。为了节约评审时间,报价环节可以采取电话报价方式,先由采购代理机构的评审现场工作人员与供应商电话连线进行报价,再让供应商将报价文件经签字扫描后以电子邮件方式发送至采购代理机构。对此,需在谈判文件中明确规定如电话报价与书面报价不一致,则以书面报价为准。

  为了及时联系到供应商,采购人或采购代理机构可以在响应文件格式的“响应函”中要求供应商务必填写法定代表人或委托代理人的电话联系方式、传真号码或电子邮箱。并且明确规定:如供应商未按谈判文件要求填写联系电话、传真号码或电子邮箱,致使采购代理机构或谈判小组在项目评审期间无法与其取得联系的,或因自身原因未能保持电话畅通或未谈判小组要求提交澄清、说明或者补正的,后果由供应商自行承担。

  四、分析和总结

  除了竞争性谈判外,政府采购项目还有公开招标、竞争性磋商、询价、单一来源采购等方式,依法必须招标的项目还有公开招标、邀请招标等方式,这些方式的采购活动的组织同样也适用于需要解决“见面”环节的问题。在当前新型冠状病毒未能完全控制和消除的情况下,新型冠状病毒需要长期防控,招标采购行业面临着考验,为减少人员聚集、防止疫情传播,推行“不见面”的采购方式很有必要性和紧迫性。以上为笔者对于“不见面”方式开展竞争性谈判采购活动的一些经验总结,希望能给同行提供一些参考。

  以上所阐述的途径二的方式是在传统采购活动即非全流程电子化采购的基础上,将传统的采购活动中涉及到面对面的环节调整为采用电子网络设备、现代通讯等工具或方法来实现文件的传输以及采购活动各方的沟通,从而完成竞争性谈判采购活动。该途径一定程度地解决了“见面”的问题,但实践中仍不可避免地存在不足。直播方式双向沟通的便利性相对于传统的见面方式仍存在不足,具体来说就是存在供应商发言、截标会议纪律的组织不够便利以及直播视频不一定能保存等问题。因此,该途径是在技术层面未能完全解决全流程电子化招标投标的情况下的“权宜之计”。

  因此,笔者呼吁业内各方加快对全流程电子化招标投标平台的开发及完善力度,尽快解决线上二次报价甚至多次报价、远程评标保密性保证的技术难题,使得开发的电子化招标投标平台完全适用于不同的采购方式的采购活动规则。另外,笔者也呼吁立法者在修法时多加考虑法律法规与电子化招标投标的发展以及应用的适应性问题,从法律法规层面上减少采购活动中的“见面”环节,鼓励推行“不见面”方式的采购活动,使得“不见面”方式的采购活动走向常态化,引导招标投标领域进入不见面的“无纸化”时代。

责编:梁晋
京ICP备16068661号-3 ©CopyRight 2018-2021 《中国招标》杂志社 版权所有