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企业如何实现从集中采购到框架采购的跃升

2020年11月04日 作者:卢燕 沈楠 打印 收藏

  企业采购的三个阶段

  企业运行当中的采购,大体经历这样三个阶段。第一阶段,主要的一个特征是一单一采。笔者通篇用采买卫生纸的过程来举例。A部门有买卫生纸的需求,B部门当然也有,A和B各买各的,不需要知道各自买不买纸,买多少,什么时候买,只要自己选个地方买了就好了。这种采购行为,在国资委采购管理对标的要求中,被认为是集中采购率偏低,各级采购点过多过于分散的问题。于是,企业推行和进入了第二阶段——集中采购。顾名思义,集中采购就是把A和B的同类需求集中起来处理的意思。在第一阶段,A要买5卷纸,B要买3卷纸,各买各的,进入第二阶段后,A和B把各自的需求都告诉C,由C在某一时间统一买8卷纸,提供给A和B。后来,又进入了第三阶段——框架采购。

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  框架采购的跃升和重要意义

  什么是框架采购呢?

  笔者认为,从集中采购进入框架采购,才是进入到了高级阶段,是从采购理念到采购方法,以及采购内容的变革。在这个阶段,它采购的是一个货源充足,能够保障采购质量,可能供应单位还愿意给买家一点点优惠,服务响应上能快速送货上门的卖卫生纸的渠道。这就是渠道的概念。在这个阶段,对于采购人员的能力要求也发生了变化,已经从采买行为,变为对于渠道的研究,诸如:卫生纸现在大家都还是在实体店买呢还是网上商城买呢?价格是网上商城更便宜还是差不多呢?对于供应商的选择和管理,诸如:如果价格都差不多,那么是实体店还是网上商城质量更有保证呢,还是规模小一些的便利店也可以呢?上次供货的那家小店是不是突然关门倒闭了?对于采购方案的设计和应用,诸如:用什么样的遴选方案和方法把最合适的店铺选出来呢?当采购人员增强了这些能力,把卖卫生纸的商家选出来后,后面的采买行为就变得很简单了。只需要告诉部门A,B或是C,D,我们已经通过规范化的流程选定了一家卖卫生纸的商家,并通过框架采购协议和这个商家约定了:一年内,不管是部门A,还是B、C、D,只要是公司的下属部门或单位,随时都可以去这个商家下单买纸,价格9折(或者协议单价或计价公式),随时下单随时供货,配送服务是当天交运。在第三阶段,变化不可谓不大,采购变成了采购渠道,真正的采买动作变成了下单和提货。

  在笔者看来,框架采购阶段,至少可以解决集中采购阶段两个比较难做到的事情:第一,采购效率会显著提升。因为在集中采购阶段,是将需求汇总集中采买的模式。部门A的5卷纸可能是3月份要到位,部门B的3卷纸是要5月份用,合并需求集中到C部门集中采买时,必然会出现A等待B的需求到位,采购时间彼此迁就造成的不能完全满足每个需求单位的供货时间的及时性要求。而在框架采购阶段,部门A和部门B的采买行为是互不干扰的,下单完全根据需求单位自身要求而定,增加了时效性。第二,需求可以变得更加灵活。在集中采购阶段,集中的前提极大依赖于采购计划的准确性。需求单位需要较早时间对采购的具体内容、设备型号、数量进行确认,这在实际操作中往往是很困难的。而在框架采购阶段,只需要对品类有大概的要求,允许需求一定程度的变更、突发,在实际操作层面更加合理。

  再来说说授权。授权也是企业在采购实施中经常谈到的一个问题。有人问,怎么理解集中采购和授权采购,二者不是矛盾的吗?的确,在采购的第一阶段和第二阶段,理解起来确实会有一些困难。因为在这两个阶段,集中采购部门和被授权采购下属单位所采购的内容是一样的。确实很难讲哪个部门买卫生纸买的好,买的快,买的更专业。而且,既然大家都是买纸,就一定会问诸如此类的问题,比如:到底谁该买纸,集采部门还是被授权下属单位?如果只是买8卷纸,那该谁买?如果是80万卷纸,金额超过800万了,又该谁买呢?如果不是买纸,是买非常非常重要的生产物资,又该谁买呢?这些问题产生的原因,究其根本都是因为在第一和第二采购阶段,采购授权部门和被授权的下属单位是同质的,是平行站位的,这就有可能由于一些潜在的利益冲突而造成授权不清,执行不明。而在框架采购阶段,这个问题可能会被很好的规避和解决。框架采购的产生,生来就是为了授权的。框架采购的范围越广,涵盖内容越多,框架协议订立的越科学,授权就会越充分。只有在框架采购下,授权单位和被授权单位在站位上才是协作的。在这个阶段,传统简单的按照品类、按照金额约定授权的理念,有可能会被打破。

  总结一下,企业采购大体经历三个阶段。第一阶段过渡到第二阶段,解决的是需求集中管理,加强采购预算和采购计划管理的问题,解决的是集采降低成本的问题;第二阶段过渡到第三阶段,则是采购理念的变化,采购从关注采买行为,过渡到关注对市场渠道和供应商的研究和管理,解决的是平衡成本和效率,采购进入整个公司治理和运营供应链管理的问题。框架采购能够很好地诠释集中和授权的关系,理顺集中采购部门和被授权采购单位的关系。框架采购做的好,授权将更为充分。因此,它的应用对于企业很重要。

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责编:冯君
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